Reglamento para la Administración y Fiscalización de Donativos Legislativos.

COMPAÑIA DE TURISMO DE PUERTO RICO 5466 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y FISCALIZACION DE DONATIVOS LEGISLATIVOS 1996 COMPAÑIA DE TURISMO DE PUERTO RICO 5466 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y FISCALIZACION DE DONATIVOS LEGISLATIVOS INDICE Página Base Legal 1 Propósito 1 Definiciones 1 Uso y Disposición de Donativos Disponibilidad del Donativo 2-7 Fiscalización del Uso y Disponibilidad del Donativo 7-8 Penalidades 8 Claúsula de Salvedad 8 Vigencia 9 5466 20 Fecnagosto de 1956 9:20Am COMPAÑIA DE TURISMO DE PUERTO RICO Secretariq de Estado Por: REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION Y FISCALZACIONuxiliar de Estado DE DONATIVOS LEGISLATIVOS 1. Base Legal Este reglamento se adopta en virtud de lo dispuesto en el Artículo 5(c) de la Ley Núm. 10 de 18 de junio de 1970, según enmendada, (Ley de la Compañía de Turismo de Puerto Rico), el Artículo 4 (j) del Plan de Reorganización Núm. 4 de 22 de junio de 1994, según enmendado, que crea el Departamento de Desarrollo Económico y Comercio, el Artículo 13 de la Ley Núm. 258 de 29 de diciembre de 1995, (Ley de Donativos Legislativos) y de conformidad con la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada (Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme). 2. Propósito El propósito de este Reglamento es establecer el procedimiento a seguir para administrar y fiscalizar el desembolso y uso de los fondos públicos que la Asamblea Legislativa asigne bajo la custodia de la Compañía de Turismo de Puerto Rico a determinadas entidades semi-públicas o privadas, en calidad de donativo. 3. Definiciones A los fines de este Reglamento los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación: a. Año Fiscal todo período de doce (12) meses consecutivos entre el día primero del mes de julio de cada año natural y el treinta (30) de junio del año siguiente. b. Compañía Compañía de Turismo de Puerto Rico C. Director Ejecutivo Director Ejecutivo de la Compañía de Turismo d. Entidad Institución y organización semi-pública, pública o privada, cuyas actividades propendan al desarrollo de programas y servicios Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 2 de bienestar social, cultural, salud, educación y a mejorar la calidad de vida de los puertorriqueños. e. Fondos Suma de dinero asignada a una entidad en calidad de donativo por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, ya sea mediante ley 0 resolución conjunta. 4. Uso y Disposición de Donativos a. Toda entidad a la cual se le conceda un donativo legislativo bajo la custodia de la Compañía, deberá someter al Director Ejecutivo o su representante autorizado, documentos o evidencias que acrediten lo siguiente: 1. Que está organizada y constituída conforme a las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 2. Que tiene al día las licencias, permisos, autorizaciones o cualquier otro documento requerido por ley o reglamento para las actividades o funciones que lleve a cabo. 3. Nombre oficial, dirección física del domicilio, sede u oficina principal, número de télefono y dirección postal. 4. Nombre, dirección y cargo de cada uno de los miembros de su junta de directores, oficiales u otros que integren el cuerpo directivo de la entidad. a. La entidad deberá establecer medidas de control fiscal que permitan en todo momento identificar adecuadamente los fondos recibidos y evidenciar el uso dado o proyectado para los mismos. A esos efectos, deberá cumplir con las siguientes normas: 1. Someter al Area de Presupuesto de la Compañía una programación del desglose de gastos por objeto de uso del donativo, dentro Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 3 de los treinta (30) días siguientes a la fecha de vigencia de la disposición de ley o resolución conjunta que autoriza la repartición de fondos. Dicho desglose deberá estar a tono con la solicitud de fondos sometida a la Asamblea Legislativa. 2. Llevar un sistema de contabilidad y de controles internos de los fondos recibidos en calidad de donativos, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 3. Los fondos recibidos deberán depositarse en una cuenta bancaria especial, en forma separada de cualesquiera otros fondos que tenga a bien recibir la entidad, no más tarde del día laborable siguiente a su recibo y remitir a la Compañía copia del comprobante de depósito dentro de los cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. Se requerirán por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y deberá notificarse el nombre, dirección y firma de esas personas, tanto a la Compañía, como a las Comisiones de Hacienda del Senado y de la Cámara de Representantes. 4. Designar un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como de Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 4 guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. Esta persona tendrá la obligación legal de velar que el donativo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos necesarios de las actividades o funciones públicas para los cuales se otorgue y la de conservar los récords y documentos correspondientes para preparar y sostener los informes fiscales que se requieren en la ley. El director o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal. 5. Sólo se harán desembolsos que estén directamente relacionados con los propósitos para los cuales se asignó el donativo, según lo establecido en el documento solicitud de donativo sometido a la Asamblea Legislativa y al desglose de gastos sometido a la Compañía de Turismo. 6. No girarán cheques al portador ni efectuarán pagos en efectivo con cargo a los fondos del donativo. 7. Trimestralmente radicarán un informe detallado de los gastos incurridos, incluyendo clientela beneficiada y logros alcanzados a la Compañía, así como a las Comisiones de Hacienda del Senado y de la Cámara de Representantes. Este informe deberá someterse dentro de los Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 5 quince (15) días calendario posteriores al vencimiento del trimestre correspondiente. 