Conservación y destrucción de los libros, registros y documentos

A. Esta Sección del Reglamento se refiere únicamente a los requisitos para las salas de juego. Todo Concesionario tiene la responsabilidad de cumplir con todo otro requisito de conservación de registros impuesto por las leyes y reglamentos federales o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en torno a la conservación de libros, registros y documentos. Nada de lo aquí dispuesto se interpretará como una exoneración al Concesionario de satisfacer cualquier otra obligación de preparar y mantener libros, registros o documentos según exigidos por otras entidades del gobierno federal o estatal. B. Todo libro, registro y documento original relacionado con las operaciones del Concesionario será: 1) Preparado y mantenido en forma completa, exacta y legible; 2) Conservado "in situ" o en otro lugar seguro aprobado por la División; 3) Puesto de inmediato a la disposición del personal de la División a toda hora de operaciones. Para propósitos de esta sección, "puesto de inmediato a la disposición" significa que el Concesionario mostrará dicho registro dentro del plazo requerido por la División; 4) Organizado y con un índice de manera que sea asequible de inmediato al personal de la División; y 5) Destruido sólo después de que: a) Expire el período mínimo de conservación de todo libro, registro y documento, el cual no será menor de cinco (5) años, salvo que exista algún periodo mayor de retención en cualquier ley o reglamento aplicable; y b) Se notifique por escrito a la División. 60 6) Si el Concesionario entiende que existe una razón que justifique la destrucción de algún libro, registro o documento antes del período mínimo requerido previamente, deberá solicitar autorización por escrito a la Compañía. 7) Para propósitos de esta Sección, "libros, registros y documentos" se definirá como todo libro, registro o documento relativo a, preparado en o producido por la operación del casino, incluso, pero no limitado a, todo formulario, informe, registro contable, libro mayor, libro auxiliar, información creada por computadora, registro de auditoría interna, correspondencia y registro de personal. Esta definición se aplicará independientemente del medio en que se produzca o mantenga el registro, incluso, pero no limitado a papel, medios magnéticos, electrónicos o disco codificado. 8) Para propósitos de esta sección, "libro, registro y documento original" no incluirá copias de originales, excepto si en dichas copias figuran comentarios o anotaciones originales o partes de formularios originales que tengan varias partes. 9) Los siguientes libros, registros y documentos originales se conservarán indefinidamente, a no ser que el Concesionario solicite su destrucción y la División la apruebe: a) Registros de la corporación; b) Registros de investigaciones efectuadas por la corporación; c) Archivos del personal actual de la sala de juegos; y d) Todo registro de cualquier libro, registro o documento original destruido, que identifique el período de conservación y la fecha de destrucción. C. El Concesionario podrá solicitar en cualquier momento a la División que aprueben una instalación externa al sitio donde está localizada la sala de juegos, para producir o almacenar allí libros, registros y documentos. Dicha solicitud debe incluir lo siguiente: 1) Una descripción detallada de la propuesta instalación externa, incluyendo sus sistemas de seguridad y de prevención y extinción de incendios; y 2) Los procedimientos mediante los cuales la División accederán a los libros, registros y documentos originales conservados en la instalación externa. D. El Concesionario podrá solicitar a la División que aprueben un sistema de microfilme, microficha u otro medio adecuado para copiar y almacenar los libros, registros y documentos originales. Tal sistema se aprobará si incluye los elementos siguientes, a satisfacción de la División: 61 1) Un sistema que permita el procesamiento, preservación y mantenimiento de libros, registros y documentos de tal manera que pueda examinarse y copiarse al momento en el sitio de la sala de juegos aprobada o en otro sitio; 2) Un sistema de inspección y control de la calidad que garantice un grado superior de legibilidad del microfilme, la microficha y cualquier otro medio cuando éste se muestre en un aparato lector o cuando se reproduzca en papel; 3) Un lector-impresor a disposición de la División en el sitio de la sala de juegos aprobada o cualquier otro sitio aprobado, el cual permita la pronta ubicación, lectura y reproducción de todo libro, registro o documento almacenado en microfilme, microficha u otro medio; y 4) Un índice detallado de todo la información almacenada en microfilme, microficha u otro medio electrónico o de otra índole mantenido y organizado de modo que permita la ubicación inmediata de cualquier libro, registro o documento específico. E. El Concesionario deberá notificar por escrito a la División, al menos treinta (30) días antes de la destrucción prevista de cualquier libro, registro o documento original. En dicha notificación se deberá enumerar todo tipo de libro, registro y documento cuya destrucción se prevé, describiéndolos de manera que permita su identificación, así como su período de conservación y la fecha de destrucción, según el formulario que para dicho propósito provea la Compañía. Todo Concesionario deberá conservar este registro de destrucción. Cualquier destrucción a ser realizada se hará en presencia del personal de la División, salvo que la División exima al Concesionario de este requisito. F. La División podrá prohibir la destrucción de cualquier libro, registro o documento original notificándolo al Concesionario por escrito, dentro de un plazo de treinta (30) días de haber recibido la notificación de destrucción. Después de eso, dicho libro, registro o documento podrá destruirse sólo por notificación a la División, o por orden de la División a solicitud del Concesionario, o por iniciativa propia de la División. G. El Concesionario podrá utilizar los servicios de una empresa de recogido de desperdicios sólidos para la destrucción de todo libro, registro o documento, excepto los relativos al crédito. Será responsabilidad del Consecionario salvaguardar la confidencialidad de cualquier información que surja de los documentos a ser destruidos.