Operaciones de la caja principal ("cage")

A. Características de la caja principal ("cage") 1) Todo Concesionario tendrá en el piso de la sala de juegos o contigua al mismo, una estructura física denominada caja principal ("cage") de la sala de juegos, que albergará a los cajeros y tendrá la custodia del inventario de la caja, a saber: a) Billetes y monedas; b) Fichas de la casa, incluso fichas de reserva; c) Cheques personales, cheques de cajero, cheques de mostrador y cheques de viajero para depositar; d) Depósitos de clientes: en efectivo, cheques y transferencias bancarias electrónicamente; e) Fichas en las mesas de juego; f) Recibos "TITO" de máquinas tragamonedas; g) Rellenos y créditos (Estos documentos se tratarán, respectivamente, como activos y pasivos, de la caja principal ("cage") durante el día laborable. 80 - Cuando se registre la ganancia o pérdida al final del día laborable, se retirarán de la responsabilidad contable); h) Formularios, documentos y registros relativos a la operación de la caja principal ("cage"). 2) La caja principal ("cage") se diseñará y se construirá de modo que ofrezca seguridad máxima a los materiales que alberga y a las actividades que tienen lugar en su interior. La caja principal ("cage") tendrá que: a) Estar totalmente cerrada, excepto por aperturas a través de las cuales se pasen materiales tales como fichas, cheques de clientes, dinero en efectivo, registros y documentos, para servir al público, las mesas de juego y los quioscos de tragamonedas; b) Contener un sistema de alarma silenciosa de la caja principal ("cage"), su recinto auxiliar de oficina y su bóveda, el cual esté conectado directamente al cuarto de vigilancia del sistema televisivo de circuito cerrado (CCTV), desde donde se podrán vigilar las operaciones de la caja principal "cage" a través de cámaras de seguridas instaladas en lugares estratégicos, y a la oficina del Departamento de seguridad de la sala de juegos. c) Además, se asegurará la caja principal ("cage") mediante un sistema de entrada y salida de doble puerta, que sólo permita que se pase por la segunda puerta cuando la primera se haya cerrado con llave o cualquier otro método de acceso electrónico, de manera segura; d) Si el acceso es con llave, el Departamento de seguridad de la sala de juegos controlará la primera puerta del sistema de doble puerta de entrada y salida, contigua al piso de la sala de juegos. La caja principal ("cage") controlará la segunda puerta del sistema de doble puerta de entrada y salida; e) Si el acceso es biométrico o si se utiliza otro método de acceso electrónico, el Concesionario realizará una auditoría por lo menos dos veces al año para verificar las autorizaciones que la Gerencia ha dado para tales accesos e informará cualquier acceso no autorizado; f) Las llaves o cualquier otro método de acceso electrónico de las cerraduras de cada una de las puertas del sistema de doble puerta de entrada y salida serán diferentes; g) El sistema contará con cobertura televisiva de circuito cerrado que será vigilada por el Departamento de seguridad de la sala de juegos o el de vigilancia. 81 - B. Aplicaciones informáticas Cuando se utilicen aplicaciones informáticas, se aceptarán alternativas a la documentación o a los procedimientos siempre que brinden, por lo menos, el nivel de control descrito en las normas que figuran en esta Sección, aprobadas por la División. 1) Controles de contabilidad de la caja principal de la sala de juegos. a) La caja principal ("cage") de la sala de juegos será responsable de los activos que se conservan en la misma y desempeñará funciones relativas a lo siguiente, pero no estará limitada a ello: i. Transacciones con clientes (por ejemplo, intercambiar efectivo por fichas, hacer efectivo un cheque, aceptar depósitos de clientes); ii. Transacciones con otros Departamentos de juegos de mesas, máquinas tragamonedas, keno (por ejemplo, pagos de jackpot, rellenos de mesa, créditos de mesa); iii. Preparación de solicitudes de crédito y verificación de la información que figura en ellas; iv. Preparación de depósitos bancarios; V. Aceptación de conteos de dinero en efectivo de los cuartos de conteo; vi. Recibo de notificaciones de transferencias cablegráficas; vii. Intercambios entre responsabilidades contables de caja principal ("cage") respecto a fichas, cheques y monedas; viii. Preparación de reconciliaciones globales de caja principal ("cage"); y ix. Preparación de justificantes, ya sea en forma manual o mediante el sistema, con las firmas de los participantes, para la separación y autorización eficaces de las funciones de la caja principal ("cage"). b) Las firmas que den fe de la exactitud de la información que figura en las hojas de conteo del cajero serán las firmas del cajero entrante y del saliente después de la preparación de las hojas de conteo del cajero. c) Al final de cada jornada de juego se enviará una copia de las hojas de conteo del cajero y documentación relacionada al Departamento de contabilidad del 82 casino para que éste concilie los inventarios de apertura y cierre, y concilie las cantidades que figuran en los mismos con las que figuran en otros formularios, registros y documentos exigidos por esta Sección, así como para que registre las transacciones. 2) Cheques personales, cheques de cajero, cheques de nómina, cheques de viajero y marcas o vales. a) Respecto a los cheques personales, los cheques de cajero, los cheques de nómina, los cheques de viajero, los "third party checks" y las marcas o vales que se hagan efectivo en la caja principal ("cage"), el Concesionario establecerá y observará aquellos controles apropiados con fines de seguridad e integridad que presente a la División y que ésta apruebe. b) Los Concesionarios no aceptarán cheques de ningún empleado de la División o de empleados del Comisionado. c) Los cheques que se especifican en esta subsección serán solamente para fines de juego, extendidos a favor del Concesionario o a nombre del cliente que los presenta y presentados al cajero de caja principal ("cage"), el cual: i. Endosará de manera restrictiva el cheque "para depositar solamente" en la cuenta de banco del Concesionario; ii. Firmará el cheque con sus iniciales; iii. Estampará la fecha y la hora en el cheque; iv. Verificará la identidad del cliente mediante el examen de sus credenciales de identificación; V. Cumplirá con los procedimientos de examen y documentación exigidos por el emisor, cuando se trate de cheques de viajeros u otras órdenes de pago garantizadas; y vi. Cambiará el cheque por billetes y monedas en cantidad igual a la cantidad en que se libró el cheque. 3) Fondos depositados por el cliente Las siguientes normas serán aplicables a las operaciones de juegos de azar que permitan en su caja principal ("cage") el depósito de fondos de clientes: a) El recibo o retiro de un depósito de cliente se probará, por lo menos, con un documento en dos (2) partes, una de cuyas copias irá al cliente y la otra quedará en el archivo de la caja principal ("cage"). 83 b) En dicho recibo "multiparte" figurará la siguiente información: i. El mismo número de recibo en todas las copias; ii. Nombre y firma del cliente; iii. Fecha de recibo y retiro; iv. Cantidad del depósito o retiro en dólares; V. Índole del depósito (efectivo, cheque, fichas); vi. Siempre y cuando se disponga de toda la información exigida en el anterior párrafo (3)(b)(i) a (v), la única información que deberá figurar en todas las copias del recibo es el número del recibo. c) El Concesionario establecerá los siguientes procedimientos, en la operación de juegos de azar: i. Mantener un registro detallado, por nombre de cliente y fecha, de todos los fondos en depósito; ii. Mantener un balance actual de todos los depósitos de clientes que estén en el inventario o bajo la responsabilidad contable de la caja principal ("cage"/bóveda); y iii. Reconciliar diariamente dicho balance actual con los depósitos y retiros. d) El Concesionario describirá en el formulario de depósito o retiro del cliente la secuencia de firmas necesarias para dar fe de la exactitud de la información que figura en el mismo, y se asegurará de que el cajero firme dicho formulario. e) Toda transacción de depósito o retiro hecha por el cliente en la caja principal ("cage") en cada turno se registrará en dicho turno en un formulario de responsabilidad contable de la caja principal ("cage"). f) Para establecer el depósito del cliente, sólo se aceptará de éste dinero en efectivo o su equivalente, fichas y/o recibos "TITO" de máquinas tragamonedas y transferencias cablegráficas. Los boletos de código de barras emitidos por los sistemas de tragamonedas que los utilizan no se colocarán en el depósito del cliente, sino que se cambiarán por efectivo. 84 g) El Concesionario establecerá procedimientos para verificar la identidad del cliente, incluso mediante la identificación fotográfica. h) Se preparará un expediente del cliente antes de aceptar su depósito. 4) Normas de contabilidad de la caja principal ("cage") y la bóveda a) Toda transacción que pase por la caja principal ("cage") se resumirá en un formulario de responsabilidad contable de caja principal ("cage") en cada turno, acompañado de los justificantes. b) El cajero entrante y el saliente contarán la caja principal ("cage") y la bóveda, incluso los inventarios del cuarto de monedas. Dichos empleados efectuarán conteos individuales, a fin de comparar su exactitud y mantener su responsabilidad contable individual. Los resultados de esos conteos se registrarán al final de cada turno en el que tuvo lugar la actividad. El Concesionario tomará nota de toda discrepancia y la investigará. c) Al final de cada jornada de juego una copia de las hojas de conteo del cajero y documentación relacionada se enviará al Departamento de contabilidad para que éste concilie los inventarios de apertura y cierre y las cantidades que allí figuran con otros formularios, registros y documentos especificados en esta Sección. d) El efectivo en caja de la operación de juegos comprenderá lo siguiente: i. Billetes y monedas; ii. Fichas de la casa, incluso fichas de reserva; iii. Cheques personales, cheques de cajero, marcas o vales, transferencias cablegráficas y cheques de viajeros para depositar; iv. Depósitos de clientes; V. Fichas en las mesas; y vi. Rellenos y créditos: estos documentos se tratarán, respectivamente, como activos y pasivos de la caja principal ("cage") durante el día laborable. Cuando se registre la ganancia o pérdida al final del día laborable, se retirarán de la responsabilidad contable. 5) Normas para cupones a) Todo programa para el intercambio de cupones por fichas o por cupones de cualquier otro programa, deberá ser aprobado por la División antes de 85 ponerse en práctica. Si se aprobase, el Concesionario establecerá procedimientos para dar cuenta de tales programas y fiscalizarlos, y cumplirá con dichos procedimientos. 6) Normas de contabilidad/auditoría a) La responsabilidad contable de la caja principal ("cage") se reconciliará con el libro mayor por lo menos una (1) vez al mes. b) Se preparará, por lo menos una (1) vez al mes un balance provisional de las cuentas por cobrar, con nombre y balance corriente del cliente, respecto de las cuentas activas, inactivas, liquidadas o canceladas. c) El balance provisional de las cuentas por cobrar de la operación de juegos se reconciliará con el libro mayor una (1) vez al mes. Dicha reconciliación y todo procedimiento suplementario que se efectúe se documentará, se conservará con fines de inspección y se le proporcionará a la División a solicitud de ésta. d) Se evaluará mensualmente el porcentaje recaudado del crédito emitido. e) Todo procedimiento de contabilidad de caja principal ("cage") y crédito, así como todo procedimiento suplementario que se efectúe, se documentará, se conservará con fines de inspección, y se proporcionará a la División a solicitud de ésta.