TOMA DE MUESTRAS.

2001.-Reglas Para El Personal Autorizado en el Área de Muestras: (a) Todo lo relacionado al manejo de las muestras primarias y de corroboración en el Área de Muestras se efectuará por o bajo la supervisión directa del Veterinario Oficial de turno y bajo la autoridad del Director de Servicios Médico-Veterinarios de la Administración. (b) Cada Asistente de Veterinario contará con una Licencia vigente expedida por el Administrador. 47 (c) Las tareas de los Asistentes de Veterinario serán asignadas mediante selección por sorteo en cada día de carrera. (d) El Veterinario Oficial de turno y el Supervisor del Área de Muestras serán asignados por el Director de Servicios Médicos-Veterinarios según las directrices del Administrador. (e) Se prohíbe el uso de teléfonos celulares y/o cualquier artefacto electrónico 0 sistema de comunicación personal en el Área de Muestras; disponiéndose que se hace excepción de ello al Veterinario Oficial de turno. 2002.-Verificación de los Envases Para las Muestras: (a) El dueño, entrenador, mozo de cuadra o el representante autorizado del ejemplar presentado al Área de Muestras se cerciorará de que el envase donde se recogerá la muestra está debidamente sellado y firmarán los formularios pertinentes. (b) Luego de examinar el envase, de no estar conforme con lo dispuesto en el inciso (a) anterior, o estimar que el mismo estaba abierto o posiblemente contaminado antes de tomar la muestra, el representante a cargo del ejemplar tendrá que solicitar que se sustituya el mismo en ese momento. (c) El Veterinario Oficial vendrá obligado a cambiar el envase y anotar el evento en la bitácora del área de muestras o levantar un acta al respecto. 2003.-División de la Muestra: La muestra de orina obtenida será dividida en dos partes, una que sea suficiente para el muestreo y el remanente en otro envase para la prueba de corroboración. 2004.-Muestra de Orina y/o Sangre: (a) Todo ejemplar participante de una carrera estará sujeto a la toma de muestras de orina y/o sangre. 48 (b) La toma de las muestras de sangre será efectuada por el Veterinario Oficial de turno. (c) La toma de las muestras de orina podrá efectuarse por los Asistentes de Veterinario debidamente autorizados, y bajo la supervisión directa de un Veterinario Oficial. (d) Todos los procedimientos dispuestos en este Reglamento para las muestras de orina son aplicables a las muestras de sangre. 2005.-Alternativas en la Toma de Muestras: (a) El Veterinario Oficial de turno podrá administrar por vía intravenosa la cantidad de Furosemide que entienda necesaria de acuerdo a su criterio clínico, a un ejemplar que como regla general tarde demasiado en orinar y/o que ha sido clasificado como "Sangre Habitual" para efectos de tomarle la muestra, según se describe a continuación: i. Aquellos ejemplares a los cuales regularmente no se le puede obtener muestra de orina en o antes de tres (3) horas en el Área de Muestras y se manifieste esta situación en un mínimo de tres (3) días de carrera, se clasificarán como "Sangre Habitual". ii. Previo a la administración de Furosemide por vía intravenosa, se le tomará una muestra de sangre. iii. Estos procedimientos se documentarán en los formularios correspondientes. (b) El Veterinario Oficial de turno tendrá la discreción de acompañar la muestra de orina con una muestra de sangre, o cualquier otra muestra, de así determinarlo prudente o necesario. 2006.-Muestra Insuficiente: Si la muestra de orina fuese insuficiente para someter las cantidades mínimas para el muestreo primario y de corroboración, tales porciones se enviarán al laboratorio 49 conjuntamente con una muestra de sangre que se procederá a analizar si la muestra de orina no fuese suficiente para efectuar las pruebas. 2007.-Sondeo: El Veterinario Oficial, como último recurso, podrá utilizar el método de sondeo a la vejiga en yeguas para obtener la muestra de orina. (a) En el caso de los machos, 0 de cualquier ejemplar que pasadas tres (3) horas después de rendir carrera, no haya orinado, o si habiéndolo hecho, la cantidad de orina es insuficiente para su análisis, el Veterinario Oficial extraerá una muestra de sangre; disponiéndose, que cuando el historial del ejemplar u otras circunstancias así lo ameriten el Veterinario Oficial podrá adelantar estas medidas. (b) La muestra de sangre y de orina por sondeo sólo podrá extraerla el Veterinario Oficial de turno 0 el Director de Servicios Médico-Veterinarios. 