Vista administrativa

1. Descripción del mecanismo a. La vista administrativa es un mecanismo que se utiliza para solucionar alguna controversia entre los padres y el Departamento de Educación. En el mismo, las partes presentan sus alegaciones y evidencias, y un juez administrativo toma la determinación de la acción a seguir. b. El proceso de vista administrativa estará a cargo de un juez administrativo. C. El juez administrativo será un abogado admitido a la práctica de la profesión legal en Puerto Rico, que goce de buena reputación y con un mínimo de dos (2) años en la práctica y/o con experiencia en educación, educación especial, derechos de las personas con discapacidad 0 en el campo de los derechos civiles. Este funcionario será un abogado imparcial contratado por el Departamento de Educación, pero no será empleado de la Agencia. página 18 de 44 d. No se considerará que el juez administrativo es empleado de la Agencia porque ésta le pague sus honorarios. e. El juez administrativo: i. No podrá tener intereses personales O profesionales en conflicto con su objetividad en los procesos de vista administrativa. ii. Deberá tener conocimiento y habilidad para entender las disposiciones de la ley IDEA, las regulaciones federales y estatales relacionadas a esta ley y la interpretación legal de las cortes federales y estatales. iii. Deberá tener conocimiento y habilidad para llevar a cabo vistas administrativas acorde con los estándares de la práctica legal. iv. Deberá tener conocimiento y habilidad para emitir y escribir decisiones de acuerdo con el estándar de la práctica legal. 2. Términos de la USPQRP a. Una vez la querella es referida a la Unidad Secretarial por no acuerdos O acuerdos parciales en la reunión de conciliación O mediación, se referirá inmediatamente a través del sistema SiPAEE a un Juez O Jueza Administrativa para iniciar el proceso de la celebración de la vista administrativa. b. A partir de esta fecha, el juez administrativo tiene un término de cuarenta y cinco (45) días calendario para solucionar la controversia. C. La Unidad Secretarial hará disponible al juez administrativo a través de SiPAEE los siguientes documentos: Querella, acuerdos parciales conciliación o de mediación (si las partes acordaron sometérselos al Juez O Jueza), la Contestación a la Querella, otras mociones O página 19 de 44 escritos ya sometidas por las partes. De someterse los acuerdos parciales al Juez o Jueza, este deberá tomar conocimiento de los asuntos O controversias resueltas, para atender entonces las que quedan pendientes por resolver. 3. Orden para la celebración de la Vista Administrativa a. Términos i. AI recibir el caso, el juez administrativo notificará a las partes en un término no mayor de cinco (5) días a partir del día en que a través de SiPAEE la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional del Departamento de Educación le asigne la Querella. Esta ORDEN deberá contener la fecha, hora y lugar en donde se celebrará la vista administrativa. La fecha de la celebración de la vista administrativa no podrá ser pautada en un término menor de quince (15) desde emita la orden, a menos que exista justa causa. ii. De existir mociones pendientes por resolver, el juez administrativo deberá resolver en un término no mayor de cinco (5) días calendarios a partir del recibo de estas. iii. La fecha pautada para la celebración de la vista administrativa no podrá ser mayor de treinta (30) días calendario tomando como punto de partida la fecha de cierre de la reunión de mediación 0 conciliación, O la fecha límite autorizada por las partes para extender el periodo de la conciliación (que no puede ser mayor de treinta (30) días después de presentada la querella), O la fecha en que las partes renuncien por escrito a la reunión de mediación o conciliación, O el periodo establecido para anular los acuerdos en el proceso de conciliación O de mediación (tres página 20 de 44 (3) días después de firmado el acuerdo), según aplique, que debe coincidir con el día del referido de la querella al juez administrativo. iv. El juez administrativo deberá emitir una resolución no más tarde de 45 días calendario, a partir del recibo de la Querella, a menos que alguna de las partes haya solicitado su extensión para emitir resolución dentro de ese término. Es decir, que se realice una extensión apropiada de los términos para emitir la resolución. b. Contenido de la orden para la celebración de la Vista Administrativa- i. Toda orden de celebración de vista deberá contener lo siguiente: 1) Fecha, hora y lugar de la celebración de la vista administrativa. Debe ser razonablemente conveniente para los padres. 2) Advertir que cinco (5) días laborables previo a la celebración de la vista administrativa las partes deberán notificar la prueba a presentar. Ninguna prueba documental O pericial debe ser recibida por el juez previo a la celebración de la vista, a menos que sea prueba estipulada por las partes y así sea notificado mediante moción. 3) Advertir que las partes tendrán derecho a: a) Estar representados por abogado 0 abogada o por derecho propio. Se les informará a los padres que existen instituciones que ofrecen representación legal gratuita, tales como la página 21 de 44 Clínica de Derecho de la Escuela de Derecho de la Universidad de Puerto Rico, de la Universidad Interamericana de Puerto Rico y de la Pontifica Universidad Católica de Puerto Rico, así como la Corporación de Servicios Legales de Puerto Rico, Pro-Bono del Colegio de Abogados, entre otros. b) A presentar prueba documental, testifical y pericial. c) A confrontar y contrainterrogar los testigos, a requerir la comparecencia de testigos. d) Prohibir la presentación de la prueba que la otra parte no haya notificado cinco (5) días laborables previo a la celebración de la vista administrativa. e) La parte Querellante podrá solicitar que el Departamento de Educación le provea acceso y copia del expediente del estudiante previo a la celebración de la vista administrativa. f) Que el estudiante Querellante podrá estar presente en la vista administrativa. g) Que la vista administraba será privada, a menos que los padres soliciten que se haga pública. h) Que se grabarán los procedimientos de la vista administrativa. i) Que no se suspenderá la vista administrativa, excepto que dicha solicitud se haga por escrito página 22 de 44 al menos cinco (5) días previo a su celebración y justifique dicha suspensión. C. Notificación: i. El juez administrativo deberá notificar inmediata y adecuadamente todas sus órdenes, notificaciones y resoluciones a través de SiPAEE y por correo general y/o electrónico suministrada por las partes, tanto a la parte Querellante O su representante legal, a la parte Querellada y/o su representante legal, a la División Legal de la Secretaría Asociada de Educación Especial del Departamento de Educación, la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional del Departamento de Educación y a la Unidad de Seguimiento a Querellas de la División Legal de la Secretaría Asociada de Educación Especial del Departamento de Educación. ii. Las notificaciones deberán enviarse a los siguientes correos electrónicos del Departamento de Educación: serviciosee_uspqrp@de.pr.gov (Unidad Secretarial de Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional); segquerellasee@de.pr.gov (Unidad Seguimiento de Querellas), dlee@de.pr.gov (División Legal de la Secretaría Asociada de Educación Especial) y al correo electrónico del abogado del D.E. Deberá mantener en el expediente toda la evidencia de envío, ya sea por correo postal o correo electrónico. 4. Consolidación de Querellas a. El juez administrativo podrá discrecionalmente consolidar dos (2) o más querellas pendientes ante sí que le hayan sido referidas por la Unidad Secretarial y presentadas por una misma parte querellante página 23 de 44 (estudiante). El juez administrativo emitirá su determinación sobre la consolidación por escrito y emitirá sus fundamentos para la misma. b. En caso de consolidarse las querellas, el término para emitir una decisión será el de la querella que primero estaba pendiente ante la consideración del juez administrativo. C. No podrán consolidarse querellas de diferentes estudiantes. d. En caso de que se trate de dos (2) O más querellas por un mismo asunto, pero de distintos estudiantes, no podrán consolidarse, pero la Unidad Secretarial podrá asignar los casos a un mismo juez administrativo quien los atenderá por separado. 5. Vista administrativa por procedimientos disciplinarios (Proceso expedito) a. Justificación del proceso i. La agencia educativa local tiene la potestad de aplicar medidas disciplinarias a un estudiante del sistema público, incluyendo a estudiantes dentro del Programa de Educación Especial. Si la medida disciplinaria es por más de diez (10) días lectivos dentro de un año escolar, ya sean consecutivos O intermitentes, se considerará un cambio de ubicación. ii. Cuando se constituye un cambio de ubicación, debe celebrase una reunión de COMPU, dentro del término de diez (10) días lectivos a partir del cambio de ubicación para determinar si hay una relación entre la conducta de indisciplina y la condición del estudiante por la cual recibe servicio dentro del Programa de Educación Especial. página 24 de 44 iii. Si la conducta no está relacionada con