INFORMES Y REGISTROS; EXPEDIENTE E

INFORMACIÓN. 1201. Junta Hípica: (a) En o antes del 1 de marzo de cada año el Administrador Hípico le someterá a la Junta Hípica un Informe Anual conteniendo las estadísticas y aquella información adicional que se le requiera. La Junta hará la evaluará correspondiente y podrá preparar estadísticas y proyecciones con respecto a la misma. (b) La Junta podrá requerirle a toda persona natural o jurídica, que se beneficie de alguna manera o que intervenga con los dineros del Fondo que provea determinada información y/o estadísticas, y ninguno de éstos podrá negarse a someter dicha información SO pena de la imposición de sanciones y remedios, y/o de su eliminación como participante del Fondo; disponiéndose, que la Junta podrá tomar las medidas que correspondan para compeler el cumplimiento, inclusive la imposición de sanciones adicionales por desobedecer las órdenes de la Junta. La Junta podrá interponer ante el Tribunal de Primera Instancia cualquier recurso o procedimiento que estime necesario o conveniente para hacer cumplir los propósitos de este Reglamento. 1202.- Informe Anual sobre Adquisición de Ejemplares: (a) El Administrador Hípico presentará un Informe Anual en o antes del 1 de marzo de cada año. (b) El Informe Anual contendrá las estadísticas y la información compilada correspondiente al año anterior correspondiente al Fondo y las recomendaciones del Administrador para el año o los años siguientes, el desglose por partidas y la información complementaria a éstas, y cualquier enmienda reglamentaria propuesta. El 52 Administrador certificará por escrito los gastos administrativos razonables realmente incurridos por su Oficina durante el año de distribución anterior, entiéndase, hasta el 28 de febrero, fecha en que cierra cada año, incluyendo cualquier gasto impagado pero reservado que corresponde a dicho año. (c) En lo que respecta a la adquisición de ejemplares, el Administrador tendrá que incluir la siguiente información: (1) la cantidad aprobada por la Junta para la distribución anual; (2) el número de solicitudes de incentivos, distribuciones o asignaciones presentadas; (3) el número de solicitudes de incentivos, distribuciones o asignaciones procesadas, y la cantidad en dólares y porcentual que representa; (4) el número de solicitudes de incentivos, distribuciones o asignaciones aprobadas, y la cantidad en dólares y porcentual que representa; (5) el número de incentivos, distribuciones o asignaciones denegadas por la Administración, y la cantidad en dólares y porcentual que representa; (6) el número total de documentos acreditativos que preparó el Administrador; (7) el número de solicitudes de pago o reembolso presentadas ante la Administración; (8) el número de solicitudes de pago o reembolso procesadas ante la Administración; (9) el número de solicitudes de pago o reembolso denegadas por la Administración; (10) el número de solicitudes de pago o reembolso denegadas por el Departamento de Hacienda, según aplique; 53 (11) la cantidad total distribuida en dólares y el porcentaje que representa la misma, según la cantidad aprobada por la Junta para ser distribuida; (12) el número y porcentaje de ejemplares nativos e importados adquiridos; (13) el número de potros adquiridos y el porcentaje que representa éste del número total de ejemplares adquiridos, desglosado entre ejemplares nativos e importados; (14) el número de ejemplares de tres años y mayores, hasta cuatro años, adquiridos y el porcentaje que representa éste del número total de ejemplares adquiridos, desglosado entre ejemplares nativos e importados; (15) el número de padrotes y/o reproductores adquiridos y el porcentaje que representa éste del número total de ejemplares adquiridos, desglosado entre ejemplares nativos e importados; (16) el número de ejemplares que no hayan debutado que fueron adquiridos y el porcentaje que representa éste del número total de ejemplares adquiridos, desglosado entre ejemplares nativos e importados; (17) el número de ejemplares que ya participaban en carrera y que fueron adquiridos, y el porcentaje que representa éste del número total de ejemplares adquiridos; (18) el porcentaje de cumplimiento con los términos del préstamo, según aplique; (19) todas aquéllas estadísticas que el Administrador entienda que son recomendables para la evaluación del funcionamiento del Fondo por la Junta o para mejorar y/o agilizar la implementación de las disposiciones de este Reglamento; 54 (20) el porcentaje de gasto de administración correspondiente al manejo del Fondo realmente incurrido para el año inmediatamente anterior y que el Administrador peticiona que le sea reembolsado y/o adelantado, según aplique. 1203.- Otras Partidas: La información sobre los demás renglones de gastos asignados para el mejoramiento de la industria hípica en general será sometida en un Informe Anual del Administrador separado a vencer en la misma fecha del 1 de marzo de cada año, y contendrá el desglose de la utilización y el desempeño de estos renglones y las recomendaciones del Administrador con respecto a las mismas; disponiéndose, que la Junta podrá requerir información más específica mediante Orden, así como podrá requerir mediante Orden que los beneficiarios de estos programas sometan la información o estadísticas que la Junta Hípica estime recomendable para la evaluación del Fondo. La información sobre los exámenes anti-drogas y la de las becas de la Escuela Vocacional Hípica será sometida en un Informe Anual separado, conforme se provea en el Protocolo aplicable a cada una. 1204.- Publicidad: (a) El Informe Anual sobre la adquisición de los ejemplares será puesto a disposición de las partes interesadas en la Secretaría de la Junta para examen y copia, previo el pago de los derechos correspondientes, tan pronto se presente; disponiéndose, que la Junta podrá ordenar que se pongan a disposición del público otros informes y/o estadísticas, según estime necesario o conveniente, a su discreción. (b) La Junta podrá ordenar que se publique el Informe Anual utilizando medios alternos o complementarios. 55 1205. Archivos: Los Informes Anuales se deberán conservar a perpetuidad, pudiéndose archivar en medio electrónico debidamente certificado. 1206.- Recomendaciones: (a) Las partes interesadas podrán presentar por escrito en la Secretaría de la Junta Hípica sus comentarios y recomendaciones sobre el funcionamiento del Fondo, para lo cual contarán con un término de quince (15) días a partir de la presentación del Informe Anual del Administrador. (b) No se considerará ningún escrito sometido con posterioridad a dicha fecha. 1207. Contabilidad y Registros: (a) El Administrador Hípico mantendrá la contabilidad y las estadísticas correspondientes a la cuenta especial, a la(s) cuenta(s) plica ("escrow") y cualesquiera otras cuentas que la Junta le ordene o autorice establecer o administrar, las cuales estarán actualizadas y disponibles en cualquier momento a requerimiento de la Junta. (b) Aun cuando el Administrador Hípico delegue el manejo del Fondo en un Administrador del Fondo, éste, el Administrador Hípico, será responsable por mantener actualizados los registros o expedientes de todos los incentivos, subsidios, asignaciones, distribuciones y/o desembolsos realizados, y de las cantidades recibidas en virtud del Fondo, debiendo identificar la fecha del recibo de cada uno y el año a que corresponde cada partida. (c) Los registros y expedientes custodiados por el Administrador podrán ser examinados en cualquier momento por la Junta Hípica. Los funcionarios del gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del gobierno de Estados Unidos de América que, en 56 virtud de funciones oficiales, requieran examinarlos, así podrán solicitarlo por escrito, pero los registros y expedientes y la información allí contenida se mantendrá de forma confidencial. El público en general solo podrá examinar los registros o expedientes, de proceder en derecho, previa solicitud justificada a tales efectos, debidamente aprobada por la Junta. Se le proveerá en todo caso una versión editada, de la cual se omitirá o sustraerá toda aquella información relativa a dirección física, número de seguro social y toda otra información privada o susceptible de que pueda utilizarse en la comisión de delito en contra del recipiente del incentivo, préstamo u otra asignación del Fondo y la Junta podrá ordenar otras medidas protectoras que estime procedentes. CAPÍTULO 7 - DISPOSICIONES ESPECIALES.