OPERACIÓN Y MANEJO DE ESCUELAS PÚBLICAS ALIANZA

A. Matrícula 1. La Entidad Educativa Certificada deberá someter a la Oficina no más tarde del 30 de abril del año en curso, el número de estudiantes matriculados para el próximo año escolar en su Escuela Pública Alianza, por grado y género. 2. La matrícula de una Escuela Pública Alianza estará abierta a cualquier estudiante que resida en Puerto Rico. No obstante, se tendrá que dar prioridad de matrícula a estudiantes que residen en la comunidad circundante y dentro de los límites regionales. La Escuela Pública Alianza, sin embargo, podrá limitar la matrícula estudiantil por edad O nivel de grado, de acuerdo con la Carta Constitutiva. 32 B. Lotería 1. El Autorizador podrá establecer límites de matrícula si determina que dichos límites son necesarios para evitar el hacinamiento O para proveer un mejor servicio a los estudiantes de bajo ingreso O riesgo. 2. Cada Escuela Pública Alianza deberá realizar una lotería, cuando la cantidad de estudiantes solicitantes supera los cupos disponibles. a. La lotería deberá realizarse no más tarde del 15 de abril para el semestre que inicia en agosto. La fecha tendrá que ser publicada en el portal electrónico EPA y notificada a los padres de los estudiantes, con al menos 15 días antes de celebrar dicha lotería. b. Para realizar la lotería, la Escuela Pública Alianza deberá asignar un número de identificación a cada estudiante que solicite entrada a la escuela en el término que sea establecido. Ese número será utilizado durante la lotería, para identificar, de manera anónima, a cada solicitante. 3. En la selección de estudiantes, la Escuela Pública Alianza tendrá que dar preferencia de matrícula a: a. Aquellos que estuvieron matriculados en la escuela durante el año anterior, a menos que hayan sido expulsados de forma justificada, exceptuando cualquier razón de índole académico; b. A los hermanos de los estudiantes que están matriculados en la escuela; y C. A los estudiantes que residen dentro de los límites regionales de la escuela. 4. Un estudiante que cualifica para preferencia de matrícula será excluido de la lotería. 5. La escuela vendrá obligada a servir a todos los estudiantes que estuvieron matriculados en la escuela previo al otorgamiento de la Carta Constitutiva. 6. La Escuela Pública Alianza no podrá establecer requisitos mínimos de admisión, tales como promedio académico. No obstante, esta podrá requerir ciertas cualificaciones que sean razonablemente necesarias para alcanzar la misión educativa de la escuela, siempre y cuando las mismas cumplan con las leyes estatales y federales aplicables. Dichas cualificaciones no podrán establecerse para discriminar contra estudiantes con discapacidades. 7. De haber cupo disponible en una Escuela Pública Alianza, esta no podrá negar la admisión de un estudiante que cumpla con los requisitos de admisión contenidos en la Carta Constitutiva por el único hecho de haber comenzado el año escolar. 8. Una Escuela Pública Alianza deberá mantener una lista de espera para los estudiantes de grados elegibles que hayan quedado fuera del primer proceso de admisión. Durante el periodo de matrícula, la Escuela Pública Alianza deberá notificar a los padres de los estudiantes en lista de espera que sus hijos no fueron seleccionados y que estos permanecerán en lista de espera únicamente para la matrícula del año subsiguiente. C. Expedientes de Estudiantes 1. Las Escuelas Públicas Alianza serán responsables de mantener y custodiar los expedientes escolares de su matrícula. Estos deberán contener la siguiente información del estudiante: nombre, dirección, teléfono, nombre de los padres y su información de contacto, datos académicos tales como calificaciones y resultados de evaluaciones, información sobre condiciones de salud y certificado de vacunas, siempre salvaguardando la confidencialidad de dicha información, informes disciplinarios, informes de asistencia, escuelas en las que ha estado matriculado, 33 cursos tomados, reconocimientos y grados otorgados, y en los casos de estudiantes de educación especial los informes del PEI. 2. Los expedientes escolares serán de naturaleza confidencial, con excepción de la información compartida entre funcionarios de las agencias de gobierno O instituciones educativas, según las limitaciones y requisitos impuestos por las leyes aplicables, en el curso y ejercicio de sus funciones o cualquier información requerida mediante orden judicial. El expediente escolar deberá contener información clara y actualizada y deberá estar accesible para casos de traslado del estudiante a otras escuelas O jurisdicciones. 3. La información escolar recopilada será enviada a la Oficina de Escuelas Públicas Alianza del Departamento para que, salvaguardando la identidad de los estudiantes, formen parte del Sistema de Datos Longitudinal del Departamento. 