8. La entidad será responsable de cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adecuados a las personas contratadas o empleados por ésta o que fueren subcontratados para prestar algún servicio relacionado con la actividad 0 función para la cual se asignó el donativo. 9. Mantener un libro de minutas de las reuniones de sus juntas 0 cuerpos directivos en las que se resuman, entre otras, las decisiones o resoluciones sobre política institucional referente al uso y disposición del donativo legislativo. 10. La entidad conservará actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro todos los cheques, facturas, órdenes de compra, récords, actas y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo durante un período de seis (6) años o una intervención del Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero. 11. Mantendrá los archivos, libros y documentos en todo momento disponible y accesible al personal y a los auditores designados por la Compañía, los funcionarios que designe la Asamblea Legislativa, la Oficina de Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 6 Presupuesto y Gerencia, el Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor de Puerto Rico, con el propósito de que puedan intervenir o auditar los fondos donados. 12. Cualquier cambio en el uso programado para los fondos, tanto en los conceptos de uso como de cantidad, tiene que tener la autorización previa del Director Ejecutivo o su representante autorizado, antes de incurrir en obligaciones o compromiso alguno. A esos efectos, la entidad someterá a la Compañía de Turismo una solicitud de reprogramación de fondos que deberá contener, por lo menos, el detalle por concepto de gastos del uso propuesto para los fondos y las justificaciones y explicaciones de las necesidades a atender y beneficios a obtener. Solamente se considerarán cambios para gastos directamente relacionados con las actividades especificadas en la solicitud de fondos sometidas a la Asamblea Legislativa y al desglose de gastos sometido a la Compañía de Turismo. 13. Las asignaciones para la celebración de convenciones, asambleas o congresos internacionales que se celebren en Puerto Rico se pondrán a la disposición de la entidad de que se trate por etapas, según determine el Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 7 Director Ejecutivo 0 su representante autorizado. De la cantidad asignada se retendrá no menos del diez por ciento (10%) de los mismos hasta que haya concluído la actividad y cuando se reciba a entera satisfacción de la Compañía el informe fiscal de la actividad. 5. Disponibilidad del Donativo La Compañía de Turismo a través del Area de Presupuesto dispondrá de los donativos de acuerdo a las siguientes normas: a. Revisará el desglose de gastos sometido por la entidad correspondiente y verificará que el mismo se ajuste a la solicitud de fondos sometida a la Asamblea Legislativa. b. Transferirá el donativo a la entidad en porciones, según lo determine el Director Ejecutivo o su representante autorizado una vez reciba y acepte el informe del desglose de gastos. No obstante, el Director Ejecutivo o su representante autorizado podrá autorizar la transferencia del donativo en su totalidad cuando entienda que los servicios que presta la entidad podrían afectarse de no recibir la totalidad del mismo. 6. Fiscalización del Uso y Disponibilidad del Donativo a. La Compañía tendrá la responsabilidad de supervisar que la entidad receptora utilice los fondos del donativo legislativo únicamente para sufragar los gastos necesarios de las actividades 0 funciones públicas para los cuales sean asignados. En el desempeño de esta función, la Compañía deberá examinar y auditar, en cualquier momento, los libros, cuentas y documentos justificativos del uso de los fondos Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 8 del donativo legislativo y otros recursos públicos que maneje la entidad receptora. La entidad receptora, por su parte, deberá colaborar con la Compañía y entregar a los funcionarios y empleados autorizados de ésta cualquier récord o documento que se le solicite relacionado con el examen 0 auditoría. Se dispone que la entidad receptora restituirá a la Compañía todos los fondos públicos no utilizados que le fueron autorizados y cualesquiera otros fondos que se determine mediante auditoría de que los mismos no fueron utilizados para los propósitos por los cuales le fueron asignados. Tal restitución será hecha dentro de sesenta (60) días siguientes a la fecha en que se determine mediante auditoría que dichos fondos no fueron utilizados para los fines asignados. 7. Penalidades Cualquier violación a este Reglamento por parte de la entidad correspondiente, menoscabará la elegibilidad para recibir el donativo legislativo y estará expuesta a las penalidades establecidas en la Ley de Donativos Legislativos. 8. Claúsula de Salvedad Si cualquier disposición o parte de este Reglamento fuese declarada nula 0 inconstitucional por un Tribunal competente, dicha determinación no afectará la validéz de las restantes disposiciones 0 partes del mismo. Reglamento para la Administración y Compañía de Turismo Fiscalización de Donativos Legislativos Página 9 9. Vigencia Este Reglamento entrará en vigor a los treinta (30) días de su radicación en el Departamento de Estado de Puerto Rico de conformidad con la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, según enmendada, después de ser aprobado por la Junta de Directores y el Director Ejecutivo de la Compañía de Turismo de Puerto Rico, el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio y el Gobernador de Puerto Rico. Aprobado por la Junta de Directores de la Compañía de Turismo de Puerto Rico, por el Director Ejecutivo de la Compañía de Turismo de Puerto Rico y por el Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio en San Juan, Puerto Rico el 31 de JULIO dx1996. Jorge A. Junquera Lcdo. Luis G. Fortuño Presidente Secretario Junta de Directores de la Departamento de Compañía de Turismo Desarrollo Económico y Comercio y Director Ejecutivo Compañía de Turismo Aprobado por el Gobernador de Puerto Rico en La Fortaleza, San Juan, Puerto Rico el 9 de agosto de 1996. Praw Roseles Pedro Rosselló González Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico