Empresas Operadoras y Proveedores.

(a) La empresa operadora licenciada y el proveedor bajo contrato con ésta, vendrán obligados a: 1.- Mantener y operar el SCC en un área segura aislada, cuyo acceso estará restringido, a ser aprobado por la Junta; 46 2.- Asegurar que la red de comunicación entre SCC y cada terminal esté conectada en todo momento que opere el SVJ y tomar las medidas necesarias para prevenir cualquier tipo de interferencia con la red y el SCC, ya sea por terceras personas, condiciones climatológicas u otra situación previsible; 3.- Darle el mantenimiento requerido al SCC y a cada uno de los terminales para su operación continua; 4.- Mantener un registro diario en relación al acceso al SCC y a cada uno de los terminales, el cual será mantenido por un período mínimo de cinco (5) años, y el cual estará disponible para inspección por la Junta, el Administrador O su representante, en cualquier momento sin notificación previa. En tal registro se registrará el día, hora y nombre de cualquier persona que haya tenido acceso al SCC O al gabinete principal de un terminal. Las personas que no hayan sido autorizadas por la Junta y/o el Administrador, no podrán tener acceso al SCC 0 al gabinete principal de un Terminal. 5.- Instalar y mantener un sistema de seguridad de cámaras, aprobado por la Junta, en el lugar donde esté instalado el SCC, y en cada una de las agencias hípicas donde se encuentre u dispositivo del SVJ. Dichas cámaras se mantendrán enfocadas y dirigidas al SCC y a los dispositivos y terminales durante los horarios de operación del SVJ. Dichas cámaras estarán conectadas a un sistema de grabación, cuyas grabaciones serán conservadas por un período de seis meses y estarán sujetas a inspección por la Junta, el Administrador O su representante en cualquier momento y sin previo aviso; 47 6.- Mantener un registro diario en el que consten las reparaciones realizadas al SCC, las cuales serán notificadas por escrito al Administrador en un término de veinticuatro horas. El registro se conservará por un período de cinco (5) años, a menos que otra cosa disponga la Junta mediante orden, y estará disponible para inspección por la Junta, el Administrador O sus representantes sin previo aviso; 7.- Asegurar que los terminales se coloquen y se mantengan en el lugar específico aprobado por el Administrador dentro de agencias hípicas autorizadas. 8.- Exhibir sobre los terminales un aviso de prohibición de uso y acceso de éstos por personas menores de dieciocho (18) años de edad; 9.- Mantener un inventario con suficientes piezas necesarias para reparar y dar servicio al SCC y todo lo que éste compone, y entrenar un número adecuado de personal para realizar dichas reparaciones; 10.- Emplear un número suficiente de empleados para llevar a cabo las auditorías periódicas a los agentes hípicos autorizados y notificar de inmediato y por escrito al Administrador de las discrepancias o incongruencias que resulte; 11.- Asumir la responsabilidad por el pago de la conversión de los créditos de dinero a los jugadores, bajo arreglo con los agentes hípicos autorizados; 12.- Supervisar y orientar de forma preventiva a los agentes hípicos para asegurar el cumplimiento con este Reglamento y proveerle a los agentes hípicos el adiestramiento necesario para el buen funcionamiento del SVJ; 48 13.- Notificar a la Junta sobre cualquier problema recurrente de mal funcionamiento, ya sea electrónico, mecánico u otros similares, que sufra el SCC O cualquier de los terminales; 14.- Establecer programas en su sistema de informática de manera que el Administrador y/o sus representantes puedan accesar obtener acceso desde su terminal cuando éstos así lo interesen, para constatar la cantidad total de dinero jugado, la cantidad de dinero jugado por terminal, total de créditos acumulados por terminal, y el total de créditos por redimir O redimibles, y que éstos puedan imprimir O grabar dicha información para su archivo; 15.- Establecer programas en su sistema de informática de manera que todos los martes el Administrador pueda obtener acceso desde su terminal para verificar la cantidad de dinero depositada en la Cuenta de Depósito de Ingreso Neto, en la Cuenta de Premios de Carrera y en el Fondo de Comisión de los Agentes Hípicos, y proveer, además copia de estado bancario mensual al Administrador, quien deberá notificar de inmediato a la Junta cualquier situación O discrepancia que surja de dichos informes; 16.- Dar por terminado de inmediato la contratación con el agente hípico autorizado que ofrezca al público máquinas de entretenimiento de video en las agencias hípicas y desconectarle el SVJ a dicho agente hípico, conforme el procedimiento aplicable, radicando de inmediato una querella ante el Administrador, quién habrá de determinar previa vista al efecto, si procede O no la terminación permanente de dicha contratación, O la reactivación del SVJ al agente hípico. 49 17.- No podrá modificar ni alterar la programación ni la configuración del SCC sin la previa autorización por escrito de la Junta; 18.- Proveer acceso al SCC a cualquier especialista y/o laboratorio contratados por la Administración, o al Administrador O su representante para que realice una auditoría o inspección del SVJ; 19.- Poner a disposición del Administrador, quien será su custodio, dos terminales con sus componentes para ser evaluados y utilizados por el especialista y/o laboratorio contratados por la Administración, y posteriormente por el Administrador y sus representantes como parte de la supervisión del SVJ, asumiendo el proveedor todo costo de transportación, el costo de los dos terminales, el costo de cualquier reparación a éstos y cualquier gasto razonable a dicha evaluación en que pueda incurrir la Administración. 20.- Distribuir mensualmente todos los pagos y desembolsos de la Cuenta de Ingreso Neto, conjuntamente con sus intereses, conforme a las disposiciones del Artículo VII de este Reglamento, evidenciando dicho pago mediante el envío de los documentos pertinentes al Administrador, quien habrá de notificar a la Junta en caso de incumplimiento; 21.