Estructura organizativa del Concesionario

A. Todo Concesionario mantendrá una estructura organizativa que cumpla, como mínimo, con los siguientes criterios, encaminados a preservar la integridad de la operación de la sala de juegos. Siempre que cumpla con los criterios mínimos requeridos en esta Sección, se permitirá a cada Concesionario adaptar su estructura organizativa a las necesidades de su estilo propio de gestión. No empece lo anterior, la Compañía tendrá discreción para ajustar y/o modificar la estructura organizativa de cualquier Concesionario que demuestre situaciones extraordinarias que justifiquen así hacerlo. B. El Concesionario someterá a la División su estructura organizativa para su aprobación, en el término de treinta (30) días siguientes al requerimiento de dicha División a tales efectos. El organigrama propuesto por cada Concesionario deberá ser aprobado por la División y se regirá por los siguientes criterios: 1) Un sistema de personal y una cadena de mando que permita la adjudicación de responsabilidad por acciones y omisiones; 2) La separación de funciones incompatibles para que ningún empleado esté en posición de cometer un error o perpetrar un fraude y, a la vez, ocultar tal error o fraude en el curso del desempeño normal de sus funciones; 3) Puestos de supervisión primarios y secundarios que permitan la autorización o supervisión de toda transacción necesaria en todo momento pertinente; 4) Escalas de responsabilidad que no sean tan amplias que resulte impráctico para una persona vigilarlas. 5) Cualquier otro criterio que la División estime necesario para lograr el cumplimiento de los propósitos de la Ley y de este Reglamento. C. Además de satisfacer los requisitos establecidos en el párrafo (B) anterior, la estructura organizativa de la sala de juegos de todo Concesionario incluirá, como mínimo, los departamentos y puestos de supervisión que se indican a continuación: 1) Departamento de contabilidad a) Todo Concesionario tendrá en su Departamento de contabilidad a una o más personas responsables de verificar las transacciones financieras y examinar y fiscalizar los formularios y la información de contabilidad. Esta función, denominada comúnmente "auditoría de ingresos de sala de juegos", será independiente de las transacciones sujetas a examen. Entre otras cosas, esta función incluirá una auditoría diaria de la documentación de los juegos de 44 mesa, una auditoría diaria de la responsabilidad contable de la caja principal ("cage") de la sala de juegos, control de documentos y verificación de firmas. b) El Departamento de contabilidad estará supervisado por un empleado que posea una licencia de juegos de azar. 2) Caja principal ("Cage") a) Todo Concesionario mantendrá una caja principal supervisada por un empleado que posea una licencia de juegos de azar. Éste rendirá cuentas al empleado principal del Departamento de contabilidad y será responsable del control y supervisión de los cajeros. b) La caja principal deberá cumplir con lo siguiente: i. Custodiar los recibos "TITO", el dinero en efectivo o su equivalente, cheques de clientes, fichas y aquellos documentos y registros relacionados normalmente con la operación de la caja principal; ii. Aprobar, cambiar y cobrar los cheques de clientes, recibidos con el fin de jugar; iii. Recibir, distribuir y canjear fichas; y iv. Toda otra función relacionada normalmente con la operación de la caja principal. 3) Departamento de vigilancia a) Todo Concesionario mantendrá un Departamento de vigilancia en operación veinticuatro (24) horas al día, que deberá: i. Observar la operación de las mesas de juego y las máquinas tragamonedas; ii. Observar la operación de la caja principal; iii. Observar la recaudación y recuento de los depósitos en los juegos de mesa y las máquinas tragamonedas; iv. Observar la circulación de dinero en efectivo, fichas y todo otro activo de la sala de juegos; y V. Observar toda actividad prevista o imprevista que ocurra en la sala de juegos fuera del horario de operaciones. 