Normas para el Manejo y Administración de los Fondos Legislativos

Toda organización receptora deberá cumplir con las siguientes normas y disposiciones: 1. Mantener un estricto sistema de registro de contabilidad y de informes financieros sobre los fondos legislativos recibidos, sus usos y sobrantes, de acuerdo al presupuesto aprobado y cualquier regulación promulgada por ésta, en los cuales se establezcan claramente todos y cada uno de los ingresos y desembolsos de la organización receptora. 2. Depositar las partidas del fondo legislativo otorgado en una cuenta bancaria especial separada de cualquier otra y exclusiva para la subvención otorgada por la Asamblea Legislativa, no más tarde del día laborable siguiente a su recibo y remitirá la ASSMCA copia del comprobante de depósito dentro de 1 Ley Núm. 101 del 26 de junio de 1965, Ley de Facilidades de Salud, según enmendada, 24 L.P.R.A. $ 311 et seq. 2 Ley Núm. 300-1999, Ley para la Verificacion del Historial Delictivo de Proveedores de Servicios de Cuidado de Niños y Envejecientes de Puerto Rico, según enmendada, 8 L.P.R.A. $ 481 et seq. Página 15 de 36 los cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. Todos los costos por servicios y cargos bancarios que se generen en dicha cuenta especial del fondo legislativo serán cubiertos por fondos privados de la organización receptora, excepto que los mismos estén contemplados en el presupuesto aprobado. 3. La organización receptora requerirá por lo menos dos (2) firmas para girar contra la cuenta especial para el fondo legislativo y notificará a la ASSMCA el nombre, dirección y firma de dichas personas. Dicho registro de firmas tiene que estar actualizado cada vez que alguna de las personas autorizadas cese en sus funciones. 4. Designar a un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de recibir, contabilizar, archivar y custodiar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados a la subvención y hacer los desembolsos de dinero. Esta persona tendrá la obligación legal de velar que el fondo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos aprobados en el presupuesto y en plan de trabajo sobre las actividades o funciones públicas para las cuales se otorgue y conservar los récords y documentos correspondientes para preparar y sostener los informes fiscales que se le requieran. La persona designada como agente fiscal no puede ser el Director o Administrador de la organización, no puede tener parentesco alguno con miembros activos de la Junta de Directores de la organización ni puede ser firmante autorizado en la cuenta bancaria. 5. Ningún miembro de la Junta de Directores, ni cualquier persona que tenga parentesco alguno con uno de dichos miembros, podrá recibir compensación económica procedente de la subvención otorgada a la organización receptora. 6. Los miembros de la Junta de Directores pueden incluirse como voluntarios en el pareo de fondos siempre y cuando también dediquen horas voluntarias fuera de sus labores como miembros de la Junta. No se podrán incluir las horas dedicadas a reuniones de la Junta, sino el tiempo de servicio fuera de dicha responsabilidad institucional. 7. La subvención otorgada no podrá utilizarse para la realización de mejoras permanentes o proyectos de construcción, salvo en aquello casos en que la Pagina 16 de 36 propiedad sea Patrimonio Histórico previamente determinado por el Instituto de Cultura Puertorriqueña. El fondo legislativo tampoco será utilizado para la compra o mejora de propiedades inmuebles ni para sufragar contratos de arrendamiento con opción a compra. 8. Hacer desembolsos solamente mediante cheque o débito directo electrónico para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios u otros gastos necesarios directamente relacionados con la actividad o función pública para la cual se otorgue el fondo legislativo. No se girarán cheques al portador, ni se efectuarán pagos en efectivo con cargo al fondo legislativo. 9. En caso que la organización receptora requiera efectuar un pago imperioso o inaplazable de manera inmediata y no haya recibido el desembolso de fondos legislativos, deberá remitir al Administrador de la ASSMCA un comunicado firmado por el Director o Administrador de la entidad solicitando autorización para cubrir el gasto con los fondos de su cuenta regular y consecuentemente reembolsar la cantidad a la cuenta especial al recibir la subvención legislativa. 