ENMIENDA NÚM. 1 - REGLAMENTO DE SUBASTA

Autoridad de Carreteras y Transportación ENMIENDA NUM. 1 REGLAMENTO DE SUBASTA Fecha: 16 de abril de 2021 Secretario de Estado Lamy Departamento de Estado 13 de abril de 2021 Reglamento Núm.: 02-001 Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 - - Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 1 de 9 TABLA DE CONTENIDO I Titulo 2 II Introducción 2 III Base Legal 3 IV Propósito 3 V Concepto y Parámetros del Programa Piloto 3 A. Disposiciones Especiales 4 B. Enmienda al Artículo IV- Definiciones 4 C. Enmienda al Artículo VII - Celebración de Subastas 6 D. Enmienda al Artículo VIII - Procedimiento 7 Alterno de Selección E. Enmienda al Artículo IX - Recomendaciones de la Junta 8 E. Enmienda al Artículo X - Firma del Contrato u Otorgamiento de Orden de Compra 8 VII Vigencia 9 Reglamento Núm.: 02-001 Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 2 de 9 I. Título ENMIENDA NÚMERO 1 REGLAMENTO NÚM. 02-001 REGLAMENTO DE SUBASTAS II. Introducción El Reglamento Núm. 02-001, Reglamento de Subastas, Manual de Normas Básicas de Funcionamiento del 30 de junio de 1995, establece las normas para el trámite, la celebración y adjudicación de subastas en casos en que el estimado exceda de $25,000 conforme se define en la Ley Núm. 74 del 23 de junio de 1965, según enmendada. El 29 de febrero de 2016 se firmó un Memorando de Entendimiento (MOU, siglas en inglés) entre la Autoridad de Carreteras y Transportación (ACT), Gobierno de Puerto Rico, la Administración Federal de Carreteras (FHWA, siglas en inglés) y el Departamento de Transportación de los Estados Unidos. El propósito de este MOU es facilitar las mejoras en los procedimientos de facturación de ayuda federal y permitir que la Autoridad esté equipada y organizada adecuadamente para cumplir con los requisitos federales, revitalizando su capacidad organizativa y agilizando la entrega de sus proyectos. Para lograr esto, dicho MOU estableció el desarrollo e implementación de varias iniciativas; dentro de las cuales se incluye la implementación de un sistema de licitación electrónica (e-Bidding). Desde entonces, la ACT ha estado trabajando en el desarrollo de un sistema de manejo de información de proyectos que permitirá agilizar el desarrollo de los proyectos de carreteras desde que se conciben hasta su cierre y entrega. Como parte de este sistema, y el uso de un portal de internet se estará implementando el sistema de licitación electrónica de la ACT. Esto requerirá actualizar y ampliar el Reglamento de Subastas que forma parte del Manual de Normas Básicas de Funcionamiento de la ACT. Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 3 de 9 III. Base Legal Se promulga este Reglamento en virtud de las facultades conferidas a la Autoridad por su ley habilitadora Ley Núm. 74 de 23 de junio de 1965, según enmendada, la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico Ley Núm. 38 de 30 de junio de 2017, según enmendada y el Plan de Reorganización del Departamento de Transportación y Obras Públicas Núm. 6 de 1971, según enmendado. IV. Propósito Esta enmienda se emite con el propósito de desarrollar e implantar un Programa Piloto de Licitación Electrónica a través de una plataforma en el internet. El Programa Piloto cumplirá estrictamente con los procesos requeridos bajo este Reglamento, y de acuerdo con las mejores prácticas en licitación electrónica en cumplimiento con las regulaciones federales. El Programa Piloto tiene como objetivo: A. hacer ajustes a los flujos de trabajo diseñados. B. detectar posibles fallos, brechas y oportunidades en el sistema y desarrollar soluciones para perfeccionar y maximizar el uso de este. C. identificar, planificar y obtener recursos adicionales necesarios para la implementación permanente del sistema. D. servir de transición para la conversión completa a la licitación electrónica V. Concepto y Parámetros del Programa Piloto A. El Programa se establecerá y administrará a través de un portal cibernético donde proponentes y la ACT conducirán todos los procesos de licitación de proyectos de acuerdo con el Reglamento de Subastas. Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 4 de 9 B. Se proveerá orientación y entrenamiento en el acceso y uso del sistema electrónico a proponentes, empleados e interesados. C. El Programa Piloto comenzará a funcionar con la licitación de uno o más proyectos. D. Se monitoreará y documentará continuamente, el funcionamiento del sistema electrónico y los procesos administrativos de licitación, y se ejecutarán las correcciones y soluciones apropiadas para el uso eficiente y confiable del sistema, e integridad de los procesos. VI. Disposiciones Específicas Mediante esta enmienda se modifican los Artículos IV: Definiciones, VII: Celebración de Subastas, y VIII: Procedimiento Alterno de Selección, del referido Reglamento para reconocer el Programa Piloto de Licitación Electrónica como proceso alterno de licitación. A. Enmiendas al Artículo IV Definiciones 1. Se enmienda el inciso E del Artículo IV para que lea de la siguiente manera: E. "Aviso de Cualificación" significará el anuncio a través de un periódico de circulación general y/o el portal electrónico, solicitando que las personas que así lo interesen sometan sus cualificaciones para realizar determinados contratos de obra o servicios no personales, compra, arrendamiento o venta, en los cuales se requieren licitaciones o propuestas. 2. Se enmienda el inciso F del Artículo IV para que lea de la siguiente manera: Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: 13deabrilde2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 5 de 9 F. "Aviso de Subasta" significará el anuncio en un periódico de circulación general, por invitación individual por carta, cualquier otra comunicación por escrito, o en el portal electrónico, solicitando propuestas para todo contrato de obra o servicios no personales, compra, arrendamiento o venta, en los cuales se requieren licitaciones o propuestas." Este aviso indicará si el proceso se hará por licitación electrónica. 3. Se enmienda el inciso Z del Artículo IV para que lea de la siguiente manera: "Z. "Propuesta" o "Cotización" o "Licitación" significará la oferta escrita por el licitador en contestación al Aviso de Subasta, sometida con los documentos de subasta, debidamente firmados y garantizados, o una entrega por escrito en respuesta a una Solicitud de Propuesta, debidamente firmada. En ambos casos también se podrán someter a través del portal de Licitación Electrónica, según aplique. 4. Se enmienda el Articulo IV para añadir las siguientes Definiciones: AE. "Licitación Electrónica (electronic bidding o E-Bid) es la utilización de medios electrónicos por parte de la Autoridad para el proceso de todo contrato de obra o servicios no personales, compra, arrendamiento o venta, en los cuales se requieren licitaciones o propuestas. La licitación electrónica puede complementar O reemplazar los documentos de licitación tradicionales en papel. AF. "Portal de Licitación Electrónica"- es un portal de Internet (portal web) que permite realizar todas las comunicaciones, entre los licitadores o proponentes y la Junta de Subastas, de forma electrónica, segura y en cumplimiento con el Reglamento de Subastas. Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 6 de 9 B. Enmiendas al Artículo VII Celebración de Subasta Se enmiendan el Artículo VII para añadir el inciso H - Licitación Electrónica: 1. En los proyectos designados a celebrarse a través de la Licitación Electrónica, las comunicaciones, avisos e instrucciones se emitirán a través del Portal de Licitación Electrónica. 2. Para aquellos procesos donde la Reglamentación requiere o permitiese la participación presencial de licitadores los mismos serán conducidos de manera virtual, a menos que se indique lo contrario en las instrucciones a los licitadores o mediante Addéndum. 3. El pago para la obtención de documentos y planos se emitirán a través del Portal de Licitación Electrónica. Una vez el licitador o proponente emita el pago requerido, tendrá acceso a los documentos y planos (si aplica) a través del mismo Portal de Licitación Electrónica. 4. Los licitadores podrán formular preguntas a través del Portal de Licitación Electrónica dentro del término dispuesto para ello en las instrucciones a los licitadores. 5. El Addéndum será emitido a través del Portal de Licitación Electrónica. El licitador o proponente recibe un correo electrónico con un enlace para acceder al Addéndum a través del Portal de Licitación Electrónica 6. Las ofertas de los licitadores o proponentes se recibirán a través del Portal de Licitación Electrónica. 