Carta Normativa Especial Núm. 1-2001, Normas que Regirán la Publicación de Convocatorias y las Oportunidades de Becas en el Registro Central de Convocatorias y Becas.

OFICINA DE CAPACITACIÓN Y ASESORAMIENTO EN ASUNTOS LABORALES Y DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE GERENCIA Y PRESUPUESTO 8136 Fecha: 12 de enero de 2012 Hon. Kenneth D. McClintock Secretario de Estado Por: Eduardo Arosemena Muñoz Secretario Auxiliar de Servicios CARTA NORMATIVA ESPECIAL NÚM. 1-2011 NORMAS QUE REGIRÁN LA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS Y LAS OPORTUNIDADES DE BECAS EN EL REGISTRO CENTRAL DE CONVOCATORIAS Y BECAS CUYA DIVULGACIÓN ES REQUERIDA POR LA LEY NÚM. 32 DE 23 DE ENERO DE 2006 OFICINA DE CAPACITACIÓN Y ASESORAMIENTO EN ASUNTOS LABORALES Y DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE GERENCIA Y PRESUPUESTO 1 de noviembre de 2011 CARTA NORMATIVA ESPECIAL NÚM. 1-2011 Jefes de Agencias Administradores Individuales del Sistema de Administración de los Recursos Humanos, Jefes de Agencias Excluidas de la Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público, Alcaldes, Presidentes de Legislaturas Municipales, Rama Legislativa y Rama Judicial Samuel G. Dávila Cid Juan Carlos Pavía Director Director Oficina de Capacitación y Asesoramiento Oficina de Gerencia y Presupuesto en Asuntos Laborales y de Administración de Recursos Humanos NORMAS QUE REGIRÁN LA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS Y LAS OPORTUNIDADES DE BECAS EN EL REGISTRO CENTRAL DE CONVOCATORIAS Y BECAS CUYA DIVULGACIÓN ES REQUERIDA POR LA LEY NÚM. 32 DE 23 DE ENERO DE 2006 I. INTRODUCCIÓN La Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, según enmendada, conocida como "Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público" (en adelante, Ley Núm. 184), dispone la creación de la Oficina de Capacitación y Asesoramiento en Asuntos Laborales y de Administración de Recursos Humanos (en adelante, OCALARH). Dicha Ley, asigna a OCALARH el deber ministerial de implementar la política pública en lo relativo a la administración de los recursos humanos de las agencias que constituyen Administradores Individuales. La referida Ley, reafirma el mérito como principio rector y fundamental en el servicio público. Este principio promulga que sean los más aptos los que sirvan al Gobierno y que todo empleado público sea seleccionado, ascendido, retenido y tratado en su empleo en consideración al mérito y la capacidad, sin discrimen por razón de raza, color, sexo, nacimiento, origen o condición social, por ideas políticas o religiosas, edad, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho, condición de veterano, ni por impedimento físico o mental. 1 Mediante la Ley Núm. 133 de 12 de julio de 2011, se redenomina la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (ORHELA), como Oficina de Capacitación y Asesoramiento en Asuntos Laborales y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH). 05-06324 Carta Normativa Especial Núm. 1-2011 1 de noviembre de 2011 Página 2 Durante los últimos años, la tecnología de información ha impactado de forma significativa los procesos y trámites que se llevan a cabo en las agencias gubernamentales, contribuyendo de manera ágil y efectiva a la prestación de servicios y divulgación de información gubernamental. Cónsono con lo antes expuesto, la Ley Núm. 32 de 23 de enero de 2006, créó el Registro Central de Convocatorias y Becas para garantizar a los servidores públicos y a la ciudadanía en general, la más amplia divulgación y accesibilidad de la información sobre las oportunidades de empleos y becas en el Gobierno. A su vez, dicha Ley apoya y facilita la aplicación y el cumplimiento de los preceptos de equidad, igualdad y justicia que proclama la Ley Núm. 184. A esos efectos, es necesario que los diversos organismos gubernamentales y su personal concernido tomen conocimiento de esta reglamentación y asuman la responsabilidad por la adecuada aplicación de la misma. II. BASE LEGAL Esta Carta Normativa Especial se adopta de conformidad con el Articulo 4, Sección 4.3 inciso 2(a) de la Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, según enmendada, conocida como "Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público" y la Ley Núm. 32 de 23 de enero de 2006, enmendatoria de la Ley Núm. 184. III. APLICABILIDAD La presente Carta Normativa Especial aplicará a todas las Agencias y Administradores Individuales del Sistema de Administración de los Recursos Humanos, así como a las Corporaciones Públicas y los Municipios y a las demás Agencias Excluidas del Sistema de Administración de los Recursos Humanos, con excepción de la Oficina Propia del Gobernador, de las Oficinas Propias de los Alcaldes, del Tribunal Supremo, de las Oficinas Propias del Juez Presidente y del Administrador de los Tribunales, de las Cámaras Legislativas y de las Secretarías de las Legislaturas Municipales. IV. DEFINICIONES Los siguientes términos, tal y como figuran en esta Carta Normativa Especial, deberán interpretarse de la siguiente manera: 1. Administrador Individual - Significará la agencia u organismo comprendido dentro del Sistema de Administración de los Recursos Humanos, cuyo personal se rige por el Principio de Mérito y se administra con el asesoramiento, seguimiento y ayuda técnica de OCALARH. 