Guías generales y requerimientos para someter formularios

ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS B5 Calle Tabonuco, Oficina 216 • PMB 356 • Guaynabo, PR 00968-3029 • Tel.: (787) 304-8686 • Fax: (787) 273-6082 www.ocs.gobierno.pr 1 de diciembre de 2015 CARTA CIRCULAR NÚM. CC-2015-1869-AV/AS A TODOS LOS ASEGURADORES DE VIDA, INCAPACIDAD, ORGANIZACIONES DE SERVICIOS DE SALUD Y ASOCIACIONES DE AUXILIO MUTUO QUE SUSCRIBEN SEGUROS DE VIDA, ANUALIDADES, SEGUROS DE CRÉDITO DEL CONSUMIDOR, SEGUROS POR INCAPACIDAD, SEGUROS CONTRA ACCIDENTES Y SEGUROS MÉDICOS EN PUERTO RICO GUÍAS Y REQUISITOS GENERALES PARA RADICAR LOS FORMULARIOS Estimados señores y señoras: La Oficina del Comisionado de Seguros tiene la misión de promover la solvencia, solidez, competitividad y desarrollo de la industria de seguros como sector vital de nuestra economía. Esto requiere, entre otras cosas, que se establezcan los mecanismos de regulación y auditoría, que a la vez resulten en procesos ágiles y expeditos. Con el fin de implementar guías adecuadas que promuevan una radicación ordenada de los formularios, por la presente la OCS notifica las siguientes guías: A. Enmiendas, Aditamentos o Endosos: 1. Las enmiendas, los aditamentos y los endosos deberán enmendar las pólizas y NO deberán enmendar otras enmiendas, aditamentos o endosos. Los aditamentos y endosos deben ser aplicables a las pólizas y no a las enmiendas, otros aditamentos u otros endosos. 2. La carta de trámite con la radicación especificará si la enmienda, el aditamento o el endoso se usará con respecto a pólizas vigentes o pólizas nuevas y si el uso del mismo será opcional u obligatorio para el asegurado o el titular de la póliza. La carta también especificará si la enmienda, el aditamento o el endoso conllevará un costo adicional para el asegurado. 2 3. Las enmiendas, aditamentos y endosos solo se aprobarán para usarse con pólizas específicas identificadas por la compañía. a. La carta de trámite especificará todos los formularios previamente aprobados que se usarán conjuntamente con los formularios incluidos en la radicación, lo cual incluye el número de identificación del formulario (exactamente como se aprobó), las fechas de aprobación y números de radicación de Puerto Rico o SERFF. No se aceptará fraseología como “este formulario se usará con nuestra carta de seguros de vida” o “con las pólizas de seguro de vida que se pudieran aprobar en el futuro”. B. Páginas para ser insertadas: La OCS aceptará que se radiquen páginas que se insertarán para sustituir o modificar páginas de una póliza o certificado ya aprobado. Esta radicación cumplirá con las disposiciones de la Carta Circular Núm. AV-III-8-935-83 del 4 de octubre de 1983 y con los siguientes requisitos: 1. La carta de trámite explicará las modificaciones o revisiones que se hacen mediante las páginas a ser insertadas en la póliza o certificado ya aprobado. 2. La carta de trámite indicará el número formulario de cada página a ser insertada e incluirá una explicación de cómo se usará dicha página y el tipo de producto para el cual se usará. 3. Si el asegurador se propone usar las páginas insertadas además de las páginas modificada mediante las páginas a ser insertadas, se incluirá una justificación de la razón por la cual el uso de ambas páginas es necesario y las condiciones bajo las cuales se emitirá cada página. En este caso la página nueva a insertarse debe reflejar un número de formulario único que lo distinga de otras páginas del formulario o del contrato previamente aprobadas. 4. Si la página a ser insertada reemplaza la página previamente aprobada, se debe identificar la página en la esquina inferior izquierda con el número de formulario de la póliza donde se incluye, así como la fecha de la revisión de la página. 5. La OCS se reserva el derecho de requerir en cualquier momento que el asegurador radique una póliza o certificado completamente revisado si la persona que examina la radicación no entiende que las páginas a insertarse son comprensibles y manejables. 3 6. Ningún contrato de póliza, enmienda, aditamento o endoso se constituirá exclusivamente de páginas a ser insertadas. C. Solicitudes: 1. La carta de trámite indicará si la solicitud se completará por teléfono o por otros medios electrónicos o si se usarán firmas electrónicas. No se permite la firma por voz para los seguros en Puerto Rico 2. La carta de trámite especificara cómo se usará la solicitud. Las solicitudes que se usarán electrónicamente o por teléfono deberán especificar su uso. Las descripciones generales, tales como “un formato electrónico” no serán suficientes. Se iniciará el procedimiento usado por el asegurador para recopilar, transmitir, almacenar y proteger la información en formato electrónico. 3. Si se emplea una entrevista por teléfono en el proceso de solicitud, la radicación incluirá una descripción detallada del proceso. La descripción se hará en un documento incluido como un documento de apoyo en el sistema SERFF e incluirá la siguiente información: a. Confirmación que un representante autorizado con licencia llevará a cabo la entrevista telefónica. b. Si las respuestas del solicitante obtenidas en la entrevista telefónica se harán parte de la solicitud y se usarán para evaluar la póliza. c. Si se formularán preguntas además de las que aparecen en el formulario de solicitud durante la entrevista telefónica y se pudiera denegar la cubierta o se podría aplicar una tarifa a base de dichas respuestas, la OCS requiere una confirmación por escrito que se proveerá al solicitante: 1) una copia de las preguntas que harán durante la entrevista telefónica, 2) una copia de las repuestas durante la entrevista telefónica y 3) la oportunidad de corregir las respuestas hechas durante la entrevista telefónica. Se deberá proveer una copia de las preguntas adicionales a la OCS para aprobación. d. Una explicación de cómo el asegurador conservará las preguntas formuladas y las repuestas en la entrevista telefónica y por cuánto tiempo se conservará dicha información, lo cual no podrá ser por menos de cinco (5) años, conforme a la Regla XII del Código de Seguros de Puerto Rico. 4 e. El proceso mediante el cual se le brinda al solicitante la oportunidad de revisar y cambiar sus respuestas antes de firmar la solicitud. f. Cómo y cuándo se obtiene la firma del solicitante en la solicitud completada. 4. El Código de Seguros permite la venta productos de seguros por medios electrónicos siempre y cuando se cumplan las disposiciones de la Sección 9.250 del Código de Seguros y de la Carta Normativa Núm. 2007-86-AV del 21 de diciembre de 2007. D. Pólizas de otros estados que cubren residentes de Puerto Rico: En la Sección 11.110(5) del Código de Seguros de Puerto Rico se establecen los requisitos para las pólizas de seguros grupales emitidas fuera de Puerto Rico que extienden la cubierta a residentes de Puerto Rico. Dichas radicaciones deberán proveer la siguiente información y documentos: 1. El formulario y el certificado póliza contendrá las cláusulas uniformes requeridas por el Código de Seguros. a. Si la póliza es de seguro de vida, incluirá las disposiciones uniformes del Capítulo 14 del Código de Seguros de Puerto Rico. b. Si la póliza se relaciona con los seguros por incapacidad, cumplirá con el Capítulo 17 del Código de Seguros de Puerto Rico. 2. Los formularios de otros estados que se emitirán a residentes de Puerto Rico se radicarán por separado de las radicaciones de las emisiones generales. 3. La carta de trámite de la radicación proveerá la siguiente información: a. Una lista de todos los formularios presentados con sus respectivos títulos y números de formulario b. Una descripción de cada formulario c. Identificación del grupo de otro estado d. Identificación del estado de domicilio del Asegurador e. Identificación del estado done se usa la póliza grupal f. La cantidad de personas a ser cubiertas en Puerto Rico 4. La radicación incluirán evidencia de la aprobación de la póliza del estado de domicilio en formato pdf, incluido bajo la pestaña de documentación de apoyo [Supporting Documentation]. Si el estado de domicilio no aprobó la 5 radicación, el personal de la OCS verificará que el producto en su totalidad cumple con el Código de Seguros de Puerto Rico. 5. Las radicaciones incluirá evidencia de la aprobación del estado donde se origina la póliza grupal, en formato pdf, bajo la pestaña de documentos de apoyo. E. Texto Variable: 1. Los formularios con información variable incluirán dicha información entre corchetes [ ] (al inicio y al final). No se aceptará ningún otro formato para identificar el texto variable. 2. Al usar los corchetes, se proveerá una explicación detallada aparte, para explicar TODO el material variable en los formularios, lo cual incluye todo el texto posible que se pudiera colocar dentro de los corchetes y se definirán las opciones y los rangos. La OCS no aceptará que la explicación de la variable indique que dicha variación "se hará conforme a la ley" o "según solicite el titular del contrato" o fraseología similar. 3. El uso de demasiadas variables resultará en que se deniegue la radicación, ya que el personal de la OCS posiblemente no pueda determinar si la radicación cumple con las leyes y los reglamentos de Puerto Rico. Los requisitos básicos de las pólizas, incluidas las disposiciones uniformes, exclusiones y limitaciones, no se podrán indicar en corchetes a menos que se incluyan frase alternativas junto con una explicación razonable. 4. No se permitirá el uso de corchetes para una página completa que constituya un formulario en blanco o genérico. 5. El nombre de la compañía no se indicará como variable. 6. La explicación de la variabilidad indicará la fraseología exacta de todo texto alternativo y/o una explanación de cuándo se omitirá por completo el texto variable. 