- Proveer acceso al SCC en todo momento al Administrador y los representantes designados por éste y tomar las medidas necesarias para cumplir con los requerimientos de ley y cualesquiera órdenes dictadas por la Junta O el Administrador. 50 22.- Someter antes del mediodía luego de cada día de carreras a la Junta y al Administrador, un informe generado por el SCC que incluya la cantidad total de dinero jugado, la cantidad de dinero jugado por terminales de SVJ, total de créditos acumulados y total de créditos convertidos en dinero. 23.- Informar por escrito a la Junta todos los martes la cantidad de dinero depositada en la cuenta de depósito de ingreso neto, la cuenta de premios de carrera y la cantidad pagada como comisión a los agentes hípicos. 24.- Informes Mensuales y Anuales. i. La empresa operadora licenciada y/o el proveedor, según se preste el servicio y así lo disponga la Junta, presentará por vía electrónica a la Junta y al Administrador informes mensuales y anuales con datos financieros y estadísticos. ii. La Junta y el Administrador podrán utilizar dicha información para evaluar la situación financiera y rendimiento operacional de la empresa operadora y/o proveedor y para compilar información relativa al rendimiento y tendencias del SVJ en Puerto Rico. iii. Los informes mensuales y anuales incluirán, sin limitación, estados financieros corrientes, datos estadísticos sobre SVJ y otros datos financieros que la Junta pueda pedir. iv. La Junta y el Administrador prescribirán los formularios de presentación de informes las instrucciones, que deberá utilizar y seguir la empresa operadora 51 licenciada y/o el proveedor, según aplique, para la presentación de sus informes mensuales y anuales. V. La empresa operadora licenciada y/o el proveedor también prepararán una tabla de cuentas y de clasificaciones contables para su utilización a los efectos de dichos informes; disponiéndose, que se prepararán los informes financieros conforme a esa tabla o en una forma parecida que rinda la misma información. vi. Los informes mensuales deberán presentarse, a más tardar, quince (15) días después del fin de cada mes. vii. Los informes anuales deberán presentarse, a más tardar, quince (15) días después del tercer mes que sigue al fin del año. viii. Cada informe deberá recibirse por vía electrónica en las fechas prescritas, a no ser que la Junta y el Administrador hayan concedido una prórroga a la empresa operadora licenciada 0 al proveedor, según aplique, que lo haya solicitado por escrito. ix. En caso de terminación de franquicia, cambio de la entidad empresarial, O cambio de titularidad, la Junta y el Administrador podrán exigir la presentación de un informe provisional mensual O anual que cubra desde la fecha del último informe hasta la fecha en que ocurre el cambio. 25. Auditoría Anual. i. En el curso de los doce (12) meses que terminan el 31 de diciembre de cada año, toda empresa operadora licenciada O proveedor, según aplique, deberá requerir los servicios de un contador público autorizado independiente, el cual 52 auditará los informes financieros de ésta/e conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. ii. Los informes financieros auditados presentarán la situación financiera y los resultados de las operaciones, comparando el año natural en curso y el anterior, conforme a los principios de auditoría generalmente aceptados. iii. En los informes financieros que exige esta sección figurará un apéndice que reconcilie y explique toda diferencia entre los estados financieros que aparecen en el informe anual presentado por la empresa operadora licenciada O el proveedor conforme a la antedicha sección (a) y los informes financieros auditados; disponiéndose, que en tal apéndice se divulgarán las consecuencias de todo ajuste en los ingresos por concepto de juego, otros ingresos netos (que no incluyan los servicios de cortesía), el costo total y los gastos totales, los ingresos antes de contar las partidas extraordinarias y los ingresos netos. iv. Dos (2) copias de los informes financieros auditados se le presentarán a la Junta Hípica y dos (2) copias al Administrador antes del 30 de abril siguiente al fin del año natural. V. La empresa operadora licenciada O el proveedor, según aplique, exigirá que sus contadores públicos autorizados independientes rindan un informe sobre las deficiencias materiales en la esfera del control interno, y, cuando, en opinión de los contadores públicos autorizados independientes, no haya deficiencia alguna en la esfera del control interno, ello deberá declararse en el informe; disponiéndose, que el informe que se exige conforme a esta Subsección se 53 presentará a la Junta y al Administrador a más tardar el 30 de abril siguiente al fin del año natural. vi. La empresa operadora licenciada o el proveedor, según aplique, proveerá la respuesta por escrito al informe que se exige en la antedicha subsección; disponiéndose, que dicha respuesta se presentará a la Junta y al Administrador a más tardar noventa (90) días después del recibo del informe de los contadores públicos autorizados independientes. 26.- Cuenta de Depósito de Ingreso Neto. i. La empresa operadora licenciada será responsable de realizar los pagos y retiros de dicha cuenta según requerido en este Reglamento. ii. El balance que de tiempo en tiempo contenga la Cuenta de Deposito de Ingreso Neto, tendrá un gravamen preferente a favor de la Administración concedido por la empresa operadora licenciada para garantizar la supervisión y funcionamiento del SVJ, las ejecutorias y desempeño de la empresa operadora licenciada y del proveedor en el manejo y operación del SVJ y el cumplimiento de la empresa operadora licenciada y el proveedor de las disposiciones de este Reglamento. iii. La Junta podrá dictar órdenes relacionadas a dicha cuenta especial, en consecución de los fines del SVJ según dispuesto por la Ley y este Reglamento. 54