7. El Portal de Licitación Electrónica no le permitirá al Licitador o Proponente someter ofertas después de la fecha y hora fijada. 8. Los licitadores o proponentes deberán cumplir con la disposición del inciso F.3 y subir dichos documentos en el Portal de Licitación Electrónica como le es Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 7 de 9 requerido. Las ofertas recibidas antes de la fecha y hora de la subasta se mantendrán en el sistema y no se abrirán hasta la fecha y hora indicada para el acto de apertura de las proposiciones. 9. Las proposiciones recibidas a través del Portal de Licitación Electrónica se abrirán en la fecha y hora indicada en el aviso de subasta, de manera virtual. 10. Los miembros de la Junta de Subastas podrán ver en el Portal de Licitación Electrónica todas las proposiciones con su monto y el cumplimiento con la entrega de todos los documentos requeridos. 11. Todas las proposiciones que cumplieron los todos los documentos requeridos serán abiertas y anunciadas públicamente mediante transmisión de video y audio, vía internet. En el caso de las proposiciones que no cumplieron con los documentos requeridos se anunciarán como descualificadas. C. Enmiendas al Artículo VIII Procedimientos Alternos de Selección Se enmienda el Artículo VIII para insertar el inciso E -Licitación Electrónica: 1. En los proyectos designados a celebrase a través de la Licitación Electrónica, las comunicaciones, avisos e instrucciones se emitirán a través del Portal de Licitación Electrónica. 2. La Solicitud de Propuestas se hará a través del Portal de Licitación Electrónica. 3. Los Licitadores cuyas Propuestas no cayeron dentro de los Límites Competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito o a través del Portal de Licitación Electrónica. 4. En caso de la Autoridad haya determinado llevar a cabo discusiones y negociaciones de las propuestas de acuerdo al artículo VIII, C, 3, g, las mismas podrán realizarse de manera virtual. Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: 13 de abril de 2021 AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Asunto: Enmienda Número 1 Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 8 de 9 5. Cualquier enmienda a la propuesta que respondan a las discusiones y negociaciones habidas, deberán hacerse a través del Portal de Licitación Electrónica. De la Autoridad decidir llevar a cabo discusiones o negociaciones adicionales luego de que la Junta de Subastas reciba las propuestas reenviadas a través del Portal de Licitación Electrónica, las mismas podrán realizarse de manera presencial O de manera virtual. D. Enmienda al Artículo IX Recomendaciones de la Junta 1. Se enmienda el inciso A.7 del Artículo IX para que lea de la siguiente manera: El Presidente de la Junta tendrá la responsabilidad de notificar por escrito a los licitadores participantes en la subasta la decisión tomada por el Director. Esta notificación podrá entregarse en persona, por correo certificado, vía facsímil O por el Portal de Licitación Electrónica, en aquellos casos donde el proceso que se está llevando a cabo es mediante Licitación Electrónica. Ninguna otra acción de la Autoridad se considerará como la aceptación de una propuesta. E. Enmienda al Artículo X Firma del Contrato u Otorgamiento de Orden de Compra 1. Se enmienda el inciso G.2 del Articulo X para que lea como sigue: Aviso de Adjudicación - Si el Director determinase adjudicar el Contrato, se emitirá un Aviso de Adjudicación de Contrato al proponente seleccionado por escrito. El mismo se notificará en persona, por correo certificado, vía facsímil o por el Portal de Licitación Electrónica, en aquellos casos donde el proceso que se está llevando a cabo mediante Licitación Electrónica. Ninguna otra acción de la Autoridad se considerará como la aceptación de una propuesta. Gobierno de Puerto Rico Reglamento Núm.: 02-001 Departamento de Transportación y Obras Públicas Fecha de aprobación: AUTORIDAD DE CARRETERAS Y TRANSPORTACIÓN Aprobado por: MANUAL DE FORMAS BASICAS DE FUNCIONAMIENTO Shy My Asunto: Enmienda Número 1 - Reglamento de Subasta 02-001 Pág. 9 de 9 VII. Vigencia Las disposiciones de esta enmienda al Reglamento de Subastas 02-001 comenzarán a regir a los treinta (30) días a partir de la fecha de su radicación en el Departamento de Estado. Aprobado por: 13 de abril de 2021 3/4/5. they Fecha Dr. Edwin E. González Montalvo, P.E. Director Ejecutivo