4. La Entidad Educativa Certificada será responsable de solicitar la transferencia de los expedientes de los estudiantes que se matriculen en una Escuela Pública Alianza, asegurándose de salvaguardar la confidencialidad que merece la información. D. Bienes 1. Todos los bienes adquiridos por las Entidades Educativas Certificadas con fondos federales y estatales estarán sujetos a un proceso anual de toma de inventario de propiedad mueble para su debida identificación, en coordinación con la Oficina. 2. La Escuela deberá someter anualmente un (1) informe de inventario debidamente certificado por el Departamento en caso de una escuela de conversión y por un contador público autorizado (CPA) en una escuela de nueva creación. El informe deberá ser sometido en 0 antes del 31 de octubre. 3. El informe deberá presentar los materiales y equipos adquiridos con fondos asignados por el Departamento de Educación y aquellos adquiridos por fondos propios. Los materiales y equipos adquiridos con fondos propios de la Escuela pertenecen a esta. El informe debe especificar la fuente de financiamiento de cada uno de los materiales y equipos. E. Mejoras permanentes a la estructura de las escuelas en conversión 1. Todas las mejoras permanentes que la Entidad Educativa Certificada realice a la estructura de la escuela en conversión serán consideradas parte de la escuela y no tendrán derecho a reembolso por el costo de la inversión realizada, como tampoco tendrán derecho a la retención O titularidad del plantel. 2. En caso de que el Departamento revoque la Carta Constitutiva de una Entidad Educativa Certificada, la entidad no podrá remover las mejoras permanentes que se realizaron durante la vigencia de la carta constitutiva. F. Políticas y procedimientos requeridos 1. Cada Escuela Pública Alianza deberá adoptar políticas y procedimientos que dirijan sus operaciones de conformidad con lo establecido en la Carta Constitutiva y los divulgará a la comunidad escolar al principio de cada año escolar. Las políticas y procedimientos deberán cumplir con lo establecido en el formulario de Solicitud que se encuentra en la página electrónica de EPA. 2. Cada Entidad Educativa Certificada deberá mantener constantemente comunicación efectiva con la Oficina, los estudiantes y sus familias y la comunidad. Para garantizar 34 esto, deberá mantener diversos canales de comunicación y establecer protocolos para ello. Este deber incluye no solo el adoptar mecanismos para informar a los grupos antes mencionados sobre el día a día escolar y las actividades, sino también para asegurar que la comunidad escolar sea escuchada. G. Rendición de Cuentas e Informes requeridos: Por cada Escuela Pública Alianza, cada Entidad Educativa Certificada deberá cumplir con lo siguiente: 1. Informes Financieros: En las fechas especificadas a continuación, la Entidad Educativa Certificada deberá presentar a la Oficina informes trimestrales certificados por un Contador Público Autorizado, que enumeren los ingresos y gastos del año hasta la fecha de los fondos provenientes del Departamento de Educación destinados a la Escuela Pública Alianza, y los ingresos y gastos presupuestados para el año fiscal. A través del Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación (SIFDE) la Entidad proveerá la información financiera solicitada en la plantilla provista. Fecha Informe Financiero 31 de julio Presupuesto anual de funcionamiento Incluye los datos reales del año fiscal anterior que finaliza el 30 de junio, así como los datos presupuestados para el año fiscal actual que comienza el 1 de julio. 31 de octubre Informe financiero del primer trimestre Incluye datos presupuestados para el año fiscal, así como los datos reales de "year to date" (YTD) hasta el 30 de septiembre. 31 de enero Informe financiero del segundo trimestre Incluye datos presupuestados para el año fiscal, así como los datos reales de YTD hasta el 30 de septiembre. 30 de abril Informe Financiero del Tercer Trimestre Incluye datos presupuestados para el año fiscal, así como los datos reales de YTD hasta el 31 de marzo. 31 de julio Informe financiero del cuarto trimestre Incluye datos presupuestados para el año fiscal, así como los datos actuales de YTD hasta el 30 de junio. a. La Escuela Pública Alianza deberá presentar a la Oficina, dentro de los noventa (90) días subsiguientes a la finalización del año escolar, sus estados financieros anuales, auditados por un contador público autorizado independiente, con una opinión no cualificada y sin excepciones, preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). Estos deberán incluir un estado de situación financiera, de flujo de efectivo, gastos operacionales y de actividades. b. Además, cada Entidad Educativa Certificada deberá cumplir con los siguientes requisitos de índole financiero: i. Mantener sus libros y récords de contabilidad con las entradas correctas y completas de todas sus transacciones financieras, así como los controles internos adecuados, de acuerdo con los principios 35 de contabilidad generalmente aceptados. ii. Permitirá al Departamento examinar sus libros y récords de contabilidad. iii. Radicará a tiempo todas aquellas planillas federales, estatales o municipales que sean aplicables y entregará al Departamento copia de estas, no más tarde de cinco (5) días después de su radicación. iv. Cumplirá