10. Se podrán utilizar tarjetas de crédito a nombre de la organización receptora o tarjetas de débito de la cuenta asignada a la subvención legislativa otorgada. Todo pago realizado debe estar incluido en el presupuesto aprobado y certificados por el Agente Fiscal de la ASSMCA. a. Si la organización receptora utiliza una tarjeta de débito, todos los cargos realizados se identificarán en el estado de cuenta y se le incluirá la factura o recibo que especifique el gasto realizado. b. Si la organización receptora utiliza una tarjeta de crédito deberá también incluir el estado de cuenta de la tarjeta junto con la factura o recibo del gasto realizado. C. El gasto cargado a la cuenta de la subvención otorgada deberá estar incluido individualmente en la transacción reportada en el estado de cuenta. d. El pago de la tarjeta de crédito debe efectuarse solamente por la cantidad de gastos aprobados en el Presupuesto Ajustado y certificados por el Tesorero de la organización receptora. La Página 17 de 36 certificación del gasto debe incluirse en las evidencias de gastos en los reportes a presentarse. e. En el caso de que la organización receptora no cuente con una tarjeta de débito y/o crédito, podrá solicitar autorización previa al Administrador de la ASSMCA para utilizar la tarjeta personal de algún oficial de la entidad. La solicitud debe incluir una justificación, ya sea porque lo que se va a adquirir no está disponible para la venta en Puerto Rico, ninguna tienda que lo venda acepte cheques y/o la compra es mediante un portal cibernético y ello resulta en un ahorro sustancial en el gasto a realizarse. Luego de la aprobación, el Administrador de la ASSMCA le requerirá a la organización receptora que presente las facturas, solicitud de reembolso del oficial y la certificación de parte del Tesorero que el gasto se realizó, lo comprado se recibió y la persona que solicita el reembolso fue la persona autorizada por la administración de la organización receptora para llevar a cabo la compra. Bajo ninguna circunstancia, se permitirá el reembolso de un pago por parte de un tercero usando tarjeta de crédito sin la aprobación previa del Administrador de la ASSMCA. 11. La organización receptora solamente podrá utilizar hasta un cuarenta por ciento (40%) de la subvención otorgada para propósitos de gastos administrativos. El salario del puesto de Director, Administrador o persona a cargo de las operaciones diarias de la organización receptora, no podrá exceder el cincuenta por ciento (50%) de los gastos administrativos presupuestados. 12. La organización será responsable de cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas o empleadas por esta o que fueren subcontratadas para prestar algún servicio relacionado con la actividad o función para la cual se asigné el fondo legislativo. Se prohíbe cualquier pago de deudas patronales, pagos por conceptos de recargos, penalidades, intereses, resoluciones administrativas o sentencias judiciales. Página 18 de 36 13. La organización tendrá la obligación de presentar trimestralmente ante la Oficina de Presupuesto de la ASSMCA el informe sobre todos los gastos incurridos con cargo al fondo legislativo, junto con el informe de labor realizada y el informe estadístico, siempre contemplando toda aquella información que a estos fines disponga la Agencia designada. 14. Mantener un libro de las minutas de las reuniones de sus juntas o cuerpos directivos en las que se resuman, entre otras, las decisiones o resoluciones sobre la política institucional referente al uso y disposición del fondo legislativo. 15. Conservar actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro los cheques, facturas, órdenes de compra y de pago de servicios, nominas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros escritos relacionados con el fondo legislativo, durante el término de seis (6) años subsiguientes a la otorgación del fondo, por cada subvención legislativa recibida. En el caso de fondos para una función o actividad pública a cumplirse, desarrollarse, realizarse, celebrarse o completarse en una fecha cierta o específica, los documentos relacionados con el fondo legislativo, tales como desembolsos, comprobantes y cualesquiera otros de naturaleza fiscal o relacionados con el uso del fondo, se conservarán y custodiarán en la organización receptora hasta tanto la ASSMCA realice la correspondiente auditoría. 16. Colaborar con la ASSMCA y entregar a los funcionarios y empleados autorizados cualquier récord o documento que se le solicite a la organización receptora relacionado con el examen o auditoria.