Conservación y destrucción de los libros, registros y documentos

Todo Dueño Mayorista u Operador de Máquinas de Juegos de Azar en Ruta tiene la responsabilidad de cumplir con todo otro requisito de conservación de registros impuesto por las leyes y reglamentos federales o de Puerto Rico, en torno a la conservación de libros, registros y documentos. Nada de lo aquí dispuesto se interpretará como una exoneración al Dueño Mayorista u Operador de Máquinas de Juegos de Azar en Ruta de satisfacer cualquier otra obligación de preparar y mantener libros, registros o documentos según exigidos por otras entidades del gobierno federal o estatal. Todo libro, registro y documento original relacionado con las operaciones del Dueño Mayorista u Operador y las Máquinas de Juegos de Azar en Ruta será: A. Preparado y mantenido en forma completa, exacta y legible; B. Conservado "in situ" o en otro lugar seguro aprobado por la División; C. Puesto de inmediato a la disposición del personal de la División/Comisión a toda hora de operaciones. Para propósitos de esta sección, "puesto de inmediato a la disposición" significa que el Dueño Mayorista u Operador de Máquinas de Juegos de Azar en Ruta mostrará dicho registro dentro del plazo requerido por la División; D. Organizado y con un índice de manera que sea asequible de inmediato al personal de la División; y E. Destruido sólo después de que: 1. Expire el período mínimo de conservación de todo libro, registro y documento, el cual no será menor de cinco (5) años, salvo que exista algún periodo mayor de retención en cualquier ley o reglamento aplicable; y 2. Se notifique por escrito a la División/Comisión. F. Si el Dueño Mayorista u Operador de Máquinas de Juegos de Azar en Ruta entiende que existe una razón que justifique la destrucción de algún libro, registro o documento antes del período mínimo requerido previamente, deberá solicitar autorización por escrito a la Compañía/Comisión de Juegos. G. Para propósitos de esta Sección, "libros, registros y documentos" se definirá como todo libro, registro o documento relativo a, preparado en o producido por la operación de las Máquinas de Juegos de Azar en Ruta, incluso, pero no limitado a, todo formulario, informe, registro contable, libro mayor, libro auxiliar, información creada por computadora, registro de auditoría interna, correspondencia y registro de personal. Esta definición se aplicará 29 independientemente del medio en que se produzca o mantenga el registro, incluso, pero no limitado a papel, medios magnéticos, electrónicos o disco codificado. H. Para propósitos de esta sección, "libro, registro y documento original" no incluirá copias de originales, excepto si en dichas copias figuran comentarios o anotaciones originales o partes de formularios originales que tengan varias partes. I. Los siguientes libros, registros y documentos originales se conservarán indefinidamente, a no ser que el Dueño Mayorista u Operador de Máquinas de Juegos de Azar en Ruta solicite su destrucción y la División la apruebe: 1. Registros de la corporación; 2. Registros de investigaciones efectuadas por la corporación; 3. Archivos del personal actual del Dueño Mayorista u Operador y 4. Todo registro de cualquier libro, registro o documento original destruido, que identifique el período de conservación y la fecha de destrucción.