2008.-Tarjeta de Identificación de Muestra: Una vez se tome la muestra: (a) Los envases conteniendo las muestras tomadas y divididas serán tapados y sellados por ( el Veterinario Oficial. (b) A cada envase de muestra primaria y de corroboración, deberá adherírsele la porción correspondiente de una tarjeta dividida o documento de identificación de la muestra; (c) El Administrador seleccionará el tipo de tarjeta dividida o documento de identificación a utilizarse, dependiendo del sistema que use el laboratorio designado y mediante Orden Interna escrita; (d) Cada parte de la tarjeta dividida o documento de identificación de la muestra tendrá la misma numeración que identifica al ejemplar. 50 (e) El número de la muestra corresponderá a un solo ejemplar y nunca podrá repetirse durante un año calendario. (f) En la porción de la tarjeta que no queda adherida al envase habrá espacio suficiente para incluir la siguiente información: i. El nombre del ejemplar al cual se le tomó la muestra; ii. La indicación de si el ejemplar es macho, hembra o macho castrado; iii. La Certificación de haber verificado el número de identificación oficial del ejemplar; ( iv. La fecha, hora y carrera en que participó; V. La firma de la persona que tomó la muestra; vi. La firma del dueño, entrenador, mozo de cuadra 0 representante que presenció la toma de la muestra; y, vii. Cualquier otra información requerida por el Administrador. 2009.-Firma: 'a) Si alguna de las personas que intervinieron en este procedimiento no supiera firmar, se le ( tomarán las huellas digitales y además signará con una cruz. De igual manera, si no pudiera firmar por alguna incapacidad en ese momento, se aplicará el mismo proceso y se levantará un acta por un Funcionario de la Administración haciendo constar este hecho. (b) Cuando esto ocurra, firmará además como testigo cualquier persona con licencia expedida por la AIDH que esté presente, quien procederá a leer en VOZ alta y clara el documento cuando éste no sepa leer. 51 (c) Toda persona que firme la documentación de toma de muestra se presumirá que lo hace en representación del Dueño y Entrenador del ejemplar y será vinculante a éstos en cuanto a la presunción de que los procedimientos se llevaron a cabo conforme a la Ley y el Reglamento. 2010.-Almacenamiento: (a) Las muestras divididas, tapadas, selladas e identificadas de acuerdo a este reglamento se almacenarán en el Área de Muestras dentro de las cajas de metal correspondientes, hasta que se transporten al laboratorio o a un área designada mediante Orden Interna del ( Administrador en la sede de la Administración, la cual será considerada como un Área Restricta. (b) Las cajas de metal estarán marcadas: "Primarias" y "Corroboración", "Orina" y "Sangre", de manera claramente distinguible. (c) Las cajas de metal con las muestras obtenidas se mantendrán en un congelador o nevera ubicado en el Área de Muestras en un lugar seguro, de acceso controlado, aprobado por la Administración; disponiéndose, que la única persona autorizada a abrir los ( congeladores o neveras es el Veterinario Oficial de turno. 2011.-Cadena de Custodia: (a) En el Área de Muestras, todos los pasos de la toma de la muestra y su posterior almacenamiento tendrán que hacerse en presencia del representante responsable por el ejemplar en ese momento. (b) El representante del ejemplar se asegurará que las muestras tienen la identificación correcta y observará que se depositen en las cajas de metal pertinentes en el congelador o nevera. 