Carta Normativa Especial Núm. 3-2010, Normas para el Empleo y Contratación de Pensionados por Edad y por Años de Servicios de los Sistema de Retiro Subvencionados por el Gobierno de Puerto Rico.

7929 OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL Fecha: 5 de octubre de 2010 Secretario de Estado P O Box 8476 San Juan, Puerto Rico 00910-8476 Por: Eduardo Arosemena Muñoz Secretario Auxiliar de Servicios 2 de agosto de 2010 CARTA NORMATIVA ESPECIAL NÚM. 3 - 2010 Jefes de Agencias Administradores Individuales del Sistema de Administración de los Recursos Humanos, Jefes de Agencias Excluidas de la Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público, Alcaldes, Presidentes de Legislaturas Municipales, Rama Legislativa y Rama Judicial Samuel G. Dávila Cid Director NORMAS PARA EL EMPLEO Y CONTRATACIÓN DE PENSIONADOS POR EDAD Y POR AÑOS DE SERVICIOS DE LOS SISTEMAS DE RETIRO SUBVENCIONADOS POR EL GOBIERNO DE PUERTO RICO PUERTORICO VERDE I. Introducción La Ley Núm. 40 de 15 de junio de 1959, según enmendada, dispone que cualquier persona que se haya pensionado por edad o por años de servicios de cualquier sistema de retiro subvencionado por el Gobierno de Puerto Rico o por cualquiera de sus agencias e instrumentalidades, podrá servir al Gobierno sin menoscabo de la pensión que esté percibiendo, sujeto a determinadas condiciones que la propia ley establece y a las normas que fije el Director de la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (ORHELA). La presente Carta Normativa Especial tiene el propósito de actualizar y armonizar las normas emitidas por esta Oficina, contenidas en la anterior Carta Normativa Especial Núm. 1-99 de 15 de junio de 1999, la cual incorporó las enmiendas de la Ley Núm. 40, supra¹. La misma integra, además, lo estatuido en la Ley Núm. 146 de 19 de noviembre de 2009. Al efecto: La Ley Núm. 40, supra, fue enmendada por la Ley Núm. 1 de 16 de febrero de 1990. Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 2 A. Se elimina el requisito en cuanto al máximo de horas autorizadas durante un año fiscal para la contratación de pensionados, sujeto a lo que a continuación se expone. B. Se elimina toda referencia de retiro por edad. C. Cuando el empleo de un pensionado no se ajuste a las condiciones establecidas en la Ley Núm. 40, supra, o en la Ley Núm. 10 de 20 de abril de 1967, enmendada; y a las normas que fije el Director de ORHELA, procede que se le suspenda el pago de la pensión o anualidad de retiro en su totalidad. Es preciso explicar que la Ley Núm. 59 de 27 de mayo de 1980, enmendó la Ley Núm. 10, supra, que permite el empleo en el Gobierno a médicos pensionados en puestos a jornada parcial, para hacer extensivas sus disposiciones a cualquier médico pensionado por años de servicios. Por tanto, cualquier persona que se haya pensionado por retiro, por edad o por años de servicios de cualquier sistema de pensión o retiro del Gobierno de Puerto Rico o de cualquiera de sus agencias e instrumentalidades, o de cualquier fondo de retiro o pensión creado bajo las leyes de Puerto Rico, o que en el futuro creare, podrá servir al Gobierno Estatal, a cualquiera de sus instrumentalidades o corporaciones públicas o público privadas, incluyendo municipios, sin menoscabo de la pensión que está percibiendo. Ello, con sujeción a las normas que establezca el Director de ORHELA y a lo siguiente: II. Base Legal Esta Carta Normativa Especial se emite al amparo de la facultad legal conferida a la Oficina por el Artículo 4, Sección 4.3, inciso 2 (a) de la Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, enmendada, conocida como "Ley para la Administración de Recursos Humanos en el Servicio Público", para promulgar, modificar, enmendar, derogar o adoptar la normativa de aplicación general al sistema de administración de recursos humanos en el servicio público. Además, se emite esta normativa a tenor con lo dispuesto en la Ley Núm. 40, supra, y la Ley Núm. 146 de 19 de noviembre de 2009, las cuales establecen condiciones en las que los pensionados por edad o años de servicios pueden servir al Gobierno de Puerto Rico sin menoscabo de sus pensiones. Carta Normativa Especial Núm. 3 - 2010 2 de agosto de 2010 Página 3 III. Aplicabilidad Estas normas aplicarán a cualquier persona pensionada por edad o años de servicios de cualquier sistema de pensión o retiro subvencionado por el Gobierno de Puerto Rico o por cualquiera de sus agencias o instrumentalidades, o de cualquier fondo de retiro o pensión creado bajo las leyes de Puerto Rico, o que en el futuro creare, que sirva al Gobierno Estatal y sus instrumentalidades, las corporaciones públicas o público privadas y los municipios. Esto incluye, además, aquellos pensionados por edad o años de servicios nombrados por el Gobernador o con el consejo y consentimiento de éste, como Secretarios, Jefes o Directores de agencias o instrumentalidades del Gobierno. IV. Condiciones Bajo las cuales los Pensionados por Edad o por Años de Servicios pueden Trabajar en el Gobierno Sin Menoscabo de sus Pensiones A. Servicios que Pueden Prestar 1. Como miembros de una junta donde sus servicios se compensen a base de dietas. 