EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Administración de la Industria y el Deporte Hípico, será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y 115 Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, Núm. 4284 de 15 de noviembre de 1991. 1. Clasificación de Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de Seguro Social. En este expediente se archivará, entre otros, el original de los siguientes documentos: a. Historial de Personal b. Formulario de Examen Médico En casos que aplique la Ley ADA y en adelante deberá archivarse en expediente separado y confidencial. c. Copia autenticada del certificado de nacimiento o en su defecto certificación sobre la autenticidad o existencia del certificado. d. Formulario Verificación de Elegibilidad para Empleo (Formulario I- 9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986, Ley Pública 99-603). e. Certificado expedido por la Policía de Puerto Rico. f. Notificación de nombramiento y juramento 116 g. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. h. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado i. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. j. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas. k. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, que sean finales y firmes así como resoluciones de la Comisión Apelativa de Administración de Recursos Humano del Servicio Público al respecto cuando dicho foro haya sostenido una decisión de sanción. I. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno m. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. n. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos O. Récord de adiestramientos p. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados de Gobierno y sus Instrumentalidades q. Documentos de becas o licencias para estudios, con o sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula. r. Record de licencias S. Record de accidentes por causas ocupacionales 117 t. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley. 3. Examen de los Expedientes a. El custodio de los expedientes de los empleados será el (la) Director (a) de Recursos Humanos de la Administración de la Industria y el Deporte Hípico. b. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el (la) propio (a) empleado (a) para otros fines. El custodio de los expedientes será responsable por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. C. Todo (a) empleado (a) tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El (la) empleado (a) deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres (3) días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal correspondiente. 118 d. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de retribución, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. b. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. En el caso de todo (a) empleado (a) que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco (5) años. Transcurrido dicho período, la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, procederá como más adelante se expresa en este inciso (4). b. En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Administración de la Industria y el Deporte Hípico antes del período de cinco años, éste reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si 119 otra agencia solicita el expediente del (la) empleado (a) por razón de que éste se haya reintegrado al servicio se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del (la) empleado (a) en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el (la) empleado (a) separado (a) solicitara una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal Sistema podrá solicitar el expediente del (la) ex-empleado (a) y la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, lo remitirá al Sistema. En adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente. d. En todo caso en que ocurra la muerte de un (a) empleado (a) activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la agencia conservará el expediente y dispondrá de él, de acuerdo a las normas del Reglamento Núm. 4284 Sección (C), Artículo 30 Disposición de Documentos Públicos. En caso de que el (la) empleado (a) sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e. Siempre que se transfiera un expediente de un (a) empleado (a) O de un (a) ex-empleado (a) de la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, a otra agencia se preparará una certificación de 120 los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. f. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Administración de la Industria y el Deporte Hípico, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá su resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y procederá a enviar el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro. g. La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los empleados se hará conforme a las normas del Reglamento Núm. 4284, supra. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. h. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo record de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. 121 i. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. j. Se mantendrá un registro en el expediente del (la) empleado (a) de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. k. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento Núm. 4284, supra.