Normas de crédito

A. Aplicaciones informáticas. Cuando se utilicen aplicaciones informáticas, se aceptarán alternativas a la documentación o a los procedimientos siempre que brinden, por lo menos, el nivel de control descrito en las normas que figuran en esta Sección, aprobadas por la División. B. Normas de crédito Las normas siguientes serán aplicables si la operación de juegos autoriza y concede crédito a sus clientes, con excepción del crédito al margen (sin firma inmediata de marca o vale), que estará prohibido. Por lo menos, se mantendrá un expediente de crédito manual o computarizado con la siguiente información, respecto a los clientes cuyo crédito esté limitado 0 a quienes se haya concedido crédito, con exclusión de cheques personales, cheques de nómina, cheques de cajero y cheques de viajeros: 1) Nombre, dirección y teléfono actuales y firma del cliente; 2) Verificación de la identidad del cliente y firma del cajero de caja principal ("cage") que efectuó dicha identificación; 86 3) Tipo de credencial examinada para determinar la identidad del cliente; 4) Información sobre el empleo o sobre el trabajo a cuenta propia del cliente, incluso nombre, dirección, número de teléfono y años de empleo o de trabajo a cuenta propia; 5) Información bancaria del cliente, incluso nombre y dirección del banco, número de cuenta bancaria de la cual el cliente, individualmente, esté autorizado a retirar fondos y de la cual se cobrarán las marcas o vales. Se cobrarán las marcas o vales únicamente de las cuentas personales que se verifiquen y enumeren en la solicitud de crédito. 6) Nombre de toda sala de juegos en la que el cliente tenga un límite de crédito de juego y la cantidad de crédito que le quede; 7) Importe de toda otra deuda pendiente del cliente que no sea una deuda de sala de juegos; 8) Verificación de los antedichos incisos (B)(5) a (7) mediante contactos con el banco y contactos directos con otras salas de juegos, o con agencias de información crediticia para salas de juegos o, respecto de las deudas no relacionadas con el juego, con otras agencias de información crediticia tales como Experian, TWU, o Equifax; 9) Límite de crédito solicitado y autorizado; y 10) Firma de la persona autorizada por la gerencia para aprobar los límites de crédito. Se prohibirá que autoricen el crédito los empleados de viajes promocionales gratuitos y todo otro empleado cuya autorización de crédito constituiría un acto incompatible con sus funciones. C. Normas de pago 1) Todo pago de marca 0 vale pendiente que se reciba se apuntará en tinta u otra forma de inscripción permanente en los registros de la operación de juegos; 2) Los pagos parciales de marcadores se evidenciarán mediante un recibo "multiparte", u otro documento equivalente, en el que figure lo siguiente: a) Un mismo número impreso previamente en todas las copias; b) Nombre del cliente; c) Fecha del pago; 87 d) Importe del pago en dólares (o saldo, si se ha emitido un nuevo marcador), e índole de la liquidación (efectivo, fichas, equivalente de efectivo, transferencia cablegráfica); e) Firma del empleado de caja principal ("cage") que recibe el pago; y f) Número de marcas o vales respecto a los que se efectúa un pago parcial. 3) A no ser que los Departamentos de Contabilidad o de Auditoría Interna confirmen el saldo de las cuentas de manera rutinaria y aleatoria, o que envíe por correo los estados de cuenta, una persona independiente de las transacciones de crédito o recaudación que figuran en los mismos y que el Departamento que reciba los pagos no pueda acceder al efectivo, las normas siguientes serán aplicables: a) Los procedimientos de envío de pagos por correo exigen que un Departamento independiente de la custodia y recaudación de marcadores reciba dichos pagos; b) Dichos recibos de pago por correo se registrarán en una lista en el que se indicará el nombre del cliente, el importe del pago, el medio de pago si no es con cheque y la fecha en que se recibe el pago; y c) La cantidad total de la lista de registro de recibos de pago por correo se reconciliará con el total de recibos de correo registrados por el Área de Contabilidad en el formulario de responsabilidad contable apropiado, de manera aleatoria no menos de tres (3) veces al mes. 4) Se suspenderá la prerrogativa de crédito en la sala de juegos del Concesionario a todo cliente cuya marca o vale sea devuelto sin pagar por su banco al Concesionario, hasta que la deuda se pague en su totalidad 0 una explicación aceptable que permita reestablecer el crédito figure en el expediente de crédito del cliente. D. Autoridad para acceder a la documentación sobre crédito 1) Se restringirá como sigue el acceder