Documentos y Credenciales de Recursos Humanos y Servicios

Profesionales A. Expedientes de Personal La organización receptora mantendrá un expediente personal de cado empleado que contendrá una copia del nombramiento o contrato firmado, sus credenciales profesionales y todos los otros documentos relacionados a la asistencia, licencias y pago de nómina del empleado. Será requisito que toda organización receptora mantenga un expediente personal de cada empleado, el cual deberá reflejar el historial completo desde la fecha de su Página 20 de 36 ingreso original hasta el momento de su separación definitiva. La organización receptora será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados y deberá estar disponible para inspección por el personal autorizado de la ASSMCA, en todo momento durante horas regulares de trabajo. El expediente de personal de cada empleado deberá contener la siguiente información Historial personal, preparación académica y experiencia, Certificado de Antecedentes Penales expedido por el Negociado de la Policía de Puerto Rico. Relación expresa de los deberes, obligaciones y funciones del empleado. Certificado Médico vigente. Dirección física y postal, teléfonos, correos electrónicos y cualquier otro dato relevante. Evaluaciones periódicas sobre el trabajo y desempeño del empleado. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio o mejoras administrativas. Aquellos documentos y cualesquiera otros que la ASSMCA determine que son necesarios. B. Nómina de Pagos La organización receptora preparará mensualmente una nómina de pago que deberá incluir aspectos tales como: nombre del empleado, sueldo bruto del mes, descuentos dispuestos por ley y sueldo neto del mes. Aquellos que deseen pagar quincenalmente, prepararán una nómina mensual y el sueldo neto se dividirá en dos pagos a efectuarse el día quince y el día último de cada mes. La nómina, además de evidenciar los desembolsos efectuados a los empleados, se utilizarán para contabilizar el gasto mensual de empleados profesionales y no profesionales. C. Servicios Profesionales Todo contratación de servicios profesionales y consultivos tiene que constar por escrito y contemplar la siguiente información: Fecha de otorgamiento del contrato y su vigencia. Importe máximo del contrato. Indicar el nombre y datos de la parte contratada. Página 21 de 36 Contener el Número de Seguro Social de la parte contratada. Describir detalladamente los servicios u obligaciones. Establecer la cuantía máxima. Especificar la forma de pago. Establecer la forma de facturación. Se debe pactar la obligación del contratista de rendir informes periódicos de trabajos realizados. Total de horas a ser trabajadas. Labor específica que debe realizar el contratado. Cláusula que certifique que el contratado no entrará en relaciones contractuales o llevará a cabo actos que configuren un conflicto de interés con la organización contratante. Cláusula que indique que al contratado se le harán las retenciones correspondientes establecidas en el Código de Rentas Internas de Puerto Rico respecto a los servicios profesionales y consultivos. Cláusula que indique que la organización receptora podrá resolver el contrato mediante notificación previa con treinta días de anticipación, o en un término menor, dependiendo de los servicios a contratarse. Cláusula que indique que la organización receptora podrá dejar sin efecto el contrato inmediatamente en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte de la parte contratada. Número de licencia profesional del contratado.