2. Como legislador sin percibir retribución, excepto dietas y pago de millaje. 3. Servicios profesionales o consultivos, mediante contrato, a base de honorarios. 4. Servicios de cualquier otra naturaleza, mediante contrato con la retribución que corresponda, siempre que tales servicios constituyan una relación contractual que claramente no constituya un empleo regular. a) Se entenderá por servicios de cualquier otra naturaleza aquellos no comprendidos en la numeración anterior. b) Sólo se autorizará la contratación de pensionados por retiro, por edad o por años de servicios, para servicios de cualquier otra naturaleza cuando exista una situación de escasez de recursos humanos, previa determinación y autorización del Director de ORHELA. Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 4 5. Nombrados por el Gobernador o con el consejo y consentimiento de éste como Secretarios, Jefes o Directores de agencias o instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico². 6. En puestos pertenecientes al Servicio de Carrera o Confianza, bajo las condiciones que a continuación se detallan: a) Con horario parcial que no exceda de la mitad de la jornada completa de trabajo. b) Con retribución que no exceda de la mitad del sueldo asignado al mismo empleo a jornada completa, en armonía con las normas establecidas en la reglamentación aplicable. c) Con status transitorio por término indefinido de acuerdo con las necesidades del servicio y a la voluntad de la Autoridad Nominadora. d) No serán participantes activos del Sistema y se les considerará pensionados por edad o por años de servicios a los efectos de retiro. B. Normas Generales 1. Las autoridades nominadoras asumirán la responsabilidad por el empleo y contratación de pensionados ajustándose a las normas y al procedimiento establecido en esta Carta Normativa Especial y otras que le sean aplicables. Esta Oficina evaluará periódicamente el cumplimiento, por parte de las autoridades nominadoras, de las normas y ofrecerá el asesoramiento necesario sobre el particular. 2. Los pensionados por edad o por años de servicios podrán servir al Gobierno sin menoscabo de la pensión que estén recibiendo, siempre y cuando concurran las siguientes circunstancias: a) Que exista una clara necesidad de obtener los servicios del pensionado para que no se afecte el servicio público debido a la escasez de personal idóneo (profesional, técnico o especializado); 2 Conforme a la Opinión del Secretario de Justicia Núm. 1973-3 de 9 de febrero de 1973 se ha definido funcionario público como el que ocupa un cargo de creación constitucional o legislativa, que conlleva el ejercicio de ciertos deberes y autoridad por lo que está investido de parte de la soberanía del Estado. Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 5 b) que el pensionado se encuentre en buenas condiciones físicas y mentales comprobadas mediante examen médico adecuado; c) que el pensionado esté plenamente capacitado para desempeñar las funciones que se le asignen; y d) que los servicios a prestarse por el pensionado constituyan una relación contractual que claramente no tenga características de empleo regular. C. Procedimiento para el Empleo y Contratación de Pensionados por Edad 0 por Años de Servicios Las autoridades nominadoras que interesen emplear o contratar a un pensionado lo harán a tenor con la legislación vigente y de acuerdo con las normas establecidas en las anteriores partes A y B de esta Carta Normativa Especial y a lo siguiente: 1. Una vez hecha la oferta de empleo o contratación se comprobará, mediante certificación médica, que su condición física y mental le permita desempeñar las funciones del puesto. La certificación se hará a través de un formulario de Examen Físico. 2. Cuando los servicios del pensionado vayan a prestarse mediante contrato deberá asegurarse que dichos servicios no constituyen un puesto, sino una verdadera relación contractual. Esta determinación se basará en la forma, modo y condiciones en que se prestarán los servicios. Como guía, indicaremos los factores que tomados en conjunto, deberán utilizarse para determinar lo que constituye un puesto: a) Que exista un conjunto de deberes y responsabilidades que requiera el empleo de una persona; b) que el empleo de esa persona sea en forma regular, continúa y estable (no en forma esporádica o accidental); Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 6 c) que la persona que realice tales deberes adquiera automáticamente ciertos derechos y prerrogativas al ser nombrada, tales como: licencia de vacaciones, licencia de enfermedad, participación en un sistema de retiro y otros establecidos por ley, los cuales denotan a un empleado público. De no existir estas circunstancias, los servicios constituirían una relación contractual. 3. Cuando el pensionado hubiese sido un funcionario o empleado público no podrá ser contratado por la agencia en que haya prestado servicios hasta tanto hayan transcurrido dos (2) años desde que éste haya cesado en sus funciones como tal, conforme a la prohibición que establece el Artículo 3.7 (e) de la Ley Núm. 12 de 24 de julio de 1985, según enmendada, conocida como "Ley de Ética Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico" y la Orden Ejecutiva 1998-06 de 1 de marzo de 1998. No obstante, se podrá solicitar dispensa en lo pertinente a la aplicabilidad de esta disposición siempre que la misma resulte en beneficio para el servicio público. La solicitud de dispensa para contratar ex servidores públicos pensionados por edad o por años de servicios se hará a la Oficina de Ética Gubernamental de conformidad con las normas y procedimientos que emita el Director de dicha Oficina. 4. Las autoridades nominadoras mantendrán un registro de todos los contratos efectuados, incluyendo sus enmiendas. Además enviarán copia de éstos a la Oficina del Contralor dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de otorgamiento, según dispone la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada. La Ley previamente mencionada no requiere el envío al Contralor de copia de los contratos de servicios profesionales de naturaleza esporádica por un término de un año o menos, cuyos servicios no constituyen un puesto o empleo y su costo no exceda de $5,000. 5. Todo contrato de servicios profesionales y consultivos que se formalice con pensionados por edad o por años de servicios debe ajustarse a las reglas, normas y procedimientos establecidos por el Departamento de Hacienda, la Oficina de Ética Gubernamental, la Oficina de Gerencia y Presupuesto, la Oficina del Contralor, ORHELA y a las Órdenes Ejecutivas aplicables. Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 7 V. Empleo en el Gobierno de Médicos Pensionados, Sin Menoscabo de sus Pensiones A. Normas Especiales El empleo de médicos pensionados se rige por las disposiciones de la Ley Núm. 10, supra, enmendada. De conformidad con dicha ley, se autoriza a trabajar en puesto regular sin menoscabo de la pensión a cualquier médico que se haya pensionado por retiro por razón de edad o por años de servicios, de cualquier sistema de pensión o retiro del Gobierno de Puerto Rico o de cualquiera de sus instrumentalidades, o de cualquier fondo de retiro o pensión creado bajo las leyes de Puerto Rico, en la medicina pública en el Gobierno Estatal, o en cualquiera de sus instrumentalidades o corporaciones y municipios. Para ello, se comprobará mediante certificación médica, que sus condiciones físicas y mentales le permitirán desempeñar las funciones del puesto. Los médicos, como empleados especiales, podrán efectuar las funciones de estos puestos regulares siempre que su jornada no exceda de las tres cuartas partes de la jornada regular completa, y que su retribución tampoco exceda de las tres cuartas partes del sueldo máximo que correspondería a los que se les emplee si éstos fueran de jornada completa. B. Procedimiento Luego que la Autoridad Nominadora opte por reclutar a un pensionado para ocupar un puesto regular bajo las condiciones señaladas anteriormente, el trámite del nombramiento se regirá por el procedimiento aplicable. Toda Autoridad Nominadora tiene la responsabilidad de exigir la comprobación médica sobre la condición de salud del pensionado en cada caso, una vez hecha la oferta de empleo o de contrato. VI. Empleo en el Gobierno de Pensionados por Edad 0 por Años de Servicios que sean Nombrados por el Gobernador, o con el Consejo y Consentimiento de éste, para Fungir como Secretarios, Jefes o Directores de Agencias o Instrumentalidades Públicas Sin Menoscabo de sus Pensiones A. Normas Especiales La Ley Núm. 146 de 19 de noviembre de 2009, dispone que en el caso particular de los pensionados por edad o por años de servicios que sean nombrados por el Gobernador, o con el consejo y consentimiento de éste, Carta Normativa Especial Núm. 3 - 2010 2 de agosto de 2010 Página 8 como Secretarios, Jefes o Directores de agencias o instrumentalidades públicas, éstos puedan percibir, sin menoscabo de su pensión, una compensación adecuada por sus servicios. Dicha compensación se otorgará de la siguiente manera: en aquellos casos en los cuales la pensión representa el cincuenta por ciento (50%) o menos del salario asignado al cargo para el cual fue nombrado el pensionado, éste recibirá la totalidad de dicho salario; en aquellos casos en los cuales la pensión representa el cincuenta por ciento (50%) o más del salario asignado al cargo para el cual fue nombrado el pensionado, éste tendrá derecho a recibir la mitad de dicho salario. A continuación veamos los siguientes ejemplos: Situación A Pensión mensual recibida $3,500.00 Salario mensual asignado al cargo $7,000.00 En este ejemplo el pensionado que se nombrará en el cargo de Secretario, Jefe o Director de agencia o instrumentalidad del Gobierno tendrá derecho a continuar recibiendo la totalidad de la pensión y el salario asignado al cargo, debido a que la pensión representa el cincuenta por ciento (50%) del salario a devengar en el cargo. La retribución mensual que recibirá el funcionario será de $10,500.00. Situación B Pensión mensual recibida $3,501.00 Salario mensual asignado al cargo $7,000.00 En este ejemplo el pensionado que se nombrará en el cargo de Secretario, Jefe o Director de agencia o instrumentalidad del Gobierno tendrá derecho a continuar recibiendo la totalidad de la pensión y en este caso la mitad del salario asignado al cargo, debido a que la pensión representa más del cincuenta por ciento (50%) del salario asignado al cargo. La retribución mensual que recibirá el funcionario será de $7,001.00. El monto de la pensión concedida a las personas jubiladas por edad o años de servicios que sean nombrados como Secretarios, Jefes o Directores de agencias o instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico excluye Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 9 beneficios otorgados a éstas por virtud de leyes especiales, tales como; la del Aguinaldo de Navidad, el Bono de Verano y el Bono de Medicamentos³. Además, no se computará el tiempo que trabajen como Secretarios, Jefes o Directores de agencias o instrumentalidades del Gobierno, a los efectos de adquirir cualquier tipo de beneficio adicional relacionado con su pensión, ni se hará descuento alguno en ese sentido. VII. Status de Pensionados que Prestan Servicios A. Los pensionados nombrados en empleos regulares parciales retendrán sus puestos a voluntad de la Agencia y su status será de empleados transitorios. B. Cuando el empleo de un pensionado no se ajuste a las condiciones establecidas en la Ley Núm. 40, supra, Ley Núm.1 supra y la Ley Núm. 146, supra; y a las que fije el Director de ORHELA, procede que se le suspenda el pago de la pensión o la anualidad de retiro en su totalidad. VIII. Informes y Evaluaciones Todas las autoridades nominadoras de los departamentos, agencias y corporaciones públicas o público privadas, de la Rama Ejecutiva, de la Rama Legislativa, de la Rama Judicial y de los Gobiernos Municipales, deberán someter a ORHELA un informe semestral sobre los pensionados que se hayan empleado durante dicho periodo para prestar servicios sin menoscabo de sus pensiones. El periodo que cubrirá los informes semestrales será: 1 de julio a 31 de diciembre y de 1 de enero a 30 de junio del año que corresponda. Este informe semestral deberá ser sometido en el formulario que se acompaña no más tarde del 30 del mes siguiente a la terminación del semestre. El formulario deberá reproducirse por el organismo que emplea o contrata al empleado. El mismo deberá contener los siguientes datos sobre cada pensionado: 1. Nombre 2. Si el empleo es en un puesto de jornada parcial, mediante un contrato de servicios, como miembro de una junta o comisión, como legislador o al ocupar un cargo mediante nombramiento del Gobernador. 3 Ello conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 447 de 15 de mayo de 1951, según enmendada, la cual dispone que al determinar el cómputo de las pensiones por mérito, edad y años de servicios, diferidas y por incapacidad se excluya el pago de los referidos beneficios. Carta Normativa Especial Núm. 3 2010 2 de agosto de 2010 Página 10 3. Si el empleo es en un puesto de jornada parcial o mediante un contrato de servicios, deberán indicarse las necesidades para la obtención de los servicios del pensionado. 4. Si el empleo es mediante un contrato de servicios deberá indicarse: a) si los servicios son profesionales, consultivos o de cualquier otra naturaleza; b) funciones, retribución y forma de pago; c) periodo de vigencia del contrato. IX. Cláusula de Separabilidad Si cualquier palabra, inciso, sección o parte de la presente normativa fuese declarada nula por un tribunal, tal declaración no afectará, menoscabará o invalidará las restantes disposiciones de esta Carta Normativa Especial, sino que su efecto se limitará a la palabra, inciso, sección o parte específica objeto de la declarada invalidez. X. Cláusula de Derogación Esta Carta Normativa Especial deroga la Carta Normativa Especial de la Oficina Núm. 1-99, sobre "Normas para Empleo y Contratación de Pensionados por Años de Servicios de los Sistemas de Retiro Subvencionados por el Gobierno de Puerto Rico", Reglamento Núm. 6006 de 23 de agosto de 1999, y toda parte de cualquier otra comunicación normativa o informativa previamente emitida por esta Oficina incompatible con lo aquí establecido. XI. Vigencia Las disposiciones de esta Carta Normativa Especial entrarán en vigor a los treinta (30) días de haberse radicado en el Departamento de Estado conforme a lo dispuesto en la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme". En San Juan, Puerto Rico, hoy día 2 de agosto de 2010. Anejo