Manejo, Retiro, Control Contabilidad y Supervisión de Fondos

A. Manejo de Fondos El manejo de fondos legislativos concedidos a organizaciones se regirá por las disposiciones de este Reglamento y por las regulaciones del Departamento de Hacienda. B. Cambios en el Presupuesto Si durante el año fiscal sugiera la necesidad de cambiar el presupuesto aprobado en algunas de las partidas, el director o administrador de la organización, deberá solicitar por escrito, con la debida antelación y justificación, usando el formulario Libramiento de Traspaso, una enmienda al presupuesto aprobado. La fecha límite para hacer cambios deber ser el 31 de mayo del año en curso. La solicitud deberá estar en armonía con el concepto, objetivos y condiciones de la propuesta aprobada. De ser aceptada por la Oficina de Presupuesto, se harán los cambios pertinentes en el presupuesto, pero en ningún caso se podrá aumentar la asignación original aprobada en la propuesta. La aceptación de cambios en el presupuesto deberá realizarse y notificarse a la organización dentro de los quince (15) días laborables siguientes a la fecha de recibirse la solicitud de cambio. Los cambios se harán efectivos a partir de la fecha de la aceptación. C. Solicitud de Retiro de Fondos El Director o Administrador de la organización, radicará dos (2) veces al año en el formulario correspondiente una solicitud de retiro de fondos que no excederá de la mitad de la cantidad asignada para ese año fiscal. La solicitud desglosará la cantidad por partidas presupuestarias y se acompañará copia de las facturas, comprobantes o cualquier otro documento acreditado que la erogación de fondos se ha efectuado o habrá de efectuarse. La solicitud de retiro de fondos deberá radicarse en la Agencia no más tarde del día quince (15) del mes que antecede al comienzo del próximo periodo. D. Retiro de Fondos La Oficina de Presupuesto verificará que la solicitud de retiro de fondos cumpla con los requisitos reglamentarios, con los términos de la propuesta aprobada y con cualesquiera otros requisitos aplicables establecidos por la Agencia. De no cumplir con los requisitos antes señalados, se le notificará al solicitante que hasta tanto estos no sean Página 25 de 36 cumplidos podrá efectuarse el traspaso de los fondos. La notificación fijará un término razonable que no excederá de quince (15) días para que sean cumplidos los requisitos, apercibiendo que el incumplimiento podría conllevar, de no haber causa justificada para ello, el que no se autorice el retiro de fondos solicitado. Cuando la solicitud de retiro de fondos cumpla con todos los requisitos, esta seguirá el curso normal para su desembolso. La solicitud se tramitará conforme a los procedimientos administrativos correspondientes para la expedición del cheque a nombre de la organización. El cheque se le entregará personalmente al director o administrador, al ejecutivo principal, o a la persona autorizada según sea el caso, el recipiendario al recibo del cheque o deberá firmar como que se le entregó y deberá conservarse copia en el expediente de la Oficina de Presupuesto E. Cuenta Bancaria y Desembolsos Al recibir el cheque, el mismo se depositará en su totalidad en una cuenta bancaria a nombre de la organización. La misma será para los fondos transferidos por la Agencia únicamente. Las hojas de depósito deberán archivarse a nivel de la institución y estarán disponibles para ser examinados por el personal autorizado de la Agencia. Todos los desembolsos que se realicen contra la mencionada cuenta serán solo por aquellos conceptos autorizados, según el presupuesto aprobado, los cuales deberán hacerse mediante cheque expedido a nombre del beneficiario y estar respaldados por las facturas, nóminas o documentos correspondientes, según sea el caso. No se emitirán cheques al portador. F. Cheques Los recipiendarios de fondos provenientes de fondos legislativos utilizarán los cheques que le suministren las instituciones bancarias en la cual se depositen los fondos. Los cheques se numerarán correlativamente, comenzando con el número (1). El talón de cheque deberá contener la siguiente información: Fecha de expedición del cheque. Nombre del beneficiario. Naturaleza del pago. Importe pagado. Fecha y cantidad de los depósitos bancarios Página 26 de 36 Saldo de la cuenta, según los depósitos y desembolsos correspondientes. Número de factura. La libreta de cheques, los talonarios y los cheques cancelados deberán mantenerse dentro de las instalaciones u oficinas administrativas de la organización, en un lugar seguro y estarán disponibles para ser examinados por el personal autorizado de la Agencia. Cada vez que se efectúe un pago o se anote un depósito se rebajará o aumentará el saldo, según sea el caso. G. Facturas Toda factura pagada con fondos legislativos deberá marcarse como pagada para evitar duplicidad en el pago. Se indicará el número del cheque y la fecha en que se pagó. Estas facturas deberán archivarse en un lugar seguro y estar disponibles para ser examinadas por el personal autorizado. H. Contabilidad de Fondos La contabilidad de todas y cada una de las transacciones realizadas con cargo a los fondos legislativos se tiene que realizar conforme y en cumplimiento a lo siguiente: 1. Asignaciones de fondos desglosadas por partidas presupuestadas. 2. Desembolsos realizados, por partidas presupuestarias, durante cada periodo de retiro de fondos en que este distribuirá los fondos legislativos con especificaciones de la fecha, número de cheque, beneficiario y descripción de la transacción. 3. Saldo correspondiente en cada una de las cuentas presupuestadas. I. Supervisión de los Fondos La Agencia tendrá a su cargo el control y la supervisión directa de los fondos legislativos concedidos a las instituciones y el uso de estos. El personal autorizado de la Agencia realizará las investigaciones, inspecciones y evaluaciones que sean necesarias para verificar el cumplimiento con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. En el desempeño de estas funciones dicho personal tendrá acceso y examinará los expedientes fiscales y de cualquier otra naturaleza relacionados a los fondos legislativos. La Agencia podrá requerir aquellos informes periódicos, adicionales a lo dispuesto en este Reglamento, cuando estos fueran necesarios para la adecuada supervisión y evaluación del uso de la subvención legislativa. Página 27 de 36 J. Informes Toda organización que reciba fondos legislativos deberá someter a la Agencia periódicamente los siguientes informes fiscales y programáticos y cualquier otro informe que se determine necesario: 1. Mensual Los siguientes documentos serán sometidos no más tarde de (15) días después del último día del mes objeto de informe. a) Conciliación Bancaria. b) Copia del Estado de Banco. 2. Trimestral a) El último día de cada trimestre las organizaciones receptoras rendirán un informe trimestral el cual reflejará el movimiento de los fondos a la fecha y las obligaciones de pago, las cuales, sumada a los desembolsos del trimestre, no deberán exceder una cuarta (1/4) parte de la asignación total para el año. b) El informe trimestral será acumulativo, por lo que el último que se rinda en cada año fiscal tendrá el movimiento total de los fondos durante el año. c) Informe Estadístico de la Clientela servida. d) Informe de Labor Realizada. K. Visitas de Monitoría Las visitas de monitoría son un procedimiento esencial para la revisión del uso de los fondos legislativos durante cada año fiscal. El personal de la ASSMCA visitará las organizaciones receptoras para realizar monitorías programáticas, fiscales y administrativas. Los monitores de la ASSMCA son responsables de evaluar e inspeccionar mediante visitas a las organizaciones receptoras de una subvención y orientar al representante de la organización receptora sobre el propósito de la visita, las recomendaciones realizadas y el manejo y corrección de las deficiencias. Es responsabilidad de organización receptora presentar toda aquella evidencia requerida con relación al Plan de Trabajo Ajustado y el Presupuesto Ajustado aprobado. Pagina 28 de 36 Durante la monitoría fiscal, se validará el cumplimiento de los informes y el progreso sobre el Presupuesto Ajustado aprobado. Durante la monitoría programática, se revisará la evidencia del método de evaluación de los objetivos alcanzados propuestos por la organización receptora en el Plan de Trabajo Ajustado y aprobado. De identificarse algún uso irregular de fondos o incumplimientos conforme a este Reglamento y a las leyes y regulaciones que apliquen, la ASSMCA referirá a la organización receptora al Departamento de Justicia o a las agencias pertinentes para la correspondiente investigación y proceso ulterior. L. Evaluación del Programa 0 Servicio Subvencionado Todo proyecto subvencionado con fondos de la Asamblea Legislativa debe tener la capacidad de demostrar la eficacia y el resultado de sus intervenciones. La ASSMCA requerirá que toda organización receptora que reciba una subvención participe de una evaluación rigorosa para desarrollar un sistema de colección de datos y consecuentemente medir los resultados y ejecución del Plan de Trabajo certificado de conformidad a este Reglamento. Además, cada organización receptora deberá, sin excepción alguna, participar de las actividades de capacitación sobre evaluación interna y medición de resultados coordinadas por la ASSMCA, de ser necesario. M. Sobrantes de Fondos Es responsabilidad de toda organización receptora notificar antes de finalizar el año fiscal cualquier economía en los fondos legislativos otorgados. N. Reprogramación en el Presupuesto Durante el año programado, las organizaciones receptoras podrán solicitar cambios, ajustes y/o reprogramaciones e el Presupuesto Ajustado, hasta un máximo de cinco (5) solicitudes de reprogramación. Las razones para solicitar las reprogramaciones son: Cambios en los objetivos o alcance de las actividades en desarrollo Identificación de necesidades nuevas o adicionales Otorgamiento de otros recursos Página 29 de 36 Toda solicitud de reprogramación se acompañará de una carta dirigida al Administrador de la ASSMCA indicando las razones específicas por las cuales se solicitan los cambios al presupuesto. Toda Solicitud de Cambio en el Presupuesto Ajustado será evaluada mediante el siguiente procedimiento: 1. El Analista de la ASSMCA evaluará cada solicitud de cambio asegurando que los documentos requeridos estén completos y preparará un Presupuesto Ajustado con los cambios recomendados 2. Enviará al Supervisor de la Oficina de Presupuesto de la ASSMCA para su evaluación y aprobación final. 3. Una vez aprobado por el Supervisor de la Oficina de Presupuesto de la ASSMCA, se le notificará por escrito a la organización receptora. La solicitud de cambio en el presupuesto entrará en vigor una vez se emita la notificación por escrito. La organización es responsable de reprogramar el Presupuesto Ajustado Aprobado. La última solicitud de cambio en el Presupuesto Ajustado será presentada ante la ASSMCA no más tardar del 15 de mayo de cada año fiscal. O. Extensión de Vigencia de la Subvención Las organizaciones receptoras que necesiten utilizar la subvención otorgada o parte de ésta luego del 30 de junio de cada año fiscal, podrá solicitar una extensión de tiempo hasta un máximo de un cuatrisemestre adicional (hasta el 30 de octubre de ese año fiscal). La ASSMCA se reserva el derecho de determinar el tiempo de extensión a otorgarse. Dicha solicitud tiene que presentarse por escrito directamente a la ASSMCA, conteniendo la justa causa. Quedará a discreción del Administrador de la ASSMCA la aprobación o denegación de dicha solicitud, la cual se presentará en o antes del 1 de abril de cada año fiscal en curso. P. Devolución del Dinero del Fondo No Utilizado al 30 de junio del año en curso Todo el dinero del fondo legislativo no utilizado por la organización al 30 de junio de cada año (no importa la cantidad), tiene que ser devuelto a la ASSMCA mediante cheque a nombre del Secretario de Hacienda. Página 30 de 36