Carta Normativa Especial 1-2009, Procedimiento para Establecer un Registro de Elegibles para los Empleados Cesanteados en Virtud de las Disposiciones del Artículo 43 de la Ley Núm7 de 9 de marzo de 2009.

7798 OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL Fecha: 25 de enero de 2010 Apartado 8476 Secretario de Estado San Juan, Puerto Rico 00910-8476 Por: Eduardo Arosemena Muñoz Secretario Auxiliar de Servicios 11 de junio de 2009 CARTA NORMATIVA ESPECIAL NÚM. 1-2009 Jefes de Agencias a las cuales les aplican las disposiciones de la Ley Núm. 7 de 9 de marzo de 2009 Samuel G Dávila Cid Director PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER UN REGISTRO DE ELEGIBLES PARA LOS EMPLEADOS CESANTEADOS EN VIRTUD DE LAS DISPOSICIONES DEL ARTÍCULO 43 DE LA LEY NÚM. 7 DE 9 DE MARZO DE 2009 I. Introducción El Gobierno de Puerto Rico atraviesa una grave crisis fiscal, producto del déficit estructural en su presupuesto, lo que ha conllevado la implementación inmediata de medidas dirigidas a la reducción de gastos. En este contexto la Ley Núm. 7 de 9 de marzo de 2009, conocida como "Ley Especial Declarando Estado de Emergencia Fiscal y Estableciendo Plan Integral de Estabilización Fiscal para Salvar el Crédito de Puerto Rico" (en adelante Ley Núm. 7), a partir de la fecha de su aprobación, puso en vigor diversas medidas de fiscalización con énfasis en el establecimiento de controles efectivos y en la reducción de gastos de nómina. El Capítulo III de la Ley Núm. 7, también establece unas medidas de reducción de gastos que las agencias deberán adoptar cuando el presupuesto asignado se sufraga en todo o en parte con cargo al fondo general. Estas medidas de reducción de gastos se han ejecutado mediante un proceso de tres (3) fases, entre las cuales la Fase II establece un Plan de Cesantías que aplicará a todas las agencias cubiertas por la Ley. El Artículo 43 de la Ley Núm. 7 dispone además, que los empleados cesanteados serán incluidos en un registro de elegibles por el término de un (1) año a partir de la fecha de su cesantía. El mismo debe ser preparado por la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico (en adelante ORHELA). Carta Normativa Especial Núm. 1-2009 11 de junio de 2009 Página 2 La presente Carta Normativa Especial contiene las directrices a seguir para el establecimiento del referido Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados, en virtud del Artículo 43 de la Ley Núm. 7; "Normas de Reingreso y de Contratación de Empleados Cesanteados". II. Base Legal Esta Carta Normativa Especial se adopta de conformidad con el mandato establecido bajo la Ley Núm. 7, Artículo 43, sobre "Normas de Reingreso y de Contratación de Empleados Cesanteados", mediante el cual se faculta a ORHELA emitir las directrices a seguir en el establecimiento de un Registro de Elegibles a esos fines. III. Aplicabilidad Estas normas serán de aplicabilidad a los empleados con nombramiento en el servicio de carrera, que hayan sido cesanteados de conformidad con el Artículo 37 de la Ley Núm. 7, en agencias cuyo presupuesto se sufraga, en todo o en parte, con cargo al Fondo General. IV. Normas para el Establecimiento y Administración del Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados ORHELA tendrá en su página electrónica un enlace ("link"), mediante el cual los empleados designados en cada agencia ingresarán al Registro de Elegibles los datos de cada empleado cesanteado, según establecido en el Memorando Especial Núm. 6-2009. Para ello, utilizarán el formulario "Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados en virtud del Artículo 43 de la Ley Núm. 7 de 9 de marzo de 2009" provisto en nuestra página para completar la información requerida. Cada funcionario designado por la agencia tendrá un nombre de usuario y una contraseña que le será asignada por la Oficina de Tecnología Gubernamental. A los efectos de completar el formulario, los empleados designados deberán incluir en la base de datos la información requerida del empleado cesanteado no más tarde de quince (15) días calendario a la fecha de la comunicación en la que se notifica la cesantía al empleado. Además, durante ese período de tiempo, la agencia deberá someter a ORHELA copia de la carta de notificación. Una vez los funcionarios designados por la agencia completen la información en el sistema mediante el formulario provisto, ésta se reflejará en el Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados al día siguiente de ser efectiva la cesantía. Carta Normativa Especial Núm. 1-2009 11 de junio de 2009 Página 3 Con esta información ORHELA establecerá y administrará el Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados en virtud de la Ley Núm. 7¹. Dicho Registro se establecerá estrictamente por orden de antigüedad e incluirá la siguiente información: 1. Nombre del empleado 2. Clasificación oficial del puesto que ocupaba al momento de la cesantía 3. Años, meses y días de servicios prestados en el Gobierno de Puerto Rico, según la carta de notificación de antigüedad al empleado 4. Agencia en la que fue cesanteado 5. Fecha de la cesantía V. Normas para la Certificación de Elegibles En el caso de que una agencia tenga necesidad de cubrir un puesto regular vacante, y esto no pueda lograrse mediante un traslado, deberá solicitar a ORHELA que le refiera candidatos del Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados que al momento de la cesantía realizaban funciones iguales o similares a las del puesto vacante. Esto de conformidad al Artículo 43, inciso (b) de la Ley Núm. 7, el cual establece lo siguiente: "Si al implantarse la Fase II existiere la necesidad de llenar una posición vacante, y esto no pudiera lograrse mediante traslado, se podrá reemplear a aquellos que figuran en el registro de elegibles y que al momento de su despido estaban desempeñando labores iguales o similares a las del puesto vacante, siguiendo para ello el criterio de antigüedad. En estos casos se reempleará a estos empleados otorgándole preferencia a los de mayor antigüedad". El procedimiento a llevar a cabo para estos efectos será el siguiente: 1. La agencia someterá a ORHELA un planteamiento en el que justifique la necesidad de cubrir un puesto, después de haber agotado las alternativas de traslado establecidas en el Artículo 41 de la Ley Núm. 7. El planteamiento deberá incluir la clasificación oficial del puesto a ser ocupado y la ubicación del mismo. Además, deberá acompañar la Especificación de Clase correspondiente, el formulario "Descripción de Puesto" y las autorizaciones para cubrir el puesto emitidas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP)² y de la Junta de Reestructuración y Estabilización Fiscal (JREF). 