Registro y Control de Asistencia

A. Normas Generales 1. Todo empleado será responsable de orientarse respecto a las normas y procedimientos existentes para la administración y el registro de asistencia. 2. El sistema de registro de asistencia se utilizará con el propósito de la aprobación 0 denegación de algunos tipos de licencias, de investigaciones de la Oficina del Contralor, rendición de cuentas, de la adopción de medidas disciplinarias en los casos en que el empleado no cumpla con las disposiciones sobre la asistencia incluídas en este Reglamento, y como criterio para la evaluación del empleado. 3. Los empleados tienen la responsabilidad de registrar diariamente en el terminal biométrico ("ponchador") 0 en cualquier otro sistema que determine el Departamento, las horas específicas de entrada y salida de acuerdo con su turno de trabajo, así como el periodo de tomar alimentos, según aplique. 4. Los empleados son responsables de completar las solicitudes electrónicas relacionadas al registro de asistencia, siempre que sea necesario, y procurar la aprobación y tramitación de estas. 38 5. Los empleados deberán verificar sus balances en el sistema electrónico de asistencia del Departamento semanalmente, en 0 antes del martes de la siguiente semana. Es decir, el empleado deberá justificar las incidencias de la semana anterior, según corresponda, para certificar que la información allí reflejada es correcta, así como solicitar los ajustes pertinentes a su supervisor. El incumplimiento con esta disposición dará paso a la imposición de medidas disciplinarías, de conformidad con la Política de Asistencia y Puntualidad y el Reglamento de Medidas Correctivas y Acciones Disciplinarias. 6. En caso de que el terminal biométrico 0 el sistema de registro de asistencia del portal electrónico del Departamento no se encuentre en función, la asistencia, ausencia 0 tardanza deberá ser registrada de conformidad con las normas y directrices que disponga el Departamento. 7. Está prohibido registrar la asistencia de otro empleado. 8. Todo empleado que no registre su asistencia diariamente en los terminales biométricos asignados a su área de trabajo se expone a medidas disciplinarias, las cuales dependerán de la frecuencia y el patrón seguido de conformidad con la Política de Asistencia y Puntualidad. B. Todo supervisor será responsable de: 1. Orientar a los empleados en torno a las normas y procedimientos existentes para la administración y registro electrónico de asistencia. 2. Formentar la asistencia y puntualidad en su equipo de trabajo. 3. Mantener los registros electrónicos al día y aprobar por el medio electrónico disponible en 0 antes de cada miércoles, el uso de licencias y de ajustes correspondientes, solicitados por los empleados bajo su supervisión. Es decir, evaluará la semana anterior. El incumplimiento con esta disposición dará paso a la imposición de medidas disciplinarias de conformidad con la Política de Asistencia y Puntualidad y el Reglamento de Medidas Correctivas y Acciones Disciplinarias. 4. Monitorear la asistencia de sus empleados para asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos con la asistencia, jornada de trabajo y uso de licencias. 5. Coordinar los periodos de tomar alimentos, de manera que no se vea afectado el servicio prestado, ni se incurra en penalidades 0 tiempo compensatorio sin necesidad. 6. Realizar los ajustes semanales correspondientes en el sistema electrónico disponible. 7. Aplicar medidas correctivas cuando se incumpla con las normas y procedimientos establecidos y asociados con el registro de asistencia. 39 8. Notificar inmediatamente a la SARH 0 la Oficina de Transacciones de Personal de la ORE, según corresponda, cualquier situación relacionada al sistema, que impida el buen funcionamiento de este. 9. La SARH 0 la Oficina de Transacciones de Personal de la ORE, según corresponda, será responsable de monitorear el sistema y certificar que cada supervisor cumpla con dicha responsabilidad de manera apropiada. C. Ausencias 1. Un empleado se considerará ausente cuando no comparezca personalmente a su lugar de trabajo durante el horario oficial establecido. 2. Cuando el empleado tenga necesidad de ausentarse de su trabajo, por cualquier motivo, deberá notificarlo a su supervisor con anticipación. Si las razones justificadas imposibilitan informar la ausencia con anticipación, el empleado notificará a su supervisor por el medio más rápido y efectivo lo antes posible, durante el mismo día de la ausencia, para que este pueda hacer los arreglos pertinentes. 3. Siempre que el empleado se ausente deberá solicitar sus ajustes por medio del sistema electrónico disponible, y proveer justificación para cada una de sus ausencias 0 ponches omitidos. Ello deberá ser aprobado por el supervisor a través del mismo sistema. 4. Las ausencias autorizadas de los empleados se descontarán de los balances de licencias correspondientes. De no tenen balance disponible, el periodo de ausencia se descontará, en primer lugar, de su tiempo compensatorio, si tuviera alguno, y, en segundo lugar, se descontará del sueldo. 5. En caso de ausencia no autorizada del empleado, dicho periodo se descontará de su sueldo. 6. Las ausencias del personal docente con funciones de enseñanza y apoyo a la docencia ubicados en las escuelas no podrán descontársele de la licencia de vacaciones. En caso de que este personal no tenga balances disponibles en la licencia correspondiente, 0 no exista una licencia de la cual pueda descontarse el periodo de ausencia, se descontará del sueldo. 7. Las medidas correctivas 0 acciones disciplinarias por incidencias de tardanzas serán establecidas en la Política de Asistencia y Puntualidad. D. Tardanzas 1. Para el Personal Docente con Funciones de Enseñanza y el Personal de Apoyo a la Docencia ubicado en las escuelas, se considerará tardanza todo aquel registro ("ponche") que se realice desde un (1) minuto después de la hora de entrada al 40 turno de trabajo. Las tardanzas de este personal docente no podrán descontarse de la licencia de vacaciones. En caso de que no tenga balances disponibles en la licencia correspondiente 0 no exista una licencia de la cual pueda descontarse la tardanza, se descontará del sueldo. 2. Para el Personal Docente Directivo, Administrativo y de Supervisión se considerará tardanza todo aquel registro que se realice desde los seis (6) minutos después de la hora de entrada al turno de trabajo. De registrarse la entrada luego de 10 minutos a partir de la hora de entrada 0 de la hora de regreso del tiempo destinado a tomar alimentos, se realizará el descuento correspondiente. 3. Cuando un empleado vaya a llegar tarde, por cualquier motivo, será responsable de notificarlo a su supervisor con anticipación. Si las circunstancias particulares imposibilitan informar la tardanza con anticipación, el empleado notificará a su supervisor por el medio más rápido y efectivo, lo antes posible, durante el mismo día de la tardanza. 4. El empleado que llegué tarde deberá completar el formulario electrónico correspondiente y anejar la evidencia requerida. Quedará a la discreción del supervisor autorizar 0 no dicha tardanza, de no proveerse la evidencía correspondiente 0 el aviso previo. 5. Si el empleado registra su asistencia después de su hora oficial de entrada, se descontará el tiempo de la tardanza del balance de la licencia correspondiente. Si no hubo aviso ni justificación de la tardanza, se descontará del sueldo. 6. Las medidas correctivas 0 acciones disciplinarias por incidencias de tardanzas serán establecidas en la Política de Asistencia y Puntualidad.