Procedimiento de resolución de querellas administrativas

1. Cuando procede una querella a. El padre, madre, tutor 0 encargado de un O una estudiante podrá presentar una querella contra el Departamento de Educación cuando entienda que la agencia no haya cumplido 0 que no esté conforme con cualquier acción, inacción 0 determinación referente a la localización, identificación, registro, elegibilidad, evaluación, ubicación, la prestación de servicios educativos, relacionados, de apoyo O la provisión de una educación, publica, gratuita y apropiada. página 3 de 44 b. El Departamento de Educación podrá presentar una querella cuando un padre, madre, tutor 0 encargado de un O una estudiante se niegue a dar su consentimiento para la identificación, registro, evaluación, O provisión de servicios educativos, relacionados 0 de apoyo 0 cuando un padre, madre, tutor O encargado de un O una estudiante solicita una evaluación independiente y el Departamento de Educación entienda que la evaluación rechazada es adecuada. 2. Presentación y radicación de la Querella a. La radicación de la querella se inicia cuando una de las partes, ya sea padre, madre, encargado, tutor, representante legal 0 funcionario del Departamento de Educación completa el formulario de Querella 0 un escrito que contenga los campos mínimos requeridos por la ley y reglamento. Esta Querella debe ser presentada en la Oficina Regional Educativa (ORE), en la escuela pública, en el Centro de Servicios de Educación Especial (CSEE) O en la Unidad Secretarial de Querellas y Remedio Provisional (USPQRP). b. La Unidad Secretarial tendrá disponible un formulario de querellas. Además, estará disponible en la oficina del superintendente de cada Oficina Regional Educativa (ORE), CSEE y en la página de internet de la agencia.¹ C. La Querella debe incluir la siguiente información: i. Nombre del estudiante, padre, madre, encargado 0 tutor ii. Número de registro del estudiante iii. Dirección postal y residencial iv. Dirección de correo electrónico V. Número de teléfono 1 https://www.de.pr.gov/educacion-especial/procedimientos-para-querelas/ página 4 de 44 vi. Nombre de la escuela y distrito escolar vii. Impedimento y otras condiciones del estudiante viii. Su selección de conciliación 0 mediación previo a la celebración de la vista administrativa ix. Hechos que motivan la presentación de la Querella X. Remedios que solicita xi. Certificación de haber recibido copia del documento "Derecho de los Padres" xii. Información de su representante legal (si aplica) xiii. Nombre en letra de molde del padre, madre, encargado 0 tutor que presenta la Querella y su firma xiv. Fecha de la presentación de la Querella d. Los padres, madres, tutores, encargados O representantes legales autorizados tienen la opción de radicar la querella en cualquier otro formato que no sea el del formulario modelo, siempre y cuando incluya toda la información mínima que exige la Ley IDEA: nombre del estudiante, dirección residencial y postal, nombre de la escuela, descripción de la naturaleza de la controversia, y el remedio propuesto para resolverla. e. El Formulario de Querella debidamente cumplimentado O la querella puede entregarse personalmente en la oficina del superintendente de escuelas, en el Centro de Servicios de Educación Especial o en la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional. También puede enviarse vía facsímil, correo electrónico (serviciosee_uspqrp@de.pr.gov), O por correo postal. f. En cuanto a la radicación de la Querella por correo postal, se considerará radicada en la fecha en que se reciba la misma en la Unidad. La Unidad Secretarial le asignará un número de querella y continuará con el trámite regular. página 5 de 44 g. Los funcionarios de la Oficina Regional Educativa (ORE) 0 de los Centros de Servicios de Educación Especial no podrán discutir el contenido de la misma ni negarse a recibir una querella. h. Si los funcionarios de la Oficina Regional Educativa (ORE) 0 del CSEE se negarán a recibir la querella, la querella podrá presentarse directamente ante la Unidad Secretarial, por vía facsímil, mediante correo electrónico 0 personalmente. i. Una vez presentada la querella, la Unidad Secretarial procederá a registrarla en del Sistema de Procedimiento Administrativo de Educación Especial (SiPAEE).² j. La querella se puede presentar con respecto a cualquier asunto relacionado, a la identificación, evaluación, ubicación 0 del ofrecimiento de una educación pública, gratuita y apropiada, incluyendo asuntos relacionados a la aplicación de medidas disciplinarias. k. Bajo ninguna circunstancia, la querella se retendrá en la Oficina Regional Educativa, en la escuela O en los Centros de Servicios de Educación Especial con el propósito de discutirla O investigarla en su fondo. Si el funcionario no envía inmediatamente la querella a la Unidad Secretarial, la directora o director de la Unidad Secretarial referirá al funcionario que la recibió a la Oficina de Asuntos Legales del Departamento de Educación para la investigación y acción correspondiente. I. La Unidad Secretarial será responsable de llevar el control de las querellas referidas y recibidas y de mantener la confidencialidad de los expedientes de las mismas. 2 http://sipaee.dde.pr página 6 de 44 3. Procedimientos al presentarse la Querella a. Una vez presentada la Querella, el funcionario deberá verificar que los nombres, las direcciones, la firma y la fecha están correctos. Inmediatamente de recibida la Querella será tramitada mediante fax O correo electrónico a la Unidad Secretarial. b. La Unidad Secretarial ha automatizado los procedimientos de la radicación de Querellas en el foro administrativo del Programa de Educación Especial. Esta automatización tiene el propósito de mejorar la agilidad en la operación, coordinación y cumplimiento de los procesos de conciliación, mediación y trámites de vistas administrativas y mantener un expediente electrónico de las Querellas. C. Aunque el proceso de radicación de Querellas se recibe de manera presencial, vía fax O correo electrónico en la Unidad Secretarial, una vez presentada la Querella, la Unidad la procesa de forma electrónica en a través del Sistema de Procedimiento Administrativo de Educación Especial (SiPAEE). d. A través de este sistema las partes podrán acceder ininterrumpidamente y conocer detalladamente el estado de los procesos desde la radicación de la querella, la presentación de escritos y documentos hasta la adjudicación final de la Querella. 4. Proceso ante la USPQRP a. No más tarde del próximo día laboral después de recibida la Querella en la Unidad Secretarial, se referirá la Querella al proceso seleccionado por los padres, ya sea al proceso de conciliación 0 el de mediación que se celebrará previo a la vista administrativa. b. Si el padre, madre, tutor, encargado 0 representante legal autorizado no selecciona uno de los procesos, la querella será referida al proceso de conciliación. página 7 de 44 C. En caso de que la querella haya sido presentada por la Agencia no se requerirá referir al proceso de conciliación. No obstante, la Agencia pudiera solicitar que la querella sea referida a mediación si así lo considera oportuno. d. Estos procesos previos a la celebración de la vista no deben retrasar el proceso de la vista administrativa y los términos para su ejecución son de estricto cumplimiento. e. En aquellos casos en que se enmiende la querella, la Unidad se asegurará de referir la querella enmendada a conciliación y de registrar el comienzo nuevamente de los términos a partir de la fecha de la enmienda. En caso de que el caso se encuentra en etapa de vista administrativa, deberá el juez evaluar la solicitud de enmienda y autorizar o denegar la misma. En el caso de que lo autorice, debe referir la misma a la etapa de conciliación. f. La Unidad Secretarial notificará también a la División Legal de la Secretaría Asociada de Educación Especial del Departamento de Educación sobre la presentación de la Querella. g. La Unidad Secretarial se asegurará de velar por el cumplimiento de los procedimientos dispuestos para el trámite de las querellas dentro de los términos establecidos y de atender cualquier incidencia que afecte O pudiera afectar los mismos. h. La Unidad Secretarial será responsable de preparar informes y estadísticas sobre el funcionamiento del proceso de querellas para el (la) Comisionada (o) a cargo del Pleito de Clase, entre otros que le sean requeridos a nivel estatal O federal. página 8 de 44 5. Suficiencia de la querella a. Por lo general, la querella se entenderá suficiente a menos que la parte querellada notifique al juez administrativo y a la parte querellante dentro de los quince (15) días de haber recibido la misma, que ésta no cumple con los requisitos dispuestos en la sección 300.508 (b) del Reglamento de IDEA y recogidos en la sección 5.2 inciso (a) de este reglamento. b. El juez administrativo deberá dentro del término de cinco (5) días a partir del recibo de la notificación sobre insuficiencia, determinar si la querella cumple con los requisitos de 300.508 (b) del Reglamento de IDEA y recogidos en la sección 5.2 inciso (a) de este reglamento y notificar inmediatamente a las partes. C. Si el juez administrativo determina que la querella es insuficiente, ordenará que misma sea enmendada para corregir la insuficiencia y ser presentada 'nuevamente. Al así proceder, los términos comenzarán a transcurrir nuevamente. 6. Enmienda a la querella a. La querella podrá ser enmendada solamente si: i. La parte querellada consiente por escrito a la enmienda y se le brinda la oportunidad de resolver la querella a través de conciliación; 0 ii. Si el juez administrativo permite la enmienda, en cuyo caso solamente podrá permitirla en cualquier momento hasta cinco (5) días antes del comienzo de la vista administrativa. Cumplido el término de cinco (5) días antes del comienzo de la vista administrativa, el juez administrativo no podrá permitir la enmienda a la querella. página 9 de 44 b. El término "comienzo de la vista administrativa" significa el primer día en que se lleva cabo la vista administrativa, aun cuando no se lleve a cabo en su totalidad, se reseñale, se paute vista de continuación 0 se convierta en una vista de estatus a solicitud de una O ambas partes". 7. Contestación a la Querella a. La División Legal de la Secretaría Asociada de Educación Especial del Departamento de Educación tiene que someter la contestación a la querella dentro del término de diez (10) días a partir de la presentación de la Querella. Este término es de estricto cumplimiento. b. La contestación a la querella debe contener: i. las razones por las cuales el Departamento de Educación denegó el remedio solicitado en la querella. ii. las otras opciones que consideró el COMPU con relación a los remedios solicitados. iii. una descripción de los documentos que utilizó el Departamento de Educación para tomar su decisión. iv. una descripción de otros factores relevantes que fueron considerados por la agencia educativa. C. En caso de que la Agencia no haya contestado la querella dentro del término reglamentario, el juez emitirá una orden para contestar la misma inmediatamente y previo al inicio de la vista administrativa. El juez administrativo podrá considerar cualquier perjuicio que la falta de contestación a la querella haya causado a la parte querellante y determinar medidas para compensar el mismo. página 10 de 44