a la documentación sobre crédito: a) Se restringirá la información sobre crédito a aquellos puestos del Concesionario que lo necesiten, cuyas funciones no sean de índole incompatible y estén autorizados por un oficial competente; b) Las marcas 0 vales pendientes se almacenarán en la caja principal ("cage") de la sala de juegos y sólo se permitirá que los accedan las personas cuyas funciones no sean incompatibles y que lo autorice un oficial competente; y -88- c) El acceder a los marcadores cancelados, además, sólo se permitirá a las personas que no estén desempeñando una función incompatible. E. Conservación de la documentación de crédito 1) Toda concesión de crédito y pago subsiguiente se documentará en un formulario de control de marca o vale. Toda transacción que tenga que ver con la deuda pendiente de un cliente con el Concesionario se registrará en orden cronológico en el expediente de crédito del cliente y las transacciones de crédito se separarán de las transacciones de depósitos en custodia; y 2) Se conservarán registros de toda correspondencia, transferencia a y de agencia externa y todo otro documento relativo a las marcas o vales emitidos. F. Normas de cancelación y liquidación 1) La cancelación o liquidación de marcas o vales se autorizará por escrito; 2) Dicha autorización será concedida por dos (2) oficiales de Departamentos que sean independientes de las transacciones de crédito; 3) Sólo después de que se hagan esfuerzos de cobro razonables se considerarán las marcas o vales devueltos "incobrables" a fines de la contabilidad. Para que se juzguen "incobrables", la siguiente información deberá figurar en la expediente de crédito del cliente: a) Documentación sobre los esfuerzos del Concesionario de cobrar las marcas o vales pendientes del cliente y razón por la cual dichos esfuerzos no tuvieron éxito; o b) Carta de una agencia de cobro que represente al Concesionario en la que se documenten los esfuerzos por cobrar las marcas o vales pendientes del cliente y razones por las cuales tales esfuerzos no tuvieron éxito o no se continuaron. 4) Se prohibirá a los representantes de jugadores "junket" hacer esfuerzos por cobrar marcas o vales pendientes, aprobar la cancelación de los mismos o desempeñar función alguna en los procedimientos de cobro o cancelación. G. Normas de la agencia de cobro 1) Cuando se traspasen las marcas o vales a una agencia de cobro, se obtendrá una copia de la marca o vale y un recibo del representante de la agencia de cobro, los cuales se conservarán hasta que las marcas o vales originales se devuelvan o se reciba el pago. Las agencias de cobro que escoja el Concesionario para cobrar 89 marcas o vales pendientes tendrán que tener licencia del Departamento de Asuntos del Consumidor. 2) Una persona independiente de las transacciones y cobros de crédito examinará periódicamente los documentos mencionados en el párrafo (G)(1) de esta Sección. H. Normas de crédito del representante de jugadores "junket", independientes del Concesionario 1) Se prohibirá a los representantes de jugadores "junket" conceder crédito personal, o crédito de sus socios o crédito de cualquier fuente a los clientes de un Concesionario. 2) Se prohibirá a los representantes de jugadores "junket" colocar sus fondos, los fondos de sus socios o fondos de cualquier fuente, en depósito para beneficio de un cliente de un Concesionario, o emitir fondos directamente a dicho cliente, para permitir al cliente en cuestión a jugar en el establecimiento del Concesionario. 3) Se prohibirá al representante de jugadores "junket" realizar todo tipo de función crediticia independiente del Concesionario, con inclusión de, pero no limitado a, funciones de autorización, emisión, cobro y cancelación. I. Normas de contabilidad/auditoría Una persona independiente de las funciones de caja principal "cage", crédito y cobro deberá efectuar lo siguiente por lo menos una (1) vez al año: 1) Determinar el cumplimiento de los límites de crédito y otros procedimientos establecidos para la emisión de crédito; 2) Reconciliar de manera aleatoria los saldos pendientes de las cuentas, tanto activas como inactivas, que aparecen en la lista de cuentas por cobrar con los registros individuales de crédito y los documentos relacionados; 3) Examinar los registros de crédito para determinar que se están haciendo esfuerzos de cobro apropiados y que los pagos se están registrando como es debido; y 4) Los recibos de pago parcial de cinco (5) días de cada mes, seleccionados aleatoriamente, se reconciliarán posteriormente con los pagos totales registrados por la caja principal ("cage") en cada uno de esos días y se cotejarán secuencialmente. 90