7. No se aprobará ningún formulario de póliza si la persona asignada a revisarla no entiende que todas las variables son comprensibles y manejables. 8. Los beneficios que sean opcionales para los titulares de pólizas, contratos o certificados se presentarán como formularios, aditamentos o endosos separados. 6 F. Traducciones: 1. La Sección 5 de Regla XXIV del Código de Seguros de Puerto Rico estipula los formularios que tienen que proveerse en español. Estas incluyen las pólizas individuales de vida y incapacidad. 2. La certificación de traducción que se usará para este fin se encuentra en la pestaña de documentos de apoyo en SERFF en la sección titulada, "Traducción de pólizas- Vida, Incapacidad y Médicas" [Policy Translation - Life, Disability & Health]. 3. La certificación de la traducción deberá hacer referencia al número específico del formulario traducido. El número del formulario será exactamente lo que aparece en la esquina inferior izquierda de la versión en español del formulario. Esto significa que si la palabra "Formulario" no aparece en la esquina inferior izquierda, entonces dicha palabra no debe figurar como parte del número de formulario en la Certificación. 4. La certificación de la traducción estará fechada y firmada por un oficial autorizado de la compañía. 5. Todos los formularios traducidos se radicarán en la pestaña de formularios de SERFF. El número de formulario incluido en la sección para indicar el número de formulario bajo dicha pestaña será exactamente como se muestra en la esquina inferior izquierda del Formulario. Esto significa que si la palabra "Formulario" no aparece en la esquina inferior izquierda, no debe formar parte del número de formulario indicado bajo la pestaña de formularios. 6. La certificación de la traducción estará en formato pdf y no podrá tener ningún tipo de protección, de manera que el personal de la OCS pueda fijar un sello en la misma. G. Cambios en las Operaciones Comerciales: Esto incluye entidades asumidas, fusiones, desmutualizaciones, cambios de nombre o redomesticación. 1. Se presentará para aprobación un formulario de endoso para notificar un cambio de nombre de la compañía de seguros. El endoso se presentará en inglés y en español. 2. La certificación de la traducción se incluirá junto con la radicación bajo la pestaña de documentación de apoyo. 7 3. El formulario llevará un número único de identificación en la esquina inferior izquierda. 4. El endoso indicará que todos los beneficios permanecen iguales y que el asegurador que permanece asume plena responsabilidad bajo la póliza. 5. El endoso incluirá la dirección a donde el titular de la póliza podrá enviar los pagos de las primas y un número de teléfono para responder a preguntas, además de indicar la fecha efectiva del transacción. El endoso se enviará a todos los titulares vigentes de pólizas, contratos o certificados. 6. La radicación incluirá una lista de todos los formularios de la póliza previamente aprobados al que se le adjuntará el endoso e indicará el número de identificación de formulario, el número de radicación de Puerto Rico o SERFF y la fecha de aprobación. 7. La radicación incluirá una carta de trámite que indica que todos los formularios vigentes de la póliza se enmendarán con el endoso. 8. La carta de trámite especificará cuántos titulares de póliza quedarán afectados por esta transacción en Puerto Rico. 9. La carta de trámite indicará si la transacción se ha radicado con la División de Análisis Financiero de la OCS. 10. La carta de trámite especificará los formularios de póliza que se usarán para suscribir pólizas nuevas. 11. Si alguna fusión, desmutualización, cambio de nombre o redomesticación de productos de incapacidad (accidentes y médicos) también afecta a los productos de propiedad y contingencia, se hará una radicación separada con la División Actuarial de Propiedad y Contingencia de esta Oficina para hacer dicho cambio. Descontinuación de una línea o tipo de producto 1. La carta de trámite de la radicación incluirá una explicación de la línea o tipo de producto que se retirará del mercado con suficiente detalle para determinar el efecto que dicha acción tendrá en el público consumidor de seguros. 8 2. La carta de trámite identificará al asegurador que ofrecerá la cubierta de renovación o explica porqué no se ha gestionado algún asegurador de renovación. 3. Se incluirá en la radicación una copia del aviso que se enviará a los titulares de pólizas con respecto a las opciones que tienen. 4. La carta de trámite identificará los formularios que la compañía dejará de vender, incluida la fecha de aprobación y el número de radicación de SERFF o de Puerto Rico. 5. La carta de trámite indicará si la transacción se ha radicado con la División de Análisis Financiero de la OCS. Se requiere el cumplimiento estricto con las disposiciones de esta carta circular. Cordialmente, FIRMADA Ángela Weyne Roig Comisionada de Seguros