con los informes requeridos en la Ley de Corporaciones de Puerto Rico y deberá entregar copia de estos al Departamento no más tarde de cinco (5) días luego de su radicación. V. De existir un incumplimiento de sus obligaciones financieras y/o bancarias, el principal oficial financiero de la Entidad Pública Certificada deberá remitir al Departamento lo antes posible pero no más tarde de cinco (5) días luego del incumplimiento, un informe certificado detallando en qué consiste el incumplimiento y explicando las medidas correctivas. vi. Siempre que el Departamento no sea el custodio del plantel escolar, la Entidad mantendrá los seguros adecuados necesarios para la operación de la Escuela, incluyendo, pero no limitado a, seguros de responsabilidad pública general, seguros de propiedad, seguro de compensación a trabajadores, seguro de compensación por desempleo, seguro de vehículo de motor, y seguro de errores y omisiones que cubra a la Entidad y a sus empleados, con los límites de póliza que se establecen a continuación: Seguro comprensivo de responsabilidad pública general con cubierta de lesiones físicas con límites de $500,000.00 por ocurrencia y de $1,000,000.00 en agregado, y daños a la propiedad con límite de $5,000,000.00, que cubra las instalaciones escolares de la Escuela. Asimismo, la Entidad mantendrá un seguro de "propiedad" ("Inland Marine Property Floater Insurance") para cubrir la pérdida, daño O robo de la propiedad adquirida; Seguro de propiedad todo riesgo ("all risk"), incluyendo fuego, terremoto, tormenta y huracán, que cubra el cien por ciento (100%) del valor de reemplazo de la estructura, mejoras y equipo en las instalaciones escolares; Seguro de compensación de trabajadores y de desempleo según requerido por ley; vii. Las pólizas de seguro tendrán al Departamento de Educación nombrado como asegurado adicional. La Oficina podrá razonablemente requerir a la Entidad que ajuste la cubierta y límites dispuestos bajo los términos de cualquier póliza O contrato en particular. La Entidad pagará cualquier deducible atribuible a cualquier acto u omisión de la Entidad, sus empleados 0 agentes. viii. Certificado de Seguro: La Entidad someterá a la Oficina en O antes del comienzo de cada año fiscal, evidencia de los seguros requeridos. ix. Informará a la Oficina, no más tarde de cinco (5) días, si ocurre cualquier evento de incumplimiento, demanda, reclamación, multa, proceso judicial O administrativo que pudiese tener un efecto material 36 adverso en las finanzas de la Escuela Pública Alianza. X. Limitación de Responsabilidad. En ningún caso el Departamento de Educación, sus funcionarios, empleados y agentes serán responsables por las deudas, actos u omisiones de la Entidad, sus oficiales, empleados O agentes. xi. Representación frente a Terceros. La Entidad no tendrá autorización para representar al Departamento de Educación frente a terceros y acepta que no intentará O pretenderá hacerlo xii. Indemnización y Relevo. La Entidad acuerda indemnizar, defender y relevar ("hold-harmless") al Departamento de Educación, y a sus funcionarios, empleados y agentes de responsabilidad, reclamaciones, y demandas por lesiones personales, enfermedad, muerte, pérdida de propiedad O daño, 0 cualquier otra pérdida de cualquier tipo en la medida en que dicha responsabilidad surja de cualquier actividad causada por la Entidad, sus directores, oficiales, agentes, empleados y voluntarios. La obligación de indemnización incluye todos los honorarios de abogado, costos y gastos incurridos por el Departamento de Educación en defensa de cualquier pleito, acción, agravios, cargos y/o procedimientos. 2. Informe Académico: No más tarde de sesenta (60) días luego de finalizar cada año escolar, la Entidad Educativa Certificada presentará a la Oficina un informe anual sobre el desempeño académico de los estudiantes de cada Escuela Pública Alianza que incluya: a. Progreso académico de los estudiantes b. Logros académicos de los estudiantes C. Tasa de graduación, si aplica d. Otros indicadores de calidad educativa 3. Informe de Operaciones: No más tarde de sesenta (60) días de finalizar cada año escolar, la Entidad Educativa Certificada presentará a la Oficina un informe anual sobre las operaciones de la Escuela Pública Alianza en el que conste el cumplimiento con: a. La radicación de los informes de la Junta Escolar; b. Los requisitos de cualificaciones de los maestros contratados; C. Los requisitos de adiestramiento del personal; d. Los requisitos para la participación de la comunidad y de los estudiantes; e. La radicación oportuna de informes requeridos por la Ley, este Reglamento y la Carta Constitutiva; f. El estatus de organización sin fines de lucro exenta bajo la sección 1101 del Código de Rentas de Puerto Rico, según enmendado; g. Mantener las aportaciones al Sistema de Retiro de Maestros de Puerto Rico y al Sistema de Retiro de Empleados del Gobierno de Puerto Rico, cuando sea aplicable. 4. De existir cambios en las circunstancias de alguna Escuela Pública Alianza, la Entidad Educativa Certificada informará inmediatamente a la Oficina. 37