Emisión y refrendata de pólizas en forma digitalizada o mecánica

[LOGO] ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS Carta Circular Núm. CA-I-10-1248-91 31 de octubre de 1991 A TODOS LOS ASEGURADORES DEL PAIS Y A TODOS LOS AGENTES GENERALES Y GERENTES DE ASEGURADORES EXTRANJEROS RE: Emisión y Refrendata de Pólizas en forma Digitalizada o Mecánica Esta Oficina ha recibido innumerables consultas en relación con la emisión y refrendata de pólizas de seguros en forma digitalizada. El Artículo 3.290 (1)(2) y (3) del Código de Seguros de Puerto Rico dispone: "(1) Ningún asegurador efectuará ningún seguro directo sobre ninguna persona, propiedad u otro objeto material del seguro residente, ubicado o para llevarse a cabo en Puerto Rico, ni ningún seguro relativo a los mismos, si no es por conducto de un agente autorizado de dicho asegurador que resida en Puerto Rico. Si el asegurado estuviere representado por un corredor autorizado residente en Puerto Rico, dicho seguro podrá efectuarse por conducto del gerente, agente general o agente autorizado del asegurador, residente en Puerto Rico. (2) Todas dichas pólizas y contratos deberán ser refrendados por el gerente, agente general, o agente autorizado del asegurador, residente en Puerto Rico. Si una póliza de seguros tramitada o emitida fuera de Puerto Rico cubre también alguna persona, propiedad u otro objeto material de seguro residente, ubicado o para llevarse a cabo en Puerto Rico, la misma deberá ser refrendada por un gerente o agente general Apartado 8330 — Estación Fdez. Juncos — Santurce, Puerto Rico 00910 - 8330 -2- autorizado del asegurador, residente en Puerto Rico, y, además, deberá indicar la parte proporcional de la prima correspondiente a la persona, propiedad u objeto de seguro residente, ubicado o para llevarse a cabo en Puerto Rico. (3) Ninguna refrendata será hecha en blanco." Se desprende de lo anterior que ninguna persona que no posea una de las licencias mencionadas en el Artículo 3.290(2) del Código de Seguros de Puerto Rico, podrá refrendar pólizas o contratos de seguros en Puerto Rico. Considerando que el tarifaje y la emisión de ciertos tipos de póliza, por su volumen de ventas es costoso realizarlos manualmente, esta Oficina está en la disposición de permitir bajo las condiciones que detallaremos a continuación, el tarifaje y emisión de una póliza de seguros utilizando para ello sistemas mecanizados. El asegurador que interese obtener la autorización para el tarifaje y emisión de una póliza utilizando medios computarizados deberá someter a esta Oficina lo siguiente: A) Describir por escrito la necesidad de computarizar el tarifaje, emisión y refrendata de la póliza. Este escrito contendrá al menos lo siguiente: 1) El volumen de pólizas emitidas a diario, mensual y anualmente. 2) La líneas de negocios a automatizar. B) Describir por escrito el equipo y la programación a utilizarse. Este contendrá: 1) el tipo de equipo a utilizar 2) su capacidad de memoria 3) la programación a) funciones del programa b) controles de acceso c) medidas que aseguren que la data a capturarse proveerá los elementos de información requerido para tarifar según los archivos aprobados. d) manuales a utilizarse 4) Medidas de protección para salvaguardar la integridad de lo programado por el asegurador. -3- # 5) seguridad C) Para permitir la digitalización de la firma en las pólizas, esta deberá cumplir con lo establecido en el Artículo 3.290 (2) y (3) del Código de Seguros de Puerto Rico en cuanto a lo allí dispuesto. Por tal razón, la firma digitalizada de toda póliza deberá cumplir con los siguientes controles mínimos requeridos para la impresión por computador o por medios mecánicos de la refrendata: # Elementos Comunes 1. El o los oficiales cuyas firmas Sean realizadas para impresiones mecánicas o computarizadas mantendran en todo momento su residencia en Puerto Rico, deben estar autorizados paraarlo segunrequireido por el Articulo 3.290(2) del Codigode Seguros de Puerto Rico. 2. Se incluirá en el espacio inmediamente bajo de lairma una leyenda alusiva al lugar en que se produce el documento firmado mecánicamente o por computadora. Por exemple: "En San Juan, Puerto Rico". 