Regl. 7529, art. 15 dup2
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
Cite as Reglamento Núm. 7529, Art. 15 dup2
Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de
éstos desde la fecha de su ingreso original al Servicio Público hasta el momento de su
separación definitiva. La Administración de la Industria y el Deporte HÃpico, será
responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los
empleados, según se dispone más adelante y en armonÃa con la Ley Núm. 5 del 8 de
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diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y
Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la administración del
Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
1.
Clasificación de Expedientes Los expedientes de los empleados se
clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los
correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e
inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del
servicio.
2.
Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le
extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se
identificará con el nombre completo del empleado. En este expediente se
archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos:
a)
Historial de Personal
b)
Formulario de Examen Médico en casos que aplique ley ADA y en
adelante deberá archivarse en expediente separado y confidencial.
c)
Certificado de nacimiento en original o en su defecto certificación
sobre la autenticidad o existencia del certificado.
d)
Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (I-9)
establecido por la Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6
de noviembre de 1986 Ley Pública Núm. 99-603.
e)
Certificado expedido por la PolicÃa de Puerto Rico.
f)
Notificación de nombramiento y juramento.
g)
Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc.
h)
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado.
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i)
Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos 0
cualquier otro aspecto relacionado con la retribución.
j)
Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el
servicio, o mejoras administrativas.
k)
Documentos que reflejen acciones disciplinarias, que sea finales y
firmes asà como resoluciones de la Junta de Apelaciones del Sistema de
Administración de Personal al respecto cuando dicho foro haya sostenido
una decisión de sanción.
I)
Certificaciones de servicios prestados al Gobierno.
m) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del
expediente.
n)
Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos.
o)
Récord de adiestramientos.
p)
Documentación relacionada con la participación de empleados en
el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus
Instrumentalidades.
q) Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin
sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y
autorizaciones de pagos de matrÃcula.
Γ) Récord de licencias.
s)
Récord de accidentes por causas ocupacionales.
t)
Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de
asociaciones, obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la
Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley.
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