2. ORHELA certificará al candidato de mayor antigüedad que se encuentra en el Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados y que a la fecha de su cesantía se encontraba ocupando un puesto que incluya labores iguales o similares a las correspondientes al puesto vacante. 1 Es menester indicar, que el Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados será administrado exclusivamente por ORHELA. Conforme al Boletín Administrativo OE-2009-01 de 8 de enero de 2009. Carta Normativa Especial Núm. 1-2009 11 de junio de 2009 Página 4 3. La agencia que va a cubrir el puesto citará a entrevista al candidato y le solicitará la documentación requerida para asegurarse que éste reúne los requisitos mínimos establecidos para la clase de puesto. Entre éstos, deberá requerir inicialmente certificaciones oficiales de empleo, evidencia de preparación académica y evidencia de radicación de planillas de los últimos cinco años. 4. En la carta de citación a entrevista al candidato se le informará que de no comparecer a la entrevista, o declinar el nombramiento, su nombre será eliminado del Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados. 5. El candidato a ser entrevistado deberá escribir sus iniciales en el espacio provisto en la Certificación de Elegibles a esos efectos. El funcionario que entreviste deberá recordarle al candidato que, en el caso de que decline el nombramiento, su nombre será eliminado del Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados. Se exceptúa de esta norma aquel candidato que por razón de ubicación geográfica decline la oferta de nombramiento, en cuyo caso sólo podrá ser reingresado en una (1) ocasión, siempre y cuando no haya transcurrido un (1) año desde la fecha de efectividad de la cesantía. 6. En el caso de que el candidato no reúna los requisitos mínimos del puesto, decline el nombramiento, o no comparezca a entrevista, la agencia podrá someter una nueva petición a ORHELA, en la que indique las razones por las cuales requiere una nueva certificación. En esta ocasión se certificará un (1) nuevo candidato. Si por alguna de las razones anteriores no se pudiera efectuar la selección, ORHELA podrá emitir una nueva certificación a manera de excepción, luego de haber evaluado la justificación sometida por la agencia. 7. El candidato que no comparezca a entrevista, será eliminado del Registro de Elegibles. En el caso de que éste cuente con una justificación válida, y no desee ser eliminado del Registro de Elegibles, deberá someter la misma por escrito a ORHELA. Ésta será evaluada en sus méritos y de ser considerada favorablemente, se le notificará que será reintegrado al mismo. El candidato sólo podrá ser restituido al Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados por esta razón en una (1) ocasión siempre y cuando no haya transcurrido un (1) año desde la fecha de efectividad de la cesantía. 8. La agencia vendrá obligada a seleccionar al candidato luego de cotejar rigurosamente que éste reúne los requisitos mínimos establecidos en la Especificación de Clase o Convocatoria a Examen del puesto a ser ocupado. 9. La agencia contará con quince (15) días laborables contados a partir de la fecha de la Certificación del Elegible, para someter a ORHELA el original de la referida certificación, indicada por el candidato entrevistado y en la cual indicará la acción tomada en el espacio provisto para ello, según se indica a continuación: Carta Normativa Especial Núm. 1-2009 11 de junio de 2009 Página 5 a) Seleccionado b) No seleccionado por razón de: 1. Se seleccionó a otro candidato. 2. No reúne los requisitos mínimos. 3. No compareció a entrevista. 4. Declinó nombramiento. 5. Declinó por razón de ubicación geográfica. 10. Una vez ORHELA reciba esta información procederá a restituir al Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados el nombre del candidato que no fue seleccionado por razón de que: a) No reúna requisitos mínimos. b) Declinó el ofrecimiento por primera vez debido a de su ubicación geográfica, o c) No compareció a entrevista y para ello presentó una justificación válida. VI. Otras Disposiciones Aquel candidato que cumpla con las condiciones para que su nombre sea restituido al Registro de Elegibles de Empleados Cesanteados, tendrá derecho a permanecer en el mismo por el término de (1) año a partir de la fecha de efectividad de la cesantía, a excepción de aquel candidato que no fue seleccionado por razón de que: a) Haya declinado por razón de ubicación geográfica. b) No haya comparecido a entrevista y haya presentado una justificación válida. Es importante señalar que un candidato sólo podrá ser reintegrado al registro en una sola ocasión. El candidato que sea seleccionado para nombramiento pasará a ocupar un puesto en el servicio de carrera y estará sujeto al período probatorio establecido para el mismo, a tenor con las disposiciones de la Sección 6.3 de la Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, conocida como "Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico". VII. Vigencia Las disposiciones de esta Carta Normativa Especial entrarán en vigor, inmediatamente a su radicación en el Departamento de Estado, conforme lo dispone la Sección 2.13 de la "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme", Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada.