Reglamento del Comité de Auditoria Interna. Radicado el 18 de noviembre de 2008, por la Administración de la Industria y el Deporte Hípico. Vigencia 30 días después de su presentación.

FUNCIONES, DEBERES Y RESPONSABILIDADES Las funciones, deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros del Comité estarán enmarcadas en el establecimiento de recomendaciones a la Alta Gerencia para que los objetivos y las metas de la Agencia se cumplan a 9 305 cabalidad. Sin que se entienda como una limitación, las funciones, deberes y responsabilidades serán las siguientes: 1. Funciones del Comité: a. Desempeñar el trabajo de forma independiente. b. Revisar y aprobar el Plan de Trabajo de Auditoría Interna preparado por la Oficina de Auditoría Interna. C. Implantar y vigilar el cumplimiento de las políticas, normas u órdenes en materia de auditoría interna. d. Recomendar, a la medida que sea posible, la contratación de los servicios de peritos o especialistas en el campo que corresponda. e. Asistir a la Oficina de Auditoría Interna en llevar a cabo su responsabilidad fiscalizadora. f. Recibir y aprobar el Informe de Labor Realizada de OAI. g. Mantener Control de todos los informes emitidos por la Oficina de Auditoría Interna y realizar las evaluaciones de calidad (peer review) correspondientes a éstos. h. Estudiar y dar seguimiento a los Planes de Acciones 0 Medidas Correctivas que se preparen sobre dichos Informes de Auditoría. Evaluar las medidas correctivas e implantadas según dichos planes. i. Revisar los resultados de auditorías realizadas por la Oficina del Contralor de Puerto Rico o cualquier otra agencia reguladora. Darle seguimiento a los hallazgos y asegurarse 10 305 que se cumplan con los Planes de Acciones Correctivas correspondientes a dichas auditorías. j. Asesorar a la Oficina de Auditoría Interna y a la Alta Gerencia sobre cualquier asunto traído a su consideración brindando información técnica o de cualquier tipo en beneficio de la Agencia. k. Requerir evidencia a los empleados o funcionarios concernidos sobre las medidas correctivas implantadas. I. Velar porque la Alta Gerencia informe las irregularidades y/o pérdidas de propiedad o fondos públicos a las Agencias pertinentes según lo dispone la Ley Núm. 96 de 26 de junio de 1964, según enmendada, relacionada a la imposición de notificar a las Agencias Fiscalizadoras las irregularidades cometidas en el manejo de propiedad y fondos públicos. m. Preparar los Informes correspondientes sobre los resultados de sus reuniones, acuerdos y recomendaciones. n. Llevar a cabo cualquier otra función o encomienda relacionada a sus funciones y responsabilidades. 2. El Comité en Operación a. El Comité de Auditoría Interna llamará a sesión al menos cuatro (4) veces al año y/o cuantas veces consideren 0 entiendan necesario, procurando que todos sus miembros asistan a la misma. 11 305 b. Cada miembro expresará con su voto cuando sea necesario, su aprobación o negativa a cualquier asunto sometido a su consideración. C. En algunos casos el Comité deseará recibir una copia de los Informes de Auditoría; habrá otras ocasiones en que solamente se distribuirá a los miembros del Comité un resumen de todos los Informes generados por la Oficina de Auditoría Interna. d. El Comité quedará válidamente constituído con la asistencia de dos (2) de sus miembros. Cuando el Presidente del Comité no asista a cualquier sesión, se nombrará un Presidente Interino por mayoría de sus miembros. e. Cada acta o minuta levantada en cada sesión del Comité será firmada por todos sus miembros. f. Realizar cualquier otra función o encomienda relacionada a sus responsabilidades. 3. Deberes del Presidente y sus Miembros a. Presidente 1) Presidir todas las sesiones convocadas, darle inicio y declararlas finalizadas al término de las mismas. 2) Mantener imparcialidad en el desempeño de sus funciones oficiales. 3) Velar porque el Comité se reúna no menos de cuatro (4) veces al año. 12 305 4) Fijar la orden del día, teniendo en cuenta las peticiones de los demás miembros. 5) Familiarizarse con todas las Leyes, Reglamentos, Normas y Procedimientos que rigen a la Agencia. 6) Moderar el desarrollo de cualquier debate que surgiera en las sesiones del Comité. 7) Someter cada asunto a votación y notificar a los demás miembros del Comité sobre los resultados de la votación. 8) Firmar las actas o minutas de las sesiones celebradas, dándole así su aprobación. 9) Respetar y hacer que se respeten a todos los miembros del Comité brindando con su ejemplo disciplina, educación y honestidad. 10) Realizar cualquier otra función o encomienda relacionada a sus funciones y responsabilidades. b. Miembros 1) Asistir a todas las sesiones convocadas y no abandonar las mismas, salvo con la debida autorización del Presidente. 