Conservación y disposición de los expedientes

Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de tres (3) años. Transcurrido dicho período la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, procederá como más adelante se expresa en este inciso (4). b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, antes del período de tres (3) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra Agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. c) Si el empleado separado solicitara una pensión del Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal Sistema podrá solicitar el 206 expediente del ex-empleado y la Administración de la Industria y el Deporte Hípico; quien lo remitirá al Sistema. En adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente. d) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Agencia conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un ex-empleado de la Administración de la Industria y el Deporte Hípico a otra agencia, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo reciba verificará y certificará el recibo de los documentos. f) Luego de que un expediente se mantenga inactivo tres (3) años en la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. 207 El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y procederá a enviar el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro. g) La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los empleados se hará conforme a las normas del reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. h) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de tres (3) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo record de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. j) Los documentos referentes a deudas a erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. k) Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación.