Sistema de controles internos

A. Cada Concesionario formulará por escrito un sistema completo de controles internos que se ciña a las normas mínimas de control interno definidas por la División y este Reglamento. El sistema de controles internos incluirá una declaración escrita firmada por el director financiero del Concesionario en la que se certifique que el sistema satisface los requisitos de las normas mínimas de control interno requeridas en este Reglamento. En el sistema de controles internos formulado por escrito figurará un organigrama que muestre la separación de responsabilidades, deberes y funciones dentro de la organización del Concesionario. 1) Además de cumplir específicamente con las normas mínimas de control, el sistema de controles internos deberá estar diseñado para garantizar que: a) se asegure y mantenga la confianza del público en la seguridad, la exactitud, la integridad y la rectitud de las salas de juegos; b) se salvaguarden los activos de las salas de juegos; c) los registros financieros de las salas de juegos sean exactos e íntegros; d) la contabilidad del Concesionario cumpla con los principios de contabilidad generalmente aceptados; e) se realicen las transacciones únicamente conforme a la autorización general o específica de la gerencia; f) se registren las transacciones de manera adecuada, de modo que se permita una rendición de cuentas correcta de los ingresos y los derechos por concepto de juegos de azar y una responsabilidad contable de los activos; 42 g) se permita el acceso a los activos únicamente conforme a la autorización específica de la gerencia; h) se comparen, a intervalos razonables, los registros de responsabilidad contable de activos con los activos existentes y se tomen medidas apropiadas en caso de cualquier discrepancia; y i) se separen de manera apropiada las funciones, los deberes y las responsabilidades, manteniendo siempre un personal competente y cualificado, conforme a prácticas de integridad. 2) El sistema de controles internos proverá disposiciones para regular, entre otros, los procedimientos de pago al jugador en apuestas de pago progresivo, el manejo de tarjetas de crédito y de "Player Rating Cards", los TITO's, el registro de firmas, el manejo de llaves relacionadas a las salas de juego y los procedimientos d erecuperación de sistema. B. Los nuevos Concesionarios formularán por escrito sus sistemas de control interno y los presentarán a la División a más tardar noventa (90) días antes del inicio de las operaciones de la sala de juegos. La División podrá prorrogar el plazo de noventa (90) días si el Concesionario presenta una solicitud por escrito a la División. C. La División examinará cada sistema de controles internos que se le presente y determinará si cumple los requisitos de este Reglamento. Si la División encuentra alguna deficiencia, se lo informará por escrito al Concesionario y éste efectuará los cambios apropiados. Cuando la División determine que el sistema de controles internos cumple con las normas mínimas, se lo notificará por escrito al Concesionario. Ningún Concesionario podrá operar su sala de juegos antes de que la División haya aprobado su sistema de controles internos, a no ser que la División lo autorice por escrito. D. Todo Concesionario deberá presentar a la División cualquier cambio a su sistema de controles internos por lo menos treinta (30) días antes de que el cambio entre en vigor, a no ser que la División le ordene por escrito a hacer otra cosa. La División determinará si aprueba o no los cambios y notificará por escrito su decisión al Concesionario. Ningún Concesionario modificará su sistema de controles internos si no se han aprobado antes los cambios, a no ser que la División le ordene por escrito a hacer otra cosa. Sin embargo, la determinación de la División de Juegos respecto a todo cambio que se le presente se hará a más tardar sesenta (60) días después de haber recibido la notificación de dicho cambio. E. No obstante lo descrito en el párrafo (D) anterior, los Concesionarios podrán poner en práctica cualquier medida de control interno, previo a requerir la autorización de la División, cuando por situaciones extraordinarias sea necesario para garantizar el cumplimiento con la Sección 5.1(A) anterior y notificará de la medida tomada inmediatamente a la División, junto con las razones que requerían su implantación inmedianta previo a la autorización de la División. La División determinará, dentro de un 43 término de sesenta (60) días desde la notificación, si la medida deberá ser modificada de algún modo y notificará por escrito su decisión al Concesionario.