2) Cumplir responsablemente con todas aquellas funciones o encomiendas delegadas de acuerdo con los deberes del cargo. 13 305 3) Familiarizarse con todas las Leyes, Reglamentos, Normas y Procedimientos que rigen a la Agencia. 4) Mantener imparcialidad en el desempeño de sus funciones oficiales. 5) Mantener en total y absoluta confidencialidad la información, documentos, testimonios y asuntos tratados en las sesiones. 6) Notificar a las autoridades correspondientes y a la Alta Gerencia sobre cualquier irregularidad O fraude que se detecte y/o del cual han advenido en conocimiento. 7) Realizar cualquier otra función 0 encomienda relacionada a sus funciones y responsabilidades. C. Coordinador 1) Procesará y entregará al comité los Informes de Auditoría, interna o externa, como también cualquier otro documento o información relacionada a Auditoría Interna. 2) Ofrecerá al Comité cualquier información complementaria o aclaración oportuna en asuntos relacionados a Auditoría Interna. 3) Realizar cualquier otra función o encomienda relacionada a sus responsabilidades dentro del Comité. 14 305 4. Deberes del Secretario del Comité a. Preparar la agenda de las sesiones. b. Efectuar y tramitar las convocatorias de las sesiones por orden del Presidente del Comité. C. Preparar los documentos requeridos para las sesiones convocadas. d. Elaborar y redactar las actas o minutas de cada sesión con los acuerdos y determinaciones a que llegue el Comité. e. Someter las actas o minutas a consideración y aprobación del Comité en la sesión siguiente. f. Comunicar lugar, fecha y hora de las sesiones. g. Realizar cualquier otra función o encomienda relacionada a sus funciones y responsabilidades. 5. Sesiones El Comité se reunirá en el lugar, día y hora que comunique el Presidente en relación a cualquier asunto que entiendan necesario. Las sesiones serán convocadas por el Presidente 0 por mayoría de sus miembros, sin que se entienda como una limitación. El Comité podrá reunirse tantas veces entiendan necesarios para cumplir con sus funciones, estableciendo como mínimo cuatro (4) sesiones al año natural. Cuando los asuntos del día no alcancen a ser terminados en la misma sesión, el Presidente comunicará el lugar, día y hora para su continuación, tomando en cuenta la importancia del asunto. En todo 15 305 caso, la convocatoria para la continuación de los asuntos deberá ser realizada dentro del plazo de treinta (30) días laborables siguientes a dicha sesión inconclusa. 6. Responsabilidades a. Quórum - El Comité quedará válidamente constituído con la asistencia de dos (2) de sus miembros. Si transcurridos cuarenta y cinco (45) minutos luego de la hora de iniciación de la sesión no están presentes los miembros, el Secretario del Comité deberá tratar de comunicarse con éstos para instarlos a asistir a la misma. De no ser posible reunir la sesión, se dejará constancias en el acta o minuta declarando lo ocurrido. b. Asistencia -La asistencia a las sesiones será considerada compulsoria para todos los que componen el Comité y podrá ser base para declararlo como un incumplimiento del cargo y se podrá tomar las medidas disciplinarias constituídas en el Reglamento de Recursos Humanos de la Administración de la Industria y el Deporte Hípico. C. Deliberaciones - No podrá deliberarse ningún asunto no incluído en la orden del día, salvo que estén presentes todos los miembros del Comité y sea declarada la premura y urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría. 16 305 d. Actas 0 minutas - El Secretario del Comité elaborará un acta o minuta en cada sesión y la misma será sometida para la aprobación de todos los miembros presentes. El propósito inmediato del acta o minuta es servir como memoria o archivo de datos a la audiencia, ella también sirve para guardar en forma útil y mantener la información como un archivo permanente y disponible para el lector en cualquier tiempo y por cualquier razón. e. Adopción de acuerdos - El comité procurará que los acuerdos a que lleguen sean adoptados por mayoría de sus miembros. f. Confidencialidad - La información y los documentos recopilados u obtenidos en el transcurso de sus funciones no podrá ser revelada ni utilizada para otros fines. La información es considerada privilegiada y confidencial. g. Informes - El Comité preparará un Informe Anual que deberá contener, pero sin limitarse, a todas las evaluaciones, análisis, hallazgos, asesoramientos, determinaciones, estudios, recomendaciones y cualquier otro asunto relacionado con las funciones que le han sido delegadas durante el año natural. El informe deberá estar firmado por todos los miembros y se entregará al Administrador Hípico o su Representante Autorizado, al 17 305 Secretario del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio y al Contralor de Puerto Rico.