el impedimento, la imposición de la medida disciplinaria será aplicada como a los demás estudiantes que no son elegibles al Programa de Educación Especial. Si hay relación entre la conducta de indisciplina y la condición del estudiante el COMPU deberá tomar providencias al respecto. iv. Si los padres no están de acuerdo con el cambio de ubicación O la decisión tomada por el COMPU, O porque no se realizaron los procedimientos requeridos, podrán radicar una Querella al respecto. V. La agencia también podría presentar una querella cuando entienda que mantener la ubicación actual del niño podría resultar en daño para éste O para otros. vi. Para las querellas presentadas por asuntos disciplinarios se seguirá un procedimiento expedito donde el conciliador O mediador, según corresponda, tendrá hasta siete (7) días desde la presentación de la Querella para celebrar la reunión. Tendrá hasta quince (15) días desde la presentación de la Querella para llegar a acuerdos, conforme las secciones 6.8 y 6.9. En caso de alcanzar sólo acuerdos parciales 0 de no lograrse acuerdo alguno, se seguirá lo establecido en el siguiente inciso. b. Términos i. De no haber acuerdos se refiere el caso a un juez administrativo quien debe celebrar una vista administrativa dentro del término de veinte (20) días lectivos. El término para emitir la resolución será de diez (10) días lectivos después de celebrada la vista administrativa. Al emitir su decisión el juez administrativo pudiera: página 25 de 44 ii. Devolver al niño a la ubicación de la que fue removido si el juez administrativo entiende que la remoción se hizo en violación al procedimiento 0 que la conducta del niño fue una manifestación de su discapacidad; u iii. Ordenar un cambio de ubicación a una ubicación apropiada provisional por no más de cuarenta y cinco (45) días lectivos, si el juez administrativo determina que mantener la ubicación actual podría resultar en un daño para el niño O para otros. 6. Disposición de mociones sometidas por las partes previo o posterior a la celebración de la vista administrativa a. Términos para resolverlas: i. El juez administrativo está obligado a responder de forma apropiada todas y cada una de las mociones que le sean sometidas. Por razón de lo ágil y expedito que debe ser el proceso de adjudicación de Querellas, cualquier moción que sea sometida previa 0 posteriormente a la celebración de la vista administrativa deberá ser contestada en un término no mayor de diez (10) días calendarios de ser presentada. 7. Sobre la celebración de la vista administrativa a. Disposiciones generales sobre el proceso i. La Vista Administrativa deberá celebrarse puntualmente en la fecha, hora y lugar notificada. Deberá celebrarse con la comparecencia de todas las partes y las personas citadas por el juez administrativo, si alguno. ii. El juez administrativo velará fielmente por el orden de los procesos, manteniendo control de la vista administrativa y promoviendo siempre un clima de respeto, cordialidad y sensibilidad entre las partes, y hacia cualquier otro página 26 de 44 participante que esté presente en la vista administrativa. De igual forma, deberá mantener una conducta de serenidad y autocontrol en todo momento, demostrando absoluta imparcialidad y respeto hacia las partes y hacia cualquier otro participante de los procedimientos ante su consideración. iii. Extraordinariamente la vista administrativa se podrá celebrar por video conferencia o llamada en conferencia cumpliendo con los requisitos que se establecen en la Ley IDEA (2004) y el 34 Code of Federal Regulations, es decir: por petición de una de las partes y con el consentimiento tanto de la Querellante, como de la Querellada. iv. Previo a la vista la parte interesada deberá notificar a la otra parte y al juez administrativo de su interés de comparecer por video conferencia 0 llamada en conferencia. De no surgir alguna objeción, el juez administrativo deberá autorizar la comparecencia de la parte peticionaria por video conferencia 0 llamada en conferencia. V. De surgir alguna objeción por la otra parte, el juez administrativo, en su discreción, tomará la decisión de celebrar la vista según solicitado, O en su defecto, coordinará con las partes la transferencia de la vista administrativa para una fecha posterior, notificando adecuadamente la extensión de los términos, de ser necesario. El juez administrativo deberá considerar la etapa en que se encuentra el proceso para ejercer su discreción, especialmente si se trata de la celebración de la vista administrativa en su fondo. vi. El juez administrativo podrá emitir citaciones para la comparecencia de testigos, órdenes para la producción