Notificaciones y términos para cita

16.1 Todas las notificaciones se harán por escrito y se incluirá una copia en el expediente, utilizando los documentos y los formularios establecidos por el Programa. Se utilizará el formulario Notificación de Cita, en el cual se le indicará a cada participante la fecha, hora y lugar de la mediación, así como el/la mediador/a asignado/a al caso. 16.2 El/la Especialista de Pensiones Alimentarias asignado/a al caso podrá coordinar las citas por teléfono, mediante acuerdos entre los 14 participantes. De surgir necesidad de cambios en las fechas establecidas para la reunión de mediación, los participantes deberán notificarlo al Programa previamente por el medio más rápido y efectivo. En estos casos, el/la Especialista de Pensiones Alimentarias anotará en el expediente los cambios y las acciones que correspondan. 16.3 Se citará a todos los participantes a la reunión de mediación en un término que no excederá diez (10) días laborables desde la última fecha que conste en el expediente, en la que se pudo coordinar la asistencia de todos. Las notificaciones se enviarán por correo ordinario, con excepción de los casos de urgente necesidad en que se podrá utilizar el/la emplazador/a del Programa para que notifique personalmente a cualquier participante. 16.4 No se entregarán notificaciones a las personas que participan en el proceso de mediación para que éstas las diligencien a las demás partes.