45 b) El Departamento de vigilancia también deberá desempeñar las siguientes funciones: i. La detección de trampas, robos, desfalcos y otras actividades ilegales en la sala de juegos; ii. La detección de la presencia en la sala de juegos de toda persona que constituya un entorpecimiento para la operación de la sala de juegos, afecte o moleste el bienestar y la tranquilidad de los asistentes 0 empleados de la sala de juego, o represente un riesgo para la integridad y seguridad de la sala de juegos; y iii. La grabación de las actividades ilegales o inusitadas que se observen. c) El Departamento de Vigilancia deberá ser supervisado por un Oficial de Vigilancia, quien deberá reportarse a una persona que posee una licencia de empleado expedida por la División y que no sea empleado directo de la sala de juegos. d) Todo empleado del Departamento de vigilancia y todo agente del Concesionario asignado a vigilar las actividades de la sala de juegos será independiente de cualquier otro Departamento del Concesionario. Ningún empleado actual o anterior de un Departamento de vigilancia podrá aceptar un empleo como empleado en la sala de juegos para la cual trabaja o trabajaba anteriormente, o en una sala de juegos prospectiva o en cualquier otra sala de juegos u hotel que esté bajo el control operacional de la misma persona que dirige o dirigía el Departamento de vigilancia en el que trabajaba el empleado del Departamento de vigilancia anteriormente, a menos que haya transcurrido un (1) año desde que el empleado del Departamento de vigilancia cesó de trabajar en el Departamento de vigilancia. No obstante lo anterior, la División podrá, a solicitud del empleado, eximir a éste de esta restricción y permitir que un empleado actual o anterior del Departamento de vigilancia sea empleado en una posición en particular después de tomar en consideración los siguientes factores: i. Que el ex-empleado de vigilancia será empleado en un Departamento o área de operación que el Departamento de vigilancia no vigila; ii. Que los sistemas de vigilancia y la seguridad del Concesionario no serán comprometidos o puestos en peligro por el empleo de un exempleado del Departamento de vigilancia en esa posición en particular; y 46 iii. Que el conocimiento del ex-empleado del Departamento de vigilancia no faciliten la comisión de actos ilegales o el encubrimiento de dichos actos o errores. e) El Concesionario no podrá subcontratar la función del Departamento de vigilancia a terceras personas. f) Todo empleado del Departamento de vigilancia deberá ser adiestrado en lo siguiente: i. Técnicas de vigilancia; ii. El funcionamiento de todo el equipo de vigilancia; iii. Requisitos reglamentarios; iv. Procedimientos de control interno; V. Las normas de todos los juegos; vi. Los métodos de fraude, robo, desfalco, y otras actividades ilegales en la sala de juegos; y vii. Los procedimientos sobre el manejo correcto de la evidencia. 4) Función de seguridad a) Cada Concesionario será responsable de la seguridad de la sala de juegos en todos sus aspectos, incluyendo, pero sin limitarse a, lo siguiente: i. La seguridad física de los visitantes, huéspedes, empleados de la sala de juegos y empleados de la Compañía; ii. La seguridad física de los activos transportados a, desde o a través de la sala de juegos; iii. La protección de los clientes, empleados y bienes de la sala de juegos de actividades ilegales; iv. La detención de personas cuando haya causa probable para pensar que están violando la ley o los reglamentos de los juegos de azar; V. El registro de acontecimientos, incluyendo fecha y hora, descipción del incidente, personas involucradas en el incidente y su información de contacto, y personal de seguridad asignado al mismo; 47 vi. La identificación y remoción de toda persona cuya exclusión sea prudente debido a que constituye un entorpecimiento para la operación de la sala de juegos, afecta o molesta el bienestar y la tranquilidad de los asistentes o empleados de la sala de juegos, o represente un riesgo para la integridad y seguridad de la sala de juegos. vii. El personal de seguridad podrá desempeñar otras funciones afines a las anteriormente expresadas o que no sea incompatibles con las anteriores, siempre y cuando se garantice la integridad y seguridad de la sala de juegos. b) Cada Concesionario someterá a la División los procedimientos que garanticen el cumplimiento con el inciso (a) anterior. c) El Departamento de seguridad estará bajo la supervisión de un empleado que posea una licencia de juegos de azar. (5) Departamento de juegos de mesa a) Cada Concesionario tendrá un Departamento de juegos de mesa responsable del manejo de los juegos de mesa conforme a las reglas establecidas para dichos juegos y del cumplimiento de las normas mínimas de control interno en las mesas de juego. El Departamento de juegos de mesa estará bajo la supervisión de un empleado que posea una licencia de juegos de azar, que asegure que dicho Departamento cuente con el conocimiento y capacitación necesaria para que los juegos se efectúen de manera correcta y justa. (6) Departamento de tragamonedas a) Cada Concesionario tendrá un Departamento de tragamonedas responsable de la operación de las máquinas tragamonedas en todos sus aspectos. b) El Departamento estará bajo la supervisión de un empleado que posea una licencia de juegos de azar, que tenga conocimiento y capacitación necesaria para que las máquinas tragamonedas operen de manera correcta y eficaz. (7) Función de auditoría interna a) Todo Concesionario tendrá una Función de auditoría interna, ya sea en un Departamento separado en la sala de juegos, o utilizando la división de auditoría interna de la corporación, o delegando dicha función a terceros. La Función de auditoría interna deberá llevar a cabo las siguientes funciones mínimas: i. Examinar y evaluar la suficiencia de los controles internos; 48 ii. Garantizar que se acaten los controles internos, mediante la observación y el examen de la documentación de contabilidad; iii. Informar al Concesionario de aquellas instancias en que no se observan los controles internos; iv. Informar sobre cualquier falla fundamental del sistema de controles internos. V. Recomendar mejoras en el sistema de controles internos, de ser necesario. b) La Función de auditoría interna mantendrá su independencia mediante una cadena organizativa de rendición de cuentas externa a la gerencia de la operación de juegos de azar. El empleado de dicha Función rendirá cuentas directamente al poseedor de la licencia de franquicia, al Director de Finanzas u Oficial de Cumplimiento del hotel, el gerente general de la propiedad, un ejecutivo de la corporación que esté fuera de la propiedad, o un comité independiente de auditoría, según establecido por el Concesionario. c) La documentación que sustente debidamente la labor realizada, las conclusiones a las que llegue, y cualquier documento pertienente a la auditoría interna serán conservados por lo menos durante cinco (5) años. d) Los informes que documenten las auditorías realizadas se conservarán por lo menos durante cinco (5) años y se pondrán a la disposición de la División a solicitud de éstos. La siguiente información deberá figurar en dichos informes de auditoría: i. Objetivos de la auditoría; ii. Procedimientos y alcance de la auditoría; iii. Conclusiones y resultados; iv. Recomendaciones, si fuese necesario; y V. Respuesta de la gerencia. e) Todo señalamiento producto de la labor de auditoría interna será investigado y resuelto, documentándose los resultados de ello y conservándose la información recopilada durante la investigación por lo menos durante cinco (5) años. 49 f) Se informará a la gerencia sobre las conclusiones de las auditorías internas. La gerencia está obligada a responder a las conclusiones de la auditoría interna, declarando qué medidas correctivas tomará para prevenir una repetición de la excepción auditada. (8) Departamento de sistemas de información a) Todo Concesionario mantendrá un Departamento de sistemas de información sobre la gestión (MIS, por sus siglas en inglés) que será responsable de la calidad, confiabilidad y exactitud de todos los sistemas informáticos que se utilicen en la operación. b) El Departamento de sistemas d einformación será responsable de mantener los programas, equipos y procedimientos informáticos apropiados para garantizar la seguridad, la integridad física, la continuidad comercial y el mantenimiento de: i) los códigos de acceso y otros controles de seguridad relativos a la información que garanticen un acceso limitado a las computadoras y la confiabilidad de la información en el sistema; ii) el almacenaje electrónico de información pertinente sobre las operaciones de la sala de juegos; y iii) el mantenimiento del equipo y programas informáticos y de comunicaciones que se utilicen en el manejo de las operaciones de la sala de juegos. c) El Departamento de sistemas de información estará bajo la supervisión de un empleado que posea una licencia de juegos de azar.