de página 27 de 44 documentos, materiales u otros objetos y órdenes para inspecciones oculares. vii. Las Reglas de Evidencia no serán de aplicación a las vistas administrativas, pero los principios fundamentales de evidencia se podrán utilizar para lograr una solución rápida, justa y económica del procedimiento. viii. El juez administrativo podrá excluir aquella prueba 0 evidencia que sea impertinente, inmaterial, repetitiva 0 inadmisible por fundamentos constitucionales O legales, basados en privilegios evidenciarios reconocidos por los tribunales. ix. El juez administrativo podrá tomar conocimiento oficial de todo aquello que pudiera ser objeto de conocimiento judicial en los tribunales de Puerto Rico. X. Durante el proceso de vista administrativa, el juez administrativo estará impedido de sostener comunicaciones ex parte con ninguna de las partes. No obstante: 1) El juez administrativo podrá comunicarse con una de las partes para discutir asuntos logísticos tales como: necesidad de un intérprete 0 de acomodos para la vista administrativa. 2) En caso de que se requiera un intérprete O proveer algún acomodo razonable para la vista administrativa, el juez lo notificará inmediatamente a la Unidad Secretarial. La Unidad Secretarial será responsable de coordinar con prontitud la provisión del intérprete 0 del acomodo necesario. Esta coordinación no podrá tener página 28 de 44 el efecto de dilatar innecesariamente los procedimientos ni de afectar los términos. xi. El peso de la prueba en toda vista administrativa de educación especial corresponderá a la parte querellante que solicita un remedio O impugna una determinación. Por su parte, el quantum de prueba requerido es el de preponderancia de prueba. b. Antes del inicio de la celebración de la vista administrativa i. El Juez Administrativa deberá auscultar la posibilidad de que los representantes legales de ambas partes dialoguen previo a la celebración de la vista administrativa y puedan llegar a acuerdos sobre los remedios solicitados O que estipulen prueba O hechos a presentar durante la vista administrativa. ii. El juez administrativo vendrá obligado a recoger los acuerdos llegados entre las partes, verificar si estos ponen fin a las controversias y, luego de evaluar si proceden en derecho, emitirá la resolución en conformidad con estos. c. Durante la celebración de la vista administrativa i. Grabación de los procedimientos 1) Todos los procedimientos deben ser grabados por el juez administrativo. 2) El juez administrativo grabará todo procedimiento, independientemente del tiempo de duración de los procesos de la vista administrativa, utilizando grabadora digital y el(los) disco(s) compacto(s) (CD) se hará(n) parte del expediente que se entregue a la página 29 de 44 Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio provisional del DE. 3) Las partes no podrán grabar los procedimientos de la vista administrativa sin previa notificación y autorización del juez administrativo. 4) El juez administrativo deberá advertir que esa grabación privada no constituye la grabación oficial del procedimiento administrativo. 5) De alguna de las partes requerir copia de la grabación, deberá solicitarlo mediante moción a esos efectos. 6) El Juez deberá inmediatamente hacer llegar la copia de la grabación a la USPQRP para que esta haga entrega a las partes de la copia solicitada. ii. Hoja de Asistencia 1) El Juez deberá proveer una hoja para la firma y constancia de las personas presentes durante la vista administrativa. iii. Presentación de las personas comparecientes 1) Las personas presentes deberán identificarse e informar en qué calidad comparecen a la vista administrativa. iv. Sobre la comparecencia de los padres a la vista administrativa sin representación legal 1) Cuando los padres comparecen a la vista administrativa sin un representante legal, el juez o jueza deberá velar por que el procedimiento sea uno página 30 de 44 sencillo, accesible, sensible, afable y comprensible para los padres. 2) De surgir una controversia de derecho sobre las alegaciones y los remedios solicitados en la Querella, el juez administrativo deberá orientar a los padres sobre su derecho, de así ellos entenderlo, a contratar los servicios de un representante legal. 3) De los padres indicar que realizarían las gestiones para contratar un representante legal, el juez deberá transferir la celebración de la vista administrativa y otorgarle un término no menor de veinte (20) días para que los padres notifiquen su representante legal. Así mismo, deberá extender apropiadamente el término para celebrar la vista administrativa y para emitir la resolución que resuelva las controversias. V. Exposición y notificación de acuerdos llegados entre las partes O de la prueba estipulada vi. Las partes deberán notificar sobre los acuerdos llegados O sobre la prueba estipulada y entregar copia de estas. El Juez deberá marcar dicha prueba como estipulada. 