Controles Internos

A. Cada Operador de Concurso de Fantasía formulará por escrito un sistema completo de controles internos que se ciña a este Reglamento. El sistema de controles internos deberá estar diseñado para garantizar que: 1) se asegure y mantenga la confianza del público en la seguridad, la exactitud, la integridad y la rectitud de los Concursos de Fantasía; 2) se salvaguarden los activos de la operación; 3) la contabilidad del Operador cumpla con los principios de contabilidad generalmente aceptados; 4) se realicen las transacciones únicamente conforme a la autorización general o específica de la gerencia; 5) se registren las transacciones de manera adecuada, de modo que se permita una rendición de cuentas correcta de los ingresos y los derechos por concepto de Concurso de Fantasía y una responsabilidad contable de los activos; 86 REGLAMENTO DE CONCURSO DE FANTASÍA DE PUERTO RICO 6) se permita el acceso a los activos únicamente conforme a la autorización específica de la gerencia; 7) se comparen, a intervalos razonables, los registros de responsabilidad contable de activos con los activos existentes y se tomen medidas apropiadas en caso de cualquier discrepancia; y 8) se separen de manera apropiada las funciones, los deberes y las responsabilidades, manteniendo siempre un personal competente y cualificado, conforme a prácticas de integridad. B. Los nuevos Operadores formularán por escrito sus sistemas de control interno y los presentarán a la Comisión a más tardar treinta (30) días antes del inicio de las operaciones. La Comisión podrá reducir el plazo de treinta (30) días si el Operador presenta una solicitud por escrito a la Comisión. C. La Comisión examinará cada sistema de controles internos que se le presente y determinará si cumple los requisitos de este Reglamento. Si la Comisión encuentra alguna deficiencia, se lo informará por escrito al Operador y éste efectuará los cambios apropiados. Cuando la Comisión determine que el sistema de controles internos cumple con las normas mínimas, se lo notificará por escrito al Operador. Ningún Operador podrá operar su Concurso de Fantasía antes de que la Comisión haya aprobado su sistema de controles internos, a no ser que la Comisión lo autorice por escrito. D. Todo Operador deberá presentar a la Comisión cualquier cambio a su sistema de controles internos por lo menos diez (10) días antes de que el cambio entre en vigor, a no ser que la Comisión le ordene por escrito a hacer otra cosa. La Comisión 87 REGLAMENTO DE CONCURSO DE FANTASÍA DE PUERTO RICO determinará si aprueba o no los cambios y notificará por escrito su decisión al Operador. Ningún Operador modificará su sistema de controles internos si no se han aprobado antes los cambios, a no ser que la Comisión le ordene por escrito a hacer otra cosa. Sin embargo, la determinación de la Comisión respecto a todo cambio que se le presente se hará a más tardar treinta (30) días después de haber recibido la notificación de dicho cambio. E. No obstante lo descrito en el párrafo (D) anterior, los Operadores podrán poner en práctica cualquier medida de control interno, previo a requerir la autorización de la Comisión, cuando por situaciones extraordinarias sea necesario para garantizar el cumplimiento con párrafo (A) anterior y notificará de la medida tomada inmediatamente a la Comisión, junto con las razones que requerían su implantación inmediata previo a la autorización de la Comisión. La Comisión determinará, dentro de un término de treinta (30) días desde la notificación, si la medida deberá ser modificada de algún modo y notificará por escrito su decisión al Operador. F. El operador debe especificar en sus controles internos qué funciones (si las hay) son realizadas por un proveedor de servicios. El operador sigue siendo responsable del diseño adecuado y la eficacia operativa de todos los controles internos requeridos, independientemente de quién realice la función. G. La Comisión podrá desarrollar y publicar las Normas Mínimas de Control Interno (MICS) necesarias para abordar los requisitos establecidos en la ley y en este reglamento. Los controles internos del operador deberán abordar todos los temas contemplados en las MICS. 88 REGLAMENTO DE CONCURSO DE FANTASÍA DE PUERTO RICO