Mantenimiento y Conservación de los libros, registros y documentos

A. El operador deberá mantener sus libros, registros y documentos de las operaciones de Concurso de Fantasía de manera que muestren claramente los ingresos de Concursos de Fantasía sujetos a impuestos. Para propósitos de esta sección, "libros, registros y documentos": 93 REGLAMENTO DE CONCURSO DE FANTASÍA DE PUERTO RICO 1) Se definirán como todo libro, registro o documento relativo a, preparado en o producido por la operación de las Concursos de Fantasía, independientemente del medio en que se produzca o mantenga el registro, incluso, pero no limitado a papel, medios magnéticos, electrónicos, etc. 2) Incluirá todo formulario, informe, registro contable, libro mayor, libro auxiliar, información creada por computadora, registro de auditoría interna, correspondencia y registro de personal. 3) no incluirá copias de originales, excepto si en dichas copias figuran comentarios o anotaciones originales o partes de formularios originales que tengan varias partes. B. Los siguientes libros, registros y documentos originales se conservarán para la operación de Concurso de Fantasía por un mínimo de cinco (5) años): 1) Informes de Concurso de Fantasía; 2) Documentación acreditativa del cálculo de los ingresos procedentes de los Concurso de Fantasía; 3) Documentación e informes de auditoría interna; 4) Todos los demás libros, registros y documentos relativos a la operación de los Concursos de Fantasía que contengan la firma(s) original que acredite la exactitud de la transacción de los Concursos de Fantasía. C. A menos que se especifique lo contrario en esta parte, todos los demás libros, registros y documentos se conservarán hasta el momento en que los registros contables hayan sido auditados por los contadores públicos certificados independientes de la operación de Concurso de Fantasía, registrados o con licencia 94 REGLAMENTO DE CONCURSO DE FANTASÍA DE PUERTO RICO en Puerto Rico o en otra jurisdicción de los Estados Unidos, debidamente autorizados. El término independiente, tal como se utiliza en esta regla, es consistente con las definiciones establecidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados o las reglas de la Comisión de Valores y Bolsa, o ambas, en la medida en que sean aplicables. D. Los libros, registros y documentos mantenidos por el operador según lo dispuesto en esta sección se presumen confidenciales y no están sujetos a divulgación pública a menos que lo ordene un tribunal de jurisdicción competente. E. Los registros de la Comisión se regirán por estas disposiciones, previendo que, además de los registros que deben mantenerse confidenciales, los siguientes registros proporcionados por el operador a la Comisión se mantendrán confidenciales, a menos que lo ordene un tribunal, el custodio legal de los registros u otra persona debidamente autorizada para divulgar dicha información: 1) Registros de jugadores. 2) Informes de seguridad y auditorías de red. 3) Registros de control interno y de cumplimiento. 4) Registros de empleados. 5) Gastos de marketing 6) Los anexos complementarios a la auditoría certificada, excepto los libros y registros descritos en la subsección (A) de esta sección, que son obtenidos por la Comisión en relación con la auditoría anual. 7) Cualquier información solicitada específicamente para su inspección por la Comisión o un representante de la misma. 95 REGLAMENTO DE CONCURSO DE FANTASÍA DE PUERTO RICO F. Toda la información requerida por esta sección para ser registrada deberá ser registrada en forma permanente. G. El operador tiene la responsabilidad de cumplir con todos los demás requisitos de mantenimiento de registros establecidos por las leyes y reglamentos locales y federales, en relación con la conservación de libros, registros y documentos. Nada de lo aquí expuesto se interpretará como una exención para que el operador cumpla con cualquier otra obligación de preparar y mantener libros, registros y documentos según lo exigido por otras entidades del gobierno local o federal.