1) Coordinación del orden de la presentación de la prueba de la parte Querellante. 2) Coordinación del orden de la presentación de la prueba de la parte Querellada. 3) Toma de juramento de los testigos. página 31 de 44 4) Ubicar bajo las reglas a los testigos que no estarán durante la totalidad de la celebración de la vista administrativa. 5) Presentación de la prueba de la parte Querellante. 6) Presentación de la prueba de la parte Querellada. 7) Argumentaciones finales. (De ser necesarias). 8) Ordenes finales. (De ser necesarias). 9) De requerirse la celebración de una vista de seguimiento O de alguna las partes solicitar que la Querella se mantenga abierta por razón del cumplimiento de las órdenes 0 de los acuerdos llegados, el Juez 0 Jueza deberá emitir las órdenes correspondientes y extender el término de forma apropiada para emitir la resolución. d. Solicitud de Inhibición i. De alguna de las partes querellante O querellada presentar una moción de inhibición a recusación de parte ante juez administrativo, este actuará de acuerdo a lo establecido en la Reglas de Procedimiento Civil y de los Cánones de Ética Judicial. Específicamente, el asunto deberá ser referido al juez coordinador 0 en su defecto, a otro juez administrativo para que resuelva la solicitud. e. Inhabilidad del juez administrativo para continuar atendiendo la Vista Administrativa i. Si habiendo comenzado los procedimientos de vista administrativa o ésta haber concluido sin que se hubiere emitido Resolución, surge una situación O evento página 32 de 44 extraordinario por la cual el juez administrativo a cargo no podrá continuar entendiendo en el asunto (ej: muerte, enfermedad o cese) y el nuevo juez 0 jueza se convence de que no puede desempeñar sus deberes sin la celebración de una nueva vista sobre todos 0 parte de los hechos 0 sin oir nuevamente a algún testigo, el nuevo juez podrá tomar las medidas adecuadas que sean necesarias para resolver la Querella. f. Órdenes durante o posterior a la celebración de las vistas administrativas i. El juez administrativo deberá identificar, organizar e interpretar los asuntos medulares de la(s) controversia(s) y emitir órdenes para resolver la(s) misma(s) en su totalidad. El juez administrativo deberá proveer términos razonables, y conformes a la Política Pública del Departamento de Educación, para que las partes puedan cumplir con lo ordenado. ii. Toda orden que se emita durante la celebración de la Vista Administrativa O con posterioridad a esta deberá de plasmarse por escrito en un término no mayor de diez (10) días calendarios partir de su celebración. Toda orden 0 resolución emitida deberá ser procedente en derecho sustantivo y procesal, razonable, reflexionada, directa, basada en la prueba presentada durante la celebración de la vista administrativa y en el expediente y estableciendo fecha cierta para su cumplimiento y de ser posible, especificar el nombre de la persona (o su representante), obligada a cumplir la orden y posición que ocupa, a menos que sea la página 33 de 44 Resolución Final, en la que sólo pondrá la posición que ocupa dicha persona. g. Sanción económica o desestimación i. El juez administrativo podrá, en su función cuasi-judicial, imponer sanciones a alguna de las partes y/o representante legal, en los siguientes casos: 1) imponer una sanción económica a favor de una parte O de la agencia educativa, que no excederá de cien ($100.00) dólares, si la parte dejare de cumplir con alguna orden emitida, el juez administrativo le ordena que muestre causa por la cual no deba imponerle una sanción y la parte nuevamente incumple una orden. 2) ordenar la desestimación de la Querella, O eliminar las alegaciones, si la parte querellante, habiéndole el Juez administrativo advertido previamente sobre la desestimación, continúa en su incumplimiento de las órdenes emitidas. h. Sobre el Desistimiento i. Una parte Querellante podrá presentar una moción de desistimiento en cualquier momento previo a la contestación de la querella. ii. Luego de la presentación de la contestación a la querella, si la parte querellante presenta una moción de desistimiento, se requiere que la parte querellada exponga su posición sobre dicha solicitud. página 34 de 44 iii. De autorizarse el desistimiento, este será sin perjuicio. Esto quiere decir que la parte Querellante podrá someter otra querella sobre los mismos asuntos y remedios.