52 (c) Se presume la corrección de la toma de la muestra y de su almacenamiento, a menos que el representante del ejemplar levante alguna objeción en dicho momento. (d) Toda objeción tiene que presentarse al Director de Servicios Médico-Veterinarios, quien tomará las medidas necesarias para corregir la situación. (e) Superada dicha objeción, se presumirán correctos todos los procedimientos. (f) Finalizada la toma de la muestra, el representante responsable por el ejemplar firmará que estuvo satisfecho con los procedimientos utilizados para obtener, envasar, sellar y almacenar las muestras correspondientes del caballo bajo su control. ( 2012.-Renuncia: La certificación firmada por dicho representante constituirá una renuncia a cuestionar los procedimientos de toma de muestras y será prueba incontrovertible de la validez de los procedimientos hasta ese momento, los cuales no podrán ser cuestionados posteriormente. 2013.-Congeladores y Neveras: (a) Cada vez que se abra un congelador o nevera para depositar una nueva muestra deberán estar presentes: ( 1. El Veterinario Oficial de turno; 2. El representante designado del ejemplar cuya muestra se está procesando, de tener que ausentarse se entenderá que renuncia a estar presente y consiente a que se efectúe el proceso en su ausencia; 3. El Asistente de Veterinario que participó en la toma de la muestra de orina; 4. El Supervisor del área de Muestras de la Administración. (b) El congelador o nevera será abierto exclusivamente para: 1) Depositar las cajas de metal vacías que recibirán las muestras del día; 53 2) Depositar nuevas muestras; 3) Hacer inventario de las muestras; 4) Verificar las condiciones de las muestras ya depositadas; 5) Cerrar las cajas de metal; 6) Sacar las cajas de metal para que sean transportadas al laboratorio designado. (c) Cualquier evidencia del mal funcionamiento de los congeladores o neveras para almacenar las muestras será documentado y reportado, de inmediato, al Administrador Hípico y al Director de Servicios Médico-Veterinarios, o a cualquier representante ( oficial designado por ellos. 2014.-Bitácora: (a) Se llevará una bitácora por o bajo la supervisión directa del Veterinario Oficial de turno que se utilizará para mantener el registro de todas las muestras recibidas y de cada ocasión en que se abra el congelador o nevera. (b) Se incluirá en la Bitácora la siguiente información: i. Fecha; ( ii. Identificación del ejemplar; iii. Hora en que se almacenó la muestra; iv. Hora en que fue abierto el congelador o nevera; V. Hora en que fue cerrado el congelador o nevera; vi. Nombre de las personas presentes en el momento de abrir el congelador 0 nevera designado por el Administrador Hípico para su análisis. Las cajas de metal podrán ser transportadas a la AIDH o al lugar designado por el Administrador Hípico 54 mediante orden escrita, para su almacenamiento y luego ser empacadas para su envío al laboratorio, según lo dispuesto en este Reglamento; vii. Motivo para abrir el congelador 0 nevera; viii. Número de identificación de cada muestra depositada en el congelador o nevera; ix. El nombre y las iniciales del representante del ejemplar cuya muestra se está procesando, según aplique; X. El nombre y la firma del o los Veterinarios Oficiales de turno en el Área de Muestras. 2015.-Inventario: Al terminar de tomarse la última muestra del día, o más temprano si fuese necesario utilizar cajas de metal adicionales, el Veterinario Oficial de turno procederá a pasar inventario de las muestras almacenadas y cerrar las cajas en uso. 2016.-Protección de las Muestras Tomadas: (a) Al terminar de almacenar la última muestra del día, pasar inventario y cerrar todas las cajas de metal en uso, el congelador o nevera se cerrará con doble candado. ( (b) La llave del candado sólo la tendrá el Veterinario Oficial y la llave del otro candado la tendrá la (el) Química(o) Oficial. 2017.-Documentación: Finalizada la tarde de carreras, el Veterinario Oficial de turno en el Área de Muestras procederá a remitir a la Oficina del Administrador Hípico, en sobre sellado; (a) La Bitácora diaria; 55 (b) La porción de los documentos de identificación de las muestras que se utilicen, como lo son las tarjetas divididas, que tienen la información detallada de cada muestra que se procesó ese día; y, (c) cualquier otra información pertinente; y, (d) la Hoja de Control de Acceso al Área de Muestras.