3. Las compañero le proveerán a los usuario de这些 sistemas y equipos documentación adecuada para la operación de los mismos, hacer enfasís en los aspectos de seguridad y controlles internosrequireidos.Esta documentación podra ser provista en forma electrónica a opcción de la compañero aseguadora. Dicha documentación está disponible para ser evaluada por representantes de la Oficina del Comisionado de Seguros. 4. La compañero registrarán en la Oficina del Comisionado de Seguros las firmas a ser realizadas para这些东西. No sera valido ningún documento que ostente unafirmque no haya sido registrada antes deutilizarla. 5. Las compañero aseguradoras proveerán, como parte de su programa de auditoría interna, para la verificacion del cumplimiento de los controlles existecidos. # Firmas Mecánicas 1. Los equipos que sean utilizados para la impresión mecánica de firmas requerirán el uso de una llave u otro dispositivo externo para la activación de dicha facilidad. Estos equipos no deben permitir la impresión de la firma sin que se haya insertado dicho dispositivo. El control de la llave u otro dispositivo externo estará en todo momento, incluyendo cuando se usa en los equipos, bajo la custodia de una persona distinta a la que opera los equipos. -4- 2. El entintado de facsimil de lairma sera del tipo multicolor, deforma que en lairma impresa sea mas fácil detectar una falsificacion. 3. El montaje del facsimil de lairma sera en un medio que impida, o cuando menos haga dificil, el que sea utilisé manualmente (fuera de laquina de firmar). 4. El facsimil de lairma está bajo la custodia de por lo menos una, y preferiblemente dos personas.Esta persona o personas seran distinctas a la persona que opera laquina de firmar. 5. Las compañero que utilizen esta metodología mantendran un registrar que indique, por lo menos, el nombre de la compañero oagency que utilizes el facsimil de lairma, la localización, el nombre del oficial cuyairma está siendo realizada, la Fecha en que se entrega dicho facsimil y la persona que custodia dicho facsimil. # Firmas por Computador 1. Las computadoras utilizadas para la impresión de firmas digitalizadas deberán requerir una contraseña ("password") en por lo menos tres etapas distintas del proceso, a saber: a) Al encender el equipo ("Power-On Password") b) Al dar acceso la aplicacion ("Log On Password") c) Al invocar la funciona de impresión ("Function Password") 2. El archivo maestro que contiene la información para producir la firma digitalizada deberá grabarse en el medio magnético (disco fijo o removible) con lo atributos de "Read-Only" (+R) y "Hidden" (+H) encendidos. 3. Los archivos de discos de programas en las computadoras utilizadas para la impresión de firmas sólo contendrán módulos ejecutables. Bajo ningún concepto se permitirá que contengan módulos compilables o interpretables. 4. Las compañías llevarán un registro control que indicará los cambios y/o revisiones efectuados a los programas de tarifación y emisión de pólizas. Este registro indicará por lo menos, la fecha de los cambios, una breve descripción de la naturaleza de los mismos, quién los efectuó y la firma del oficial de la compañía que aprobó dicho cambio para su implantación operacional. -5- 5. Las compañías llevarán un registro que indique, por lo menos, el nombre de la compañía o agencia donde se ha instalado el sistema, la fecha de instalación inicial, las fechas de las revisiones subsiguientes y la persona de contacto o coordinación en dicha compañía o agencia. También deberá llevar un expediente donde los usuarios acusen recibo de las modificaciones enviadas y certifiquen que las mismas han sido debidamente instaladas. El Comisionado, en sus intervenciones regulares o en una intervención especial, verificará el cumplimiento con lo dispuesto en esta Carta Circular. Cualquier violación a lo dispuesto será suficiente para retirar la aprobación al sistema. Atentamente, Miguel A. Villafañe Neriz Comisionado de Seguros