2. Agencia Significará el conjunto de funciones, cargos y puestos que constituyen toda la jurisdicción de una autoridad nominadora, independientemente de que se le denomine departamento, municipio, corporación pública, oficina, administración, comisión, junta o de cualquier otra forma. Carta Normativa Especial Núm. 1-2011 1 de noviembre de 2011 Página 3 3. Beca Significará la ayuda monetaria que se otorga a una persona para que prosiga estudios superiores en una universidad o institución acreditada con el fin de ampliar su preparación académica profesional o técnica y cuya concesión debe responder a la necesidad del servicio o de capacitación del personal en el servicio público. 4. Convocatoria Significará el documento donde constará oficialmente las determinaciones en cuanto a requisitos mínimos, requisitos especiales, tipo de competencia, tipo de examen, y todos aquellos aspectos que sean necesarios o convenientes divulgar para anunciar las oportunidades de ingreso a una clase de puesto vigente o aplicable durante cierto tiempo. 5. Principio de Mérito Se refiere al concepto de que todos los empleados públicos serán seleccionados, ascendidos, retenidos y tratados en todo lo referente a su empleo sobre la base de la capacidad, sin discrimen por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, origen o condición social, ni por sus ideas políticas o religiosas, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o acecho², condición de veterano, ni por impedimento físico o mental. 6. Registro Central de Convocatorias y Becas Aplicación desarrollada para publicar las convocatorias y el anuncio de las oportunidades de becas en el Gobierno a través de la red de Internet. 7. Registro de Elegibles Lista de nombres de personas que han cualificado para ser consideradas para nombramiento en una clase determinada, colocadas en orden descendente de calificación. V. ESTABLECIMIENTO DEL REGISTRO CENTRAL DE CONVOCATORIAS Y BECAS La Sección 6.3, inciso 3(c) de la Ley Núm. 184³, le otorga a OCALARH la responsabilidad de establecer y administrar un Registro Central de Convocatorias y Becas (en adelante, el Registro). Esta Ley persigue la publicación de manera electrónica de las convocatorias en el Gobierno, además de anunciar las oportunidades para la concesión de becas, a través del Internet por parte de las entidades gubernamentales a las que les son de aplicabilidad las disposiciones de esta Carta Normativa Especial. Mediante el uso del Registro, los ciudadanos pueden identificar fácilmente las oportunidades de empleo y de becas disponibles en las agencias concernidas. A su vez, la disponibilidad del Registro en Internet, constituye un modo adicional mediante el cual los ciudadanos pueden obtener información. Esto, contribuirá a reforzar el Principio de Mérito y a que se cumpla con la libre competencia en la consecución de empleos en el sector público. El referido Registro está disponible a través de las páginas de Internet del Gobierno www.pr.gov y de OCALARH www.ocalarh.pr.gov. 2 La Ley Núm. 84 de 30 de julio de 2007, enmienda el Artículo 2, Sección 2.1 (1) de la Ley Núm. 184, a los fines de prohibir el discrimen en el servicio público por motivo de violencia doméstica, agresión sexual o acecho. 3 El Artículo 2 de la Ley Núm. 32 de 23 de enero de 2006, enmendó la Sección 6.3, inciso 3 (c) de la Ley Núm. 184. Carta Normativa Especial Núm. 1-2011 1 de noviembre de 2011 Página 4 VI. DISPOSICIONES APLICABLES PARA LA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS Y BECAS A TRAVÉS DEL PORTAL DEL GOBIERNO Los siguientes términos y condiciones regirán el uso de la aplicación del Registro Central de Convocatorias y Becas, a través del Internet: 1. La Autoridad Nominadora de cada agencia, en conjunto con el Director de Recursos Humanos, designará mediante el formulario disponible a estos fines, al menos tres (3) funcionarios que tendrán la responsabilidad de entrar la información a la aplicación.⁴ 2. La información de las convocatorias y las becas se registrará por los funcionarios designados de cada agencia a través de la aplicación del Registro, la cual está accesible en la Sección de Aplicaciones de nuestra página electrónica www.ocalarh.pr.gov. Aquellas agencias que ya cumplieron con la designación de los funcionarios para registrar la información sobre las convocatorias, no tendrán que completar el formulario nuevamente. Los funcionarios designados para la entrada de convocatorias tendrán a su cargo además, la responsabilidad de entrar la información de las becas en el Registro. 3. El formulario "Designación de Funcionarios Registro Central de Convocatorias y Becas", está accesible a través de nuestra página electrónica www.ocalarh.pr.gov, en la Sección de Formularios. Una vez cumplimentado, el referido formulario deberá remitirse a la dirección de correo electrónico convocatorias@ocalarh.pr.gov. a través del facsímil (787) 250-1145 o por correo postal a la siguiente dirección: P O Box 8476, San Juan, Puerto Rico 00910-8476. 4. OCALARH solicitará a la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) que le provea un código de acceso (nombre de usuario y contraseña) a cada funcionario designado. Este código les permitirá acceder y trabajar con la aplicación. El código será para el uso exclusivo del funcionario al que se le asigne; el mismo no será transferible. Si alguno de los funcionarios fuera relevado de este proceso, será responsabilidad de la agencia completar la Parte B del formulario antes mencionado y notificar el cambio a OCALARH para el trámite de la cancelación del código de acceso. Al designar un nuevo funcionario, deberá indicarlo en la Parte A de dicho formulario para asignarle un código de acceso. 5. OCALARH enviará, mediante correo electrónico, el código de acceso asignado a cada funcionario designado. Los funcionarios designados serán responsables de guardar y mantener dicho código en un lugar seguro. En caso de que algún funcionario pierda u olvide el código de acceso, será necesario que la Autoridad Nominadora de la agencia Sobre este particular, OCALARH emitió el Memorando Especial Núm. 2-2010 de 12 de febrero de 2010, titulado "Designación de Funcionarios por Cada Agencia para la Publicación de Oportunidades de Reclutamiento, Ascenso y Adiestramiento en el Registro Central de Convocatorias' Carta Normativa Especial Núm. 1-2011 1 de noviembre de 2011 Página 5 solicite el mismo mediante comunicación escrita dirigida al Director de OCALARH. Esta Oficina no se responsabiliza de las consecuencias que puedan surgir por el olvido o pérdida del referido código. 6. Las agencias serán responsables de que las convocatorias y becas se publiquen en el Registro, además de que la publicación de las mismas comience estrictamente en la fecha de emisión (apertura) oficialmente establecida por la agencia. Para cumplir con dicho mandato, se sugiere que las agencias entren la información en el Registro con al menos dos (2) días laborables de antelación a la fecha de emisión (apertura). OCALARH no intervendrá en la publicación de las convocatorias y becas. 7. Toda convocatoria y beca debe publicarse por lo menos con diez (10) días laborables de antelación a la fecha de cierre. Se advierte a las agencias que, de no cumplir con dicho término, la aplicación no permitirá la publicación de las mismas. 8. Cada agencia será responsable de verificar que la información publicada en el Registro esté actualizada. Este proceso lo llevarán a cabo cada diez (10) días laborables. En el Registro no deberán permanecer publicadas convocatorias y becas que hayan cerrado. 9. OCALARH monitoreará el Registro a fin de que las agencias cumplan con la actualización del mismo, con no menos de cada diez (10) días laborables. 10. Cada agencia será responsable de que la información publicada en el Registro esté correcta, conforme a lo establecido en la convocatoria y beca aprobada oficialmente. 11. Las agencias podrán establecer y operar sus propios registros de convocatorias y becas, administrar sus páginas electrónicas y divulgar a través de éstas la información correspondiente. No obstante, las agencias deberán cumplir con la publicación de las convocatorias y becas en el Registro creado mediante la Ley Núm. 32, supra. A. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS 1. Cada convocatoria debe indicar: 1) nombre de la agencia; 2) número de convocatoria; 3) título de la clase del puesto; 4) naturaleza del trabajo; 5) requisitos mínimos; 6) escala de sueldo; 7) plazo para radicar solicitudes (fecha de emisión/apertura y de cierre); y 8) cualquier otra información necesaria, como por ejemplo: el tipo de competencia, tipo de examen y criterios de evaluación u ordenación de nombres en el Registro de Elegibles. Carta Normativa Especial Núm. 1-2011 1 de noviembre de 2011 Página 6 2. En el caso de convocatorias sin fecha de cierre (Hasta Nuevo Aviso), las agencias serán responsables de mantener el Registro actualizado, mediante la permanencia o cierre de éstas. Cuando se determine el cierre de una convocatoria, la cual fue publicada Hasta Nuevo Aviso, la agencia procederá a actualizar la fecha de cierre en el Registro. 3. En aquellos casos en que continúe publicada en el Registro una convocatoria para la cual se haya descontinuado el recibo de solicitudes, la agencia que emitió la misma será responsable de las consecuencias que dicha acción conlleve. 4. Las agencias deberán remitir a OCALARH una comunicación escrita en la que incluyan una lista de las convocatorias que sean ingresadas al Registro. Dicha lista incluirá: el número de convocatoria, título de la clase del puesto, las fechas de emisión (apertura) y cierre y ubicación geográfica de la oportunidad de empleo. 5. La publicación de las convocatorias en el Registro no sustituye el proceso ordinario de reclutamiento y selección que tienen que observar las agencias. El mismo constituye un medio adicional para la publicación de las convocatorias. Todo reclutamiento que no cumpla con lo antes dispuesto carecerá de validez, conforme lo dispone la Ley Núm. 32, supra. B. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA PUBLICACIÓN DE BECAS 1. El anuncio de oportunidades de beca debe indicar: 1) nombre de la agencia; 2) la especialidad (materia de especialidad en la que se concederá la beca); 3) cantidad de becas disponibles; 4) requisitos mínimos; 5) duración de los estudios; 6) centro de estudios sugerido; 7) fecha del aviso público (fecha en que se comenzarán a recibir las solicitudes de becas); y 8) fecha límite para solicitar. 2. Los candidatos interesados en competir por una beca deberán radicar la solicitud directamente en la agencia que ofrece la misma. 3. Las agencias deberán publicar las becas en el Registro, así como en los medios de comunicación más apropiados. VII. DISPOSICIONES SOBRE SOLICITUD DE EXAMEN 1. Cada agencia deberá incluir en su página electrónica la solicitud de examen, para que las personas interesadas puedan completar y radicar la misma electrónicamente. Será responsabilidad de cada agencia crear una cuenta de correo electrónico para recibir dichas solicitudes, la cual comenzará con la palabra "convocatorias", ejemplo: convocatorias@[dominio]. 5 Cada agencia deberá coordinar con su respectiva Oficina de Sistemas de Información, la creación de la referida cuenta de correo electrónico. Carta Normativa Especial Núm. 1-2011 1 de noviembre de 2011 Página 7 2. Al entrar la información de la convocatoria, la agencia deberá incluir en el campo provisto "Página Electrónica (URL)", el enlace mediante el cual las personas interesadas puedan acceder directamente la solicitud de examen y otros documentos relacionados para la radicación de la misma. 3. Para cada convocatoria publicada en el Registro, será necesario que el candidato complete una solicitud de examen. 4. La radicación por vía electrónica no eximirá al solicitante de documentar y cumplir con los requisitos mínimos establecidos para cada clase de puesto. Los candidatos que radiquen la solicitud electrónicamente deberán cumplir con la entrega de los documentos necesarios, para la evaluación de la solicitud en la agencia correspondiente en 0 antes de la fecha de cierre de la convocatoria. 5. Cada agencia será responsable de establecer el procedimiento interno a seguir con las solicitudes de examen recibidas electrónicamente. Para ello, podrán considerar lo establecido en la reglamentación concernida para el recibo y procesamiento de solicitudes de examen remitidas mediante el correo postal o entregadas personalmente. 6. La radicación y envío de las solicitudes de examen a las agencias de forma electrónica representa una alternativa adicional en el proceso de reclutamiento y selección de candidatos a empleo en el gobierno. VIII. CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD Si cualquier palabra, oración, inciso, artículo o parte de la presente Carta Normativa Especial fuese declarado nulo o inconstitucional por un tribunal de jurisdicción competente, tal declaración no afectará, menoscabará o invalidará las restantes disposiciones y partes de esta Carta Normativa Especial, sino que su efecto se limitará a la palabra, oración, inciso, artículo o parte específica declarada inconstitucional o nula y la nulidad o invalidez de cualquier palabra, oración, inciso o artículo o parte de este reglamento en algún caso, no se entenderá que afecta o perjudica en sentido alguno su aplicación o validez en cualquier otro caso. IX. CLÁUSULA DE DEROGACIÓN La presente Carta Normativa Especial deroga la Carta Normativa Núm. 2-2005 de 12 de abril de 2005 sobre "Normas que Regirán la Publicación de las Convocatorias de Empleo del Servicio Público en el Portal Electrónico del Gobierno www.gobierno.pr", Reglamento Número 6977 de 26 de mayo de 2005 y la Carta Normativa Especial Núm. 1-2006 de 10 de marzo de 2006 sobre "Establecimiento del Registro Central de Convocatorias para Reclutamiento, Ascenso y Adiestramiento en el Servicio Público", Reglamento Número 7161 de 8 de junio de 2006. X. VIGENCIA Las disposiciones de esta Carta Normativa Especial comenzarán a regir 30 días después de la fecha de